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So nutzen Sie die Personalstruktur zum Vorteil Ihres Unternehmens

von | Sep 6, 2023 | Arbeitswelt im Wandel

Wenn Unternehmen auf Dauer profitabel arbeiten wollen, ist eine bedarfsgerechte und clever geplante Personalstruktur entscheidend. Auf der Grundlage einer Analyse der Personalstruktur lässt sich die Belegschaft optimal weiterbilden oder durch passende Fachkräfte ergänzen. Was genau Personalstrukturen sind, warum die Personalstruktur Bedeutung für jedes Unternehmen hat und welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die Personalstruktur nimmt, erfahren Sie hier.

Personalstruktur Definition: Personalstruktur einfach erklärt

Wie ist das Personal einer Organisation oder eines Unternehmens zusammengesetzt? Welche Merkmale und Kriterien lassen sich dabei definieren? Diese Fragen beantwortet die Personalstruktur. Sie differenziert dabei unter anderem nach:

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Diese Vorteile bietet die Personalstrukturanalyse Ihrem Unternehmen

  • Übersicht über Durchschnittsalter, Funktionen, Einsatzbereiche und Wertschöpfung aller Mitarbeiter:innen
  • Aufdecken personalintensiver Funktionen und Bereiche
  • Aufdecken möglicher personeller Engpässe in naher und ferner Zukunft
  • Heben des Optimierungspotenzials zur bedarfsgerechten Personalplanung
  • Grundlage für strategische Maßnahmen zur Optimierung und damit Absicherung der Profitabilität/Unternehmensziele

Personalstruktur Merkmale: Welche Kennzahlen gehören zur Personalstruktur?

Kennzahlen zur Personalstruktur liefern wichtige Hinweise darauf, ob die Belegschaft in ihrer aktuellen Zusammensetzung und mit den vorhandenen Qualifikationen geeignet ist, die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen und gesteckte Unternehmensziele zu erreichen.

Um die innerbetriebliche Weiterbildung planen zu können, lassen sich beispielsweise die Altersstruktur und der Qualifikationsstatus analysieren. HR kann anhand von Personalkennzahlen Soll-Ist-Vergleiche durchführen:

  • Ist die Altersstruktur geeignet, um in den kommenden Jahren scheidende Positionen neu zu besetzten?
  • Sind die benötigten Qualifikationen vorhanden?
    Welche Maßnahmen sind ggf. nötig?

Personalstruktur Kennzahlen

Folgende Kennzahlen der Personalstruktur sind für die Planung und Steuerung innerhalb eines Unternehmens besonders relevant:

Qualifikationsstruktur

Wie sind spezifische Qualifikationen innerhalb der Belegschaft verteilt? Wie viele

  • Fachkräfte und Meister:innen,
  • Hochschulabgänger:innen, Fachhochschulabgänger:innen, Abiturient:innen, Mitarbeiter:innen mit mittlerer Reife bzw. Hauptschulabschluss,
  • Hilfskräfte und Ungelernte

gibt es in einem Unternehmen? Darüber gibt die Qualifikationsstruktur anhand eines prozentualen Anteils Auskunft.
Auf dieser Basis kann das Personalwesen Recruiting und Personalbeschaffung, aber auch Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für Arbeitnehmer:innen zielgenau planen und durchführen.

Checkliste Analyse der Personalstruktur

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie stellt eine Checkliste zur Analyse der Personalstruktur hier zur Verfügung.

Personalstruktur Kennzahlen

Folgende Kennzahlen der Personalstruktur sind für die Planung und Steuerung innerhalb eines Unternehmens besonders relevant:

Qualifikationsstruktur

Wie sind spezifische Qualifikationen innerhalb der Belegschaft verteilt? Wie viele

  • Fachkräfte und Meister:innen,
  • Hochschulabgänger:innen, Fachhochschulabgänger:innen, Abiturient:innen, Mitarbeiter:innen mit mittlerer Reife bzw. Hauptschulabschluss,
  • Hilfskräfte und Ungelernte

gibt es in einem Unternehmen? Darüber gibt die Qualifikationsstruktur anhand eines prozentualen Anteils Auskunft.

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Die Qualifikationsstruktur lässt sich berechnen, indem der Anteil aller Mitarbeiter:innen mit einer spezifischen Qualifikation durch die Gesamtzahl aller Angestellten dividiert und mit 100 multipliziert wird. HR kann nach der Berechnung ggf. entsprechende Maßnahmen einleiten, um mittel- und langfristige Personalstrategien umzusetzen bzw. bei geplanten Abgängen rechtzeitig für eine Nachfolge zu sorgen.

Auszubildendenquote

Ob ein Unternehmen genug Nachwuchskräfte ausbildet, gibt die Auszubildendenquote wieder. Um die Auszubildendenquote zu berechnen, wird – wie oben beschrieben – die Zahl der Auszubildenden durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter:innen geteilt und mit 100 multipliziert. Bei Bedarf kann die Quote für bestimmte Einsatzbereiche oder Qualifikationen spezifiziert werden.

Mehrarbeitsquote

Aufschluss über die Anzahl der geleisteten Überstunden im Verhältnis zu den Regelarbeitsstunden gibt die Mehrarbeitsquote. Ist die Mehrarbeitsquote dauerhaft hoch, kann das für die Personalabteilung ein Hinweis sein, Kapazitäten umzuverteilen oder weitere Mitarbeiter:innen einzustellen.

Teilzeitquote

Entspricht das Verhältnis von Voll- und Teilzeitkräften dem Zielwert? Um das herauszufinden, kann die Teilzeitquote berechnet werden.

Dauer der Betriebszugehörigkeit

Die durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit kann HR einen wichtigen Hinweis darauf geben, wie es um die Stabilität und damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen aussieht.

Personalstruktur Beispiel: Personalstruktur Krankenhaus

Die PPUgV legt in Krankenhäusern für bestimmte Abteilungen (z. B. Intensivmedizin, Geriatrie) das Verhältnis zwischen Anzahl der Pflegekräfte und Anzahl der Patienten pro Schicht genau fest. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Patient:innen jederzeit gut betreut werden, ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht und die Versorgungsqualität gesichert ist.

Im Krankenhaus wirkt sich die Personalstruktur jedoch nicht nur auf die Versorgungsqualität und den wirtschaftlichen Erfolg eines Krankenhauses aus. In Zeiten von Fachkräftemangel ist es für Krankenhäuser essenziell, optimal zu planen und Fachkräfte zielgenau einzusetzen.

Zukunftsaussichten

Wer seine Personalstrukturen durchdacht plant, kann auf Dauer Kosten sparen und auf unvorhersehbare Veränderungen schneller reagieren. Doch nur, wenn die Verwaltung und Steuerung der Personalstruktur systematisch erfolgt, lässt sich der Personalbedarf an die Unternehmensziele anpassen.

Eine Workforce Management Software (Software zur Einsatzplanung) hilft HR im Zuge der Digitalisierung bei der Darstellung der Personalstruktur und der Analyse einer Personalstruktur.

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Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Freiberufliche Texterin

Ruth erstellt seit fünf Jahren Blogbeiträge für das Spendit Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Empathie, Neugier und Lust auf Abwechslung. 

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.

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