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Welche Möglichkeiten steuerfreie Sachbezüge bieten und was sich kombinieren lässt
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Geschenke an Mitarbeiter sind abzugsfähig: So sparen Sie ganz einfach Steuern
Geburtstage, Firmenjubiläen, Weihnachten, Geburt, Hochzeit: Es gibt viele Gelegenheiten, zu denen Geschenke an Mitarbeiter:innen angebracht sind. Unternehmen drücken damit ihre Wertschätzung für das Personal aus und zeigen, dass sie sich für persönliche Belange interessieren. Zudem gibt es Möglichkeiten, Mitarbeitergeschenke steuerfrei zu vergeben. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
Welche Geschenke an Mitarbeiter sind abzugsfähig?
Für Sachbezüge mit Pauschalsteuer regelt der Paragraf 37b des Einkommensteuergesetzes den Wert und die Art des Geschenkes.
Abzugsfähige Geschenke müssen demnach immer als Sachwerte an die Mitarbeiter gehen. Das dürfen Gutscheine, Blumensträuße oder andere Präsente sein. Auch ein Jobticket und die berühmten Kugelschreiber sind im Sinne des Gesetzes abzugsfähige Geschenke. Nur eine Art von Geschenken lässt der Paragraf 37b EStG nicht zu: Geld.
Aber auch bei bargeldlosen Anerkennungen in Form von Mitarbeitergeschenken gibt es Unterschiede in Art, Anlass und Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe.
Wie teuer darf ein steuerfreies Geschenk für einen Mitarbeiter sein?
Dort unterscheidet das Finanzamt zwischen Geschenken zu einem persönlichen Anlass und monatlichen Aufmerksamkeiten in Geschenkform. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber natürlich für ein Geschenk so viel ausgeben, wie er möchte – will er jedoch steuerfrei schenken, gelten bestimmte Grenzen.
Ein persönlicher Anlass: Geschenke an Mitarbeiter bis 60 Euro steuerfrei
Geschenke zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes sind die Klassiker. Bis zu einem Wert von 60 Euro brutto pro Anlass und Monat sind Mitarbeitergeschenke komplett steuerfrei. Sie können diese vollständig als Betriebsausgabe geltend machen und so Steuern sparen. Wichtig ist, dass Arbeitgeber genau notieren, was sie geschenkt haben und vor allem zu welchem Anlass. Denn nur die Geschenke zu den wichtigen persönlichen Anlässen akzeptiert der Gesetzgeber als steuerfrei und zugleich abzugsfähig.
Beispiele für persönliche Anlässe:
- Geburtstag
- Firmenjubiläum
- Hochzeit
- Geburt eines Kindes
- Beförderung
- Verabschiedung
Gut zu wissen:
Weihnachten oder Ostern gelten bspw. nicht als persönliche Ereignisse, weil sie alle Mitarbeiter gleichermaßen betreffen. Dies wurde auch schon gerichtlich, durch das Finanzgericht in Hessen, bestätigt. Soll ein Mitarbeiter für seine besonders guten Leistungen belohnt werden, gelten die steuerfreien 60 Euro ebenso nicht.
Monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei
Weihnachtsgeschenke, Präsente auf der Betriebsfeier oder Belohnungen für gute Arbeit sind zwar auch Geschenke, aber diese sind nur bis zu 50 Europro Monat steuerfrei. Für die sogenannte50 EuroFreigrenze ist kein persönlicher Anlass von Nöten, sodass Arbeitgeber die monatliche Freigrenze das ganze Jahr über ausreizen können. Ob es Fahrkarten, ein Vertrag im Fitnessstudio oder Tankgutscheine sind, bleibt dem Unternehmen überlassen. Mitarbeiter erhalten in jedem Fall zusätzliche Leistungen in Form von geldwerten Vorteilen. Zugleich gelten diese Geschenke an Arbeitnehmer als Betriebsausgabe und wirken sich somit steuermindernd aus. Übrigens lassen sich die beiden abzugsfähigen Geschenke auch kombinieren. Erstatten Sie z.B. Ihrem Arbeitnehmer monatlich die Fahrkarte, dürfen Sie ihm trotzdem eine Aufmerksamkeit zu persönlichen Anlässen schenken.
Geschenke: die steuerfreie Alternative zur Gehaltserhöhung
Beispielrechnung: Sie belohnen Ihren Mitarbeiter monatlich mit einer Sachleistung von 50 Euro und beschenken ihn zusätzlich an seinem Geburtstag, zur Hochzeit und zur Geburt seines Kindes. So profitiert der Arbeitnehmer bspw. von 780 Euro mehr Netto im Jahr.
Sachbezüge (ohne besonderen Anlass):
Aufmerksamkeiten (persönlicher Anlass):
Gesamtgeschenkwert:
50 Euro x 12 Monate = 600 Euro (steuerfrei)
60 Euro x 12 Monate = 128 Euro (steuerfrei)
728 Euro (steuerfrei)
Digital und übersichtlich schenken:
Mit der SpenditCard können Arbeitgeber alle abzugsfähigen Geschenke digital verwalten und haben gleichzeitig alle Freigrenzen immer im Blick.
Ab welchem Geschenkewert greift die Pauschalsteuer?
Nicht immer reichen die Freibeträge aus, um Mitarbeitern die ausreichende Wertschätzung gegenüber zu bringen. Das hat auch der Gesetzgeber verstanden und erlaubt daher abzugsfähige Geschenke bis zu 11.016 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Diese sind jedoch nicht mehr vollständig steuerfrei. Arbeigeber übernehmen die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent, sodass Arbeitnehmer keine Steuer dafür abführen müssen. Die Pauschalsteuer ist für Unternehmen ebenfalls voll als Betriebsausgabe absetzbar.
Wie behält der Arbeitgeber den Überblick über Geschenke und Steuerfreiheit?
Für steuerfreie Mitarbeitergeschenke ist in jedem Fall wichtig, dass kein Geld fließt. Nur Geschenke in Form von Sachbezügen sind steuerfrei oder unterliegen der Pauschalsteuer. Auch die Grenzwerte müssen in jedem Fall beachtet werden. Bei Aufmerksamkeiten vom Arbeitgeber zu besonderen, persönlichen Anlässen will das Finanzamt genau wissen, zu welchem Anlass das Geschenk abgegeben wurde. Wenn Sie mehrmals im Jahr etwas an Ihre Mitarbeiter verschenken, ist es nicht immer ganz einfach, den Überblick zu behalten. Mit der SpenditCard haben Arbeitgeber alle Zuwendungen in digitaler Form immer im Blick und Arbeitnehmer freuen sich über digitale „Universalgutscheine“ in Form von Prepaid Kreditkarten, mit der sie deutschlandweit einkaufen können.
Abzugsfähige Geschenke an Mitarbeiter 2023 und früher
Seit 2020 gilt eine zusätzliche Regelung für Gutscheine. Die 11.016 Euro-Freigrenze muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden, um steuerfrei zu bleiben. Eine Gehaltsumwandlung in einen Gutschein ist demnach nicht mehr möglich. Zudem ist die nachträgliche Erstattung von bspw. Tankquittungen durch den Arbeitgeber nicht mehr zulässig. Die Gutscheine müssen folglich bereits im Vorhinein an die Mitarbeiter ausgegeben werden.
Update 2021:
Der Wert des Sachbezugs 44 wurde zum 1.1.2021 auf 50 Euro erhöht. Mehr Informationen zum Sachbezug finden Sie hier
Spendit Benefit Experten
Die SPENDIT Benefit Experten revolutionieren die Welt der Mitarbeiter-Benefits seit 2014. Die Mission: Unternehmens dabei unterstützen, ihren Mitarbeiter:innen Wertschätzung zu zeigen und Sie glücklich zu machen.