Motivation vom Feinsten – der steuerfreie Sachbezug und die 44 Euro Freigrenze

Klingt nicht sexy, macht aber trotzdem Spaß: der steuerfreie Sachbezug, englisch employee benefits. Doch was sind Mitarbeiter Benefits? Dabei handelt es sich um eine Leistung, die Angestellte zusätzlich zum Gehalt bekommen. Mit Sachbezügen können Chefs ihren Mitarbeitern also jeden Monat etwas Gutes tun – mit einem Betrag, der in voller Summe beim Mitarbeiter landet, ohne Steuern und Abgaben.

Die Auswahl an Goodies ist groß und reicht vom Dienstwagen oder steuerfreiem Jobticket über Warengutscheine bis zum Zuschuss fürs Mittagessen oder Fitnessstudio. Ziemlich clever, um Mitarbeiter mit Incentives zu motivieren oder eine kostspielige Gehaltserhöhung zu umgehen, dem anderen aber trotzdem etwas Gutes zu tun. Und der Beschenkte kann dieses Plus ganz flexibel für das einsetzen, was ihm am Herzen liegt.

Wer bei steuerfreien Sachbezügen ein paar Punkte beachtet, hat somit ein geniales (und völlig kostenfreies!) Tool zur Hand, um die besten Köpfe in der Firma zu halten.

Die 44 Euro Freigrenze: Wann ist ein Sachbezug steuerfrei?

44 Euro, das ist eine magische Zahl. Wer diese 44 Euro Freigrenze pro Monat und Mitarbeiter nicht überschreitet, bleibt in der steuerfreien Zone. Geht es auch nur einen Cent darüber, ist die gesamte Sachleistung steuerpflichtig.  Die 44 Euro dürfen aber nicht einfach bar im Umschlag überreicht werden; sie sind vielmehr an Dienstleistungen, Waren oder Gutscheine geknüpft.

Was aber, wenn der Chef seinem Mitarbeiter monatlich ein Jobticket zahlen möchte, das nur 30 Euro kostet? Verfällt dann der Rest? Clevererweise nicht – die übrigen 14 Euro können in Tank- oder Essensgutscheine investiert werden. Bei höheren Beträgen kann sich der Mitarbeiter beteiligen, um den Differenzbetrag zu decken. Vom 60-Euro-Zugticket übernimmt der Arbeitgeber dann 44 Euro, den Rest der Angestellte.

Auch bei Jahresbeiträgen wie einer Firmenmitgliedschaft im Fitnessstudio kann die monatliche Freigrenze angewendet werden. Das hat das Niedersächsische Finanzgericht 2018 entschieden.

Der steuerfreie Sachbezug ist noch dazu eine richtig faire Sache. Er gilt für alle, egal ob 450 Euro-Kraft, Aushilfe, Minijobber, Praktikant oder Festangestellter. Wichtig ist, dass nicht genutzte Sachbezüge, beispielsweise weil ein Mitarbeiter im Urlaub ist, nicht in den Folgemonat übertragen werden dürfen. Unternehmen müssen auch deshalb detailliert dokumentieren, wann welchem Arbeitnehmer welche Zuwendung zugeflossen ist.

Obendrauf: steuerfreie Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter

Den monatlichen Sachbezug von 44 Euro können spendable Chefs zusätzlich mit steuerfreien Aufmerksamkeiten kombinieren – zu persönlichen Anlässen der Mitarbeiter. Die Freigrenze liegt bei 60 Euro. Als persönlicher Anlass gelten:

• Geburtstag
• Verlobung
• Hochzeit, Silberhochzeit, Goldhochzeit
• Geburt eines Kindes
• Einschulung oder Schulabschluss eines Kindes
• Kommunion, Konfirmation oder Firmung, Taufe eines Kindes
• Bestandene Azubi-Abschlussprüfung
• Willkommensgeschenk bei Firmeneintritt
• Beförderung
• Dienstjubiläum
• Pensionierung

Firmenjubiläum oder Feiertage wie Ostern und Weihnachten fallen nicht darunter, weil sie nicht „persönlich“ sind.

Bestseller oder Konzert, Fitness oder Feiern? Die bunte Vielfalt steuerfreier Sachbezüge

Der neue IT-Mitarbeiter liebt Pralinen, der Finanzchef ist ein Bücherwurm, und die zwei Azubis schielen auf Tickets zum Cro-Konzert? Glücklicherweise lässt sich die 44 Euro Freigrenze sehr flexibel einsetzen. Eine sehr beliebte Idee sind Gutscheine, die der Beschenkte nach Lust, Laune und persönlichen Vorlieben verjubeln kann. Durch geschicktes Jonglieren der Sachbezugsfreigrenze können Unternehmen so jährlich bis zu 528 Euro an ihre Mitarbeiter ausschütten, ganz und gar steuerfrei. Das ist mehr als viele Lohnerhöhungen netto bringen.

Das Geld lässt sich auch in konkrete Projekte und Events stecken, zum Beispiel in Feierlichkeiten und Firmenevents; hier gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter, bis zu zwei Mal im Jahr. Chefs, denen die gesundheitliche Vorsorge ihrer Angestellten am Herzen liegt, können den Fitnessstudioeitrag bezuschussen oder in einen hauseigenen Masseur investieren, der in der Mittagspause verspannte Schultern knetet. So bleiben die Mitarbeiter fit und leistungsfähig, für das Unternehmen bedeutet es kaum Mehraufwand. Wenn das nicht Win-win ist…

Auch ein gemeinsamer Yoga-Kurs nach Feierabend ist drin. Betriebliche Gesundheitsförderung durch Kurse förderungswürdiger Anbieter werden vom Finanzamt mit maximal 500 Euro pro Kalenderjahr unterstützt. Gern genommen sind auch Fahrtkostenzuschüsse, ganz konkret Tankgutscheine – ein Auto hat schließlich gerade im ländlichen Bereich fast jeder. Und wer fürs leibliche Wohl seiner Angestellten sorgen möchte, aber keine Kantine im Haus hat, unterstützt mit einem Zuschuss zum Mittagessen. Und dank der Lunchit App sind im Handumdrehen bis zu 6,57 Euro pro Mittagessen steuerfrei erstattet.

SpenditCard: digitaler Universalgutschein für steuerfreie Sachbezüge

Wer seinen Mitarbeiten mehr bietet als der Durchschnitt, wer ihre Leistung mit Extras honoriert und sie mit Goodies belohnt, unterstreicht seinen Ruf als attraktiver Arbeitgeber – auch für frische Bewerber. Und er motiviert, belohnte Leistungen wieder zu erbringen oder sogar noch zu steigern.

Der Haken: Bisher waren steuerfreie Sachbezüge aufwändig in Handhabung und Verwaltung, jede Menge Papierkram. Dank der SpenditCard ist das vorbei. Hier sind alle zulässigen Sachbezüge digitalisiert und in einer Karte vereint.* Mit der Visa Prepaid Card im individuellen Corporate Design entscheiden die Mitarbeiter selbst, ob sie tanken, online shoppen oder U-Bahn fahren möchten. So geht Danke sagen heute!