Abschied von Kollegen: Niemals geht man so ganz

Abschied von Kollegen: Niemals geht man so ganz

Als Geschäftsführer des Beratungsunternehmens EUCUSA hat Mario Filoxenidis gleich in doppelter Hinsicht mit dem Thema Abschied von Kollegen bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu tun.  Zum einen betrifft es seine Kunden, für die er und seine Berater via Befragungen herausfinden sollen, warum produktive Arbeitskräfte eine Firma verlassen. Zum anderen muss auch er sich als Führungskraft hin und wieder von Kollegen oder Teammitgliedern verabschieden. Wie man das macht und dass man aus einem Abschied durchaus lernen kann, erzählt er im Interview.

Mario Filoxenidis, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens EUCUSA

Herr Filoxenidis, was genau macht EUCUSA?

„Wir haben uns als Beratungsunternehmen auf das Thema Mitarbeiter- und Kundenbefragungen spezialisiert. Und begleiten auch den Prozess während und nach der Befragung. Dabei beleuchten wir ganze Teams, Abteilungen und Unternehmen, um dort Verbesserungspotenziale zu identifizieren.“

Dann kennen Sie die Gründe, warum Menschen ein Unternehmen verlassen?

„Wir haben einen Kunden, der uns beauftragt hat, regelmäßig mit Menschen zu telefonieren, die das Unternehmen verlassen haben, um deren Austrittsgründe zu erfahren. Das ist zwar keine repräsentative Umfrage, aber wir haben eine Auswertung, die deutlich die Austrittsgründe messen kann. Die häufigste Ursache sind demnach persönliche Gründe. Der Mitarbeiter sagt etwa, bei ihm habe sich etwas geändert, er sei umgezogen, heirate. Natürlich kann es auch sein, dass ein anderer Arbeitgeber ihm schlicht ein attraktiveres Angebot gemacht hat.

Der zweite Grund in unserer Statistik sind Stress und Druck. Hier können offensichtlich die Erwartungshaltung über die Stressintensität und das tatsächliche Erleben auseinander klaffen. Bei Mitarbeitern, die schon länger da sind, kann das am zunehmenden Arbeitsdruck durch Nichtbesetzungen von Stellen oder an verschiedenen internen Umständen liegen. Weitere Gründe für einen Austritt sind die Entlohnung und die Arbeitszeiten. Relativ weit hinten kommt erst die Führungskraft und deren Verhalten als Kündigungsgrund.“

Wie kann man verhindern, dass gute Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?

„Durch Früherkennung. Das Unternehmen ist gefordert, eine Feedback-Kultur zu schaffen. Das heißt: Die Führungskraft sollte regelmäßige, strukturierte Mitarbeitergespräche führen. In großen Konzernen scheint das relativ etabliert zu sein, doch das ist längst nicht überall so. Die Königsdisziplin ist eine offene Gesprächskultur, in der beide Seiten – nämlich Führungskraft und Mitarbeiter – ihre Erwartungshaltungen für die Zukunft abgleichen. Dann wird niemand überrascht von einer Kündigung und das Unternehmen kann dem Kollegen oder der Kollegin Unterstützung anbieten, wenn er oder sie sich anders orientieren oder weiterentwickeln möchte.“

Wie oft sollten solche Gespräche stattfinden?

Mitarbeitergespräche führen

„Das hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter man direkt führt, man muss das ja auch zeitlich hinbekommen. Was viele Firmen falsch machen: Sie denken sich, dass sie mit langjährigen Mitarbeitern keine Gespräche führen müssen. Dann heißt es, da sei ja eh alles klar, der oder die gehe ja schon in fünf Jahren in Pension. Was viele vergessen: Das sind produktive Kräfte, die auch eine Perspektive brauchen. Und die Pension ist letztlich auch ein Abschied, der vorher geplant werden muss. Denn wie übertrage ich wann und wem das Wissen dieses Kollegen oder dieser Kollegin?“

Eine Pensionierung ist ja eine besondere Art von Abschied.

