Verpflegungsmehraufwand 2026

Beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten verursachen oft zusätzliche Kosten für Mahlzeiten. Diese Verpflegungsmehraufwendungen können über feste Pauschalen steuerlich geltend gemacht werden. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wann Anspruch besteht und welche Beträge gelten – national und international.

• Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
• Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?
• Welche Pauschalbeträge können für den Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden?
• Wie hoch ist die Verpflegungspauschale in Deutschland und wie hat sie sich entwickelt?
• Verpflegungspauschalen auf Auslandsreisen
• Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?
• Verpflegung für jeden Tag: Mittagessen mit Lunchit
• Welche Verpflegungskosten sind steuerlich absetzbar?
• Wie muss der Verpflegungsmehraufwand nachgewiesen werden?
• Fazit

Der Begriff „Verpflegungsmehraufwand“ bezeichnet zusätzliche Kosten für Mahlzeiten, die entstehen, wenn Arbeitnehmende oder Selbstständige aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind.  

Wer beispielsweise auf Dienstreise ist oder über einen längeren Zeitraum an einem anderen Arbeitsort eingesetzt wird, hat häufig höhere Ausgaben für Essen und Getränke. Diese Mehraufwendungen für Verpflegung können steuerlich berücksichtigt werden – entweder als Pauschale oder im Rahmen der Reisekostenabrechnung. 

Der Verpflegungsmehraufwand gehört damit zu den Reisekosten. Neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten ist er ein zentraler Bestandteil, um die finanzielle Belastung durch beruflich bedingte Reisen auszugleichen.  

Da der tatsächliche Aufwand individuell schwer nachzuweisen ist, hat der Gesetzgeber Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschalen) festgelegt, die je nach Dauer der Abwesenheit und Land variieren.

Unterschied Verpflegungspauschale vs. Verpflegungskosten

Verpflegungspauschale = steuerfreier oder steuerlich abzugsfähiger Betrag nach Abwesenheitsdauer

Verpflegungskosten = tatsächliche Ausgaben für Essen und Getränke, nicht absetzbar (Ausnahmen gelten z. T. bei Verpflegungskosten im Ausland, die anteilig abgerechnet werden können)

Ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht immer dann, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt. Das ist der Fall, wenn man vorübergehend außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet.  

Typische Beispiele sind: 

• Dienstreisen zu Kunden, Lieferanten oder anderen Firmenstandorten 

• Montageeinsätze auf Baustellen 

• Seminare, Messen oder Tagungen außerhalb des regulären Arbeitsplatzes 

• Wechselnde Einsatzorte bei Handwerker:innen, Außendienstmitarbeitenden oder Berater:innen

Wer lediglich den Arbeitsplatz innerhalb des eigenen Betriebs wechselt oder eine Filiale in derselben Stadt besucht, hat in der Regel keinen Anspruch auf Verpflegungspauschalen.  

Entscheidend ist auch die Abwesenheitsdauer. Eine steuerfreie Pauschale kann erst beansprucht werden, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt – ein oft genannter Begriff ist daher der „Verpflegungsmehraufwand 8 Stunden“. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten wird die Pauschale auch für den An- und Abreisetag gewährt.  

Eine Frage, die sich in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand vielen stellt: Ab wann zählen die 8 Stunden? Die Antwort lautet: Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung oder des regelmäßigen Arbeitsortes.  

Wichtig: Bei längeren Einsätzen an einem anderen Ort kann der Verpflegungsmehraufwand nur in den ersten drei Monaten geltend gemacht werden. Danach gilt der Einsatzort als neue erste Tätigkeitsstätte. Ein neuer Anspruch entsteht, wenn zuvor mindestens vier Wochen an der ursprünglichen Tätigkeitsstätte gearbeitet wurde.

Arbeitnehmende können die festen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand nutzen, die jährlich vom Gesetzgeber angepasst werden.  

Die Dienstreisen-Tagespauschalen (auch „Essenspauschale Dienstreise“) gelten bundesweit einheitlich und sind unabhängig von den tatsächlichen Kosten, die anfallen. Die entsprechenden Pauschalen gