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Erfahren Sie, welche Möglichkeiten steuerfreie Sachbezüge bieten.
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Wie effektives Personalcontrolling Unternehmen zum Erfolg führt
Was ist Personalcontrolling? Definition und Aufgaben
Wer nutzt in Deutschland Personalcontrolling?
Eine Umfrage der Haufe Group aus dem Jahr 2020 zeigt, dass Personalcontrolling in deutschen Unternehmen stark verbreitet ist und von den befragten HR-Verantwortlichen als wichtiges Instrument zur Unterstützung von Entscheidungen und zur Steuerung von Personalprozessen angesehen wird.
Quelle: Haufe Group: „HR-Report 2020 – HR-Management in Zeiten des Wandels“.
Methoden des Personalcontrolling
Controlling im Personalwesen dient dazu, Zahlen und Daten zu erheben, um daraus über eine Gruppe von Mitarbeitenden oder über bestimmte Abläufe Schlüsse ziehen zu können. Dazu stehen mehrere Strategien zur Verfügung:
Operatives und strategisches Personalcontrolling
Im Personalcontrolling wird zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling unterschieden:
Das strategische Personalcontrolling beschäftigt sich mit langfristigen Personalstrategien und -zielen, während das operative Personalcontrolling die Umsetzung und Kontrolle dieser Ziele im Alltagsgeschäft überwacht. Das Verhältnis von Kosten und Nutzen sowie Chancen und Risiken sind Teile des operativen Personalcontrollings.
Beide Bereiche sind eng miteinander verknüpft und tragen dazu bei, dass die Personalprozesse im Unternehmen optimal gestaltet werden.
Quantitatives und qualitatives Personalcontrolling
Im Personalcontrolling werden sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen verwendet. Quantitative Indikatoren geben direkt messbare Größen wie Fluktuationsrate oder Personalkosten wieder. Qualitative Kennzahlen hingegen erfassen subjektive Einschätzungen und variable Faktoren, wie beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheit, Bindungsverhalten oder Motivation.
Eine Kombination aus qualitativem und quantitativem Personalcontrolling ermöglicht eine umfassende Analyse und Bewertung der Personalprozesse.
Prozessorientiertes Personalcontrolling
Prozessorientiertes Personalcontrolling ist eine Methode, bei der personalbezogene Abläufe in einem Unternehmen in Form von Prozessketten dargestellt werden. Dabei werden Kennzahlen für jede Prozessstufe erfasst und ausgewertet. Ziel ist es, die Effizienz der Personalprozesse zu erhöhen und Engpässe zu vermeiden.
Ziele Personalcontrolling
Personalcontrolling verfolgt verschiedene Ziele, die sich an den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens orientieren. Informationsfluss, Transparenz und die Planung sowie Koordination der Personalwirtschaft stehen dabei im Mittelpunkt. Einige der relevantesten Ziele Personalcontrolling sind:
- Informationsversorgung & Transparenz: Personalprozesse und strategische Entscheidungen werden offengelegt und dienen als Grundlage für Entscheidungen.
- Planung, Koordination & Steuerung: Entwicklungen und Trends werden mit einem passenden Planungstool im Auge behalten, um die Personalplanung vorantreiben zu können und die Personalkapazität zu koordinieren.
- Kontrolle: Anhang eines Kontrollsystems samt Kennzahlen kann die Personalwirtschaft überwacht werden.
- Steuerung: Die Personalwirtschaft leistet einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen und zum Unternehmenserfolg.
Personalcontrolling: Instrumente
Das Personalcontrolling verfügt über eine Vielzahl von HR Controlling Instrumenten, die je nach Bedarf eingesetzt werden können, um aussagekräftige Informationen zu erhalten. Dazu gehören u. a. die folgenden Instrumente des Personalcontrollings:
- Balanced Scorecard: Sie macht die strategischen Ziele und Kennzahlen eines Unternehmens sichtbar und hilft bei der Planung und Strategieumsetzung.
- Benchmarking: Benchmarking vergleicht die Leistungen eines Unternehmens mit denen anderer Standorte oder Mitbewerber.
- Mitarbeiterbefragungen: Sie liefern Informationen über Arbeitszufriedenheit, Verbundenheit und Führungsstil der Vorgesetzten. Beim Vergleich mit vergangenen Befragungen können Entwicklung der allgemeinen Zufriedenheit abgeleitet werden.
- Zeitreihen: Sie beschreiben und prognostizieren Trends oder Entwicklungen und helfen, den Erfolg bestimmter Maßnahmen zu bewerten.
Personalcontrolling: Excel als Grundlage
Excel ist ein beliebtes Tool im Personalcontrolling. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Daten zu sammeln, zu analysieren und auszuwerten. Dabei können verschiedene Kennzahlen und Diagramme erstellt werden, die einen schnellen Überblick über die Personalprozesse ermöglichen. Spezialisierte Personalcontrolling-Software (z. B. Sage HR, Personio, HeavenHR) arbeitet allerdings passgenauer und leistungsfähiger.
Kennzahlen Personalcontrolling
- Kennzahlen Personalbedarf: Netto-Personalbedarf, Qualifikationen, Frauen- oder Behindertenanteil.
- Kennzahlen Recruiting: Dauer und Kosten des Recruitingprozesses, Anzahl qualifizierter Bewerber:innen, Frühfluktuationsrate.
- Kennzahlen Personaleinsatz: Erfüllung von Zielvereinbarungen, Anzahl der Überstunden, Arbeitsproduktivität.
- Kennzahlen Personalentwicklung: Ausbildungsquote, Weiterbildungsmaßnahmen.
- Kennzahlen Mitarbeiterbindung: Fluktuationsrate, Abwesenheitsquote, Erfolgsbeteiligung je Mitarbeiter:in.
Praxisbeispiel: Personalcontrolling Krankenhaus
Das Personalcontrolling spielt auch im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Im Krankenhaus kann es dabei helfen, die Personalressourcen effizienter zu nutzen und Engpässe zu vermeiden. Dabei werden spezielle Kennzahlen wie beispielsweise die Pflege- und Ärztedichte oder auch der Netto-Personalbedarf erhoben. Berechnen lässt sich der Netto-Personalbedarf folgendermaßen:
Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge – Zugänge
Das Personalcontrolling im Krankenhaus kann dazu beitragen, Personalüber- oder unterdeckung zu messen, Änderungen zu veranlassen und so die Patientenversorgung zu verbessern bzw. Kosten effektiv zu senken.
Personalcontrolling als Instrument bei Personalprozessen
Personalcontrolling ist ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Optimierung der Personalprozesse im Unternehmen. Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen und Instrumenten, die eingesetzt werden können, um die Effizienz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Dabei ist es wichtig, zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling zu unterscheiden.
Weiterführende Informationen
Carolin Will
Autorin
Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.
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