„Ja. Und mit diesem Abschied geht unter Umständen auch viel Wissen verloren, wenn langjährige Kollegen und Kolleginnen in Pension gehen, in Frühpension oder in Teilzeit. Die Personalabteilung ist dann gut beraten, ihnen vielleicht anzubieten, doch noch eine Rolle im Unternehmen zu übernehmen, die den Anforderungen des Lebensabschnitts entspricht. Sei es eine Coaching-Rolle oder etwa ein Vertrag als Konsulent.“

Für die Personalabteilung sollte es wichtig sein, von den „Ehemaligen“ zu lernen. Deshalb sollte man Austrittsgespräche führen, um Wissen zu sammeln. Was läuft in der Organisation gut, was weniger gut?

Was soll ein Vorgesetzter oder ein HR-Manager tun, wenn einem Mitarbeiter aus welchen Gründen auch immer gekündigt wurde?

„Das oberste Prinzip ist bei jedem Abschied Wertschätzung. Man kann auch eine Kündigung mit Wertschätzung und ohne Gesichtsverlust betreiben. Man sollte das, was geleistet wurde, und das Positive hervorheben. Man kann Unterstützung anbieten, damit er oder sie sich in einem neuen Job rasch integrieren kann. Wichtig ist, dass der Kollege oder die Kollegin, die aus dem Unternehmen austritt, trotz allem ein positiver Markenbotschafter bleibt. Im schlechtesten Fall sagt man später: „Das war zwar ein mieser Job, aber zumindest eine schöne Verabschiedung.“ Im besten Fall bleibt in Erinnerung: „Eigentlich war es ein toller Job und die Verabschiedung hat auch gut gepasst.“

Wie beziehe ich den zu Verabschiedenden mit ein? Haben Sie da Tipps?

„Wenn sich ein Abschied ankündigt, dann ist es ganz wichtig, rechtzeitig mit dem Betreffenden einen Plan zu machen, wie man mit wem kommuniziert. Zum einen ist da ein Team, das informiert werden muss. Und je nach Position auch Kunden oder andere Stakeholder. Und es ist zu überlegen, wie bekomme ich jetzt einen guten Nachfolger und wie kann ich einen nahtlosen Übergang gestalten, ohne Wissen zu verlieren.

Ganz praktisch sollte die Führungskraft überlegen: Was passiert eigentlich am Tag des Abschieds? Wie sieht das „Zeremoniell“ aus? Ist das eine kleine Feier, eine Dankesrede, welche Wertschätzungs-Intervention überrascht vielleicht und kommt positiv beim Team an?

Auch die formalen Dinge darf man nicht vergessen: Schlüsselabgabe, Zutrittskarten-Abgabe, wer bekommt jetzt die E-Mails, wie sieht der Text der Abwesenheitsnotiz aus?“

Wie feiern Sie bei EUCUSA Abschied?

„Wir haben eine positive Feierkultur. Egal ob ein Kollege oder eine Kollegin ein Studium abgeschlossen hat oder Nachwuchs erwartet. Sogar wenn im Oktober die ‚Weißwürstelzeit‘ beginnt, haben wir schon angestoßen. Ich finde, es ist ein wertvolles Ritual, dass man persönlich wichtige Ereignisse oder besondere Anlässe außerhalb des Alltags gemeinsam würdigt.

Wir haben zum Beispiel eine Gesellschafterkollegin verabschiedet, die von Frankfurt aus für EUCUSA gearbeitet hat. Bei ihrem letzten Besuch am Bürostandort Wien waren wir gemeinsam schön essen und wir haben sie mit Geschenken, passend zum neuen Job, überrascht. Das war sehr individuell und spaßig.“

Team des Beratungsunternehmens EUCUSA

Abschiedskarten, große Reden, Geschenke – was ist angemessen, wenn ein Mitarbeiter geht?

„Letztlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, wie man mit Abschieden umgeht. Meine Empfehlung ist, Wertschätzungs-Interventionen zu setzen und sich darüber auch Gedanken zu machen. Das bewirkt letztendlich eine positive Bindung oder Loyalität zum Unternehmen und zur Marke. Denn auch ohne Dienstverhältnis kann man noch ein guter Markenbotschafter nach außen sein. Positive Erinnerungen erzählt man gerne weiter, Stichwort: Storytelling.“

Mit smarten Mitarbeiter-Benefits können Sie den nächsten Abschied verhindern. Laden Sie monatlich die Motivation Ihrer Mitarbeiter steuerfrei mit der SpenditCard auf oder bezuschussen Sie das Mittagessen mit der digitalen Essensmarke Lunchit. 

Kehren Mitarbeiter öfter auch wieder zurück nach einem Abschied? Wie offen sind Unternehmen dafür überhaupt?

„Es gibt Unternehmen mit der Maxime: „Du hast uns verlassen – das war’s“. Und es gibt offenere Unternehmen, die sagen „Herzlich Willkommen, du hast gemerkt, dass es da draußen nicht so schön ist wie bei uns.“ Wenn man in Zeiten des Fachkräftemangels vakante Positionen nicht neu besetzen kann, wird man Rückkehrer vielleicht eher wieder mit offenen Armen aufnehmen. Doch ähnlich wie die Rückkehr nach einer Karenz muss man auch hier die Eingliederung gut planen. Das ist nichts, das man von heute auf morgen machen kann.“

Wie kann ein Unternehmen konstruktiv mit einem Abschied umgehen? Haben Sie Tipps?

„Für die Personalabteilung sollte es wichtig sein, von den „Ehemaligen“ zu lernen. Deshalb sollte man Austrittsgespräche führen, um Wissen zu sammeln. Was läuft in der Organisation gut, was weniger gut? Diese Gespräche sind auch ein gutes Barometer, um unabhängig von einer Mitarbeiterbefragung zu erspüren, wo akute Probleme liegen. Wenn man dieses Wissen regelmäßig an das Topmanagement transportiert, hat man einen guten Pulsfühler. Dieses Feedback-System ist nicht zu unterschätzen, wird aber bei vielen Unternehmen leider nicht ausreichend genutzt.“

In einem Schlager heißt es „Niemals geht man so ganz“. Gilt das auch für ausscheidende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen?

„Es gibt große Unternehmen, die durchaus erkannt haben, dass die ehemaligen Kollegen den Kontakt zur Firma bzw. zu ehemaligen Kollegen noch haben. Sei es z. B. über Newsletter oder persönliche Kontakte. Das Unternehmen kann das unterstützen, z.B. eine Plattform zur Vernetzung der Ehemaligen anbieten. Das ist auch ein USP, wenn das Unternehmen die Botschaft transportiert: „Ihr wart alle einmal in unserem Unternehmen, wir haben eine gemeinsame Vergangenheit.“ Man sieht sich immer zweimal im Leben und wer weiß schon, wofür das in Zukunft gut ist. Kontakte sind definitiv ein wichtiger Wert.“

Wenn ein Kollege sich verabschiedet, hinterlässt er traurige Kollegen. Schließlich geht da ja auch ein Mensch, mit dem man viel Zeit verbracht hat.

„Die Überbringung der Botschaft „Unser Kollege oder unsere Kollegin verlässt uns“ ist natürlich zuerst ein kleiner Schock. Das ist dann Führungsaufgabe, diesen ein bisschen aufzufangen. Dazu gehört es auch, die Trauer zuzulassen, zugleich aber eine Perspektive zu geben. Recht rasch sollte man vereinbaren, was als nächstes getan wird. Wer übernimmt die Aufgaben? Wird die Stelle nachbesetzt oder nicht? Diese Unsicherheit, die im Team herrscht, sollte eine Führungskraft ansprechen und klare Lösungen bereit haben.“

Vielen Dank Herr Filoxenidis für das spannende Interview!

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