Der smarte Essenszuschuss – digital und steuerfrei

Für die Mahlzeit können bis zu 7,50 € pro Arbeitstag vom Arbeitgeber erstattet werden. Die Höhe der tatsächlichen Erstattung ist immer abhängig von der Höhe der eingereichten Belege.

Mitarbeitende können Lunchit grundsätzlich an allen Arbeitstagen nutzen, an denen sie mindestens vier Stunden gearbeitet haben. An Urlaubs- oder Krankheitstagen ist die Nutzung ausgeschlossen.
Zusätzlich können Sie als Arbeitgeber im spendit | Portal festlegen:
– ob eine Nutzung auch an Wochenendtagen erlaubt ist,
– und an wie vielen Tagen pro Monat Belege eingereicht werden dürfen (sogenannte Erstattungstage).
Damit haben Sie die Möglichkeit, die Nutzung von Lunchit flexibel an die Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Voraussetzung der Bewertung der Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit 4,40 € ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Über diese Vorgaben werden Mitarbeitende durch die arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarung unter dem Punkt “Voraussetzungen für die Gewährung des Essenszuschusses” ausführlich informiert. Durch Unterzeichnung der arbeitsvertraglichen Zusatzvereinbarung verpflichten sich Mitarbeitende zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Folglich liegt es in der Verantwortung der Mitarbeitenden, ausschließlich Belege einzureichen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Zusätzlich bestätigen die Mitarbeitenden bei der Einreichung jedes Belegs mittels Lunchit die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben in der App. An dieser Stelle können die gesetzlichen Vorgaben auch jederzeit eingesehen werden.

Um steuerrechtlich konform zu bleiben, müssen Arbeitgeber mindestens 1 % der Belege, jedoch mindestens 10 Belege pro Monat, stichprobenhaft prüfen.
Nach Ablauf der Einreichungsfrist der Belege (standardmäßig der 3. Tag des Folgemonats) wird am Folgetag die Belegprüfung für den jeweiligen Monat im spendit | Portal freigeschaltet.
Im Bereich „Belege & Erstattungen“ können Sie die offene Belegprüfung starten.
Vor Beginn der Prüfung haben Sie die Möglichkeit, die Stichprobengröße individuell anzupassen. Standardmäßig sind folgende Belege enthalten:
– 1 % zufällig ausgewählte Belege (mindestens 10 Stück)
– 100 % der von der KI als auffällig markierten Belege.
Sie können die Stichprobengröße jederzeit erhöhen, jedoch nicht unter die gesetzlich vorgeschriebene Mindestquote von 1 % gehen.
Die Stichprobe kann ab dem Folgetag der Einreichungsfrist bis spätestens zum letzten Kalendertag des Monats durchgeführt werden. Nach Abschluss der Prüfung wird automatisch die finale Erstattungsdatei erstellt.
Ein abgelehnter Beleg kann nicht erneut in die Erstattung aufgenommen werden; der betroffene Mitarbeitende wird automatisch per E-Mail über die Ablehnung informiert. Das Prüfprotokoll können Sie direkt in der Übersichtsliste einsehen und bei Bedarf herunterladen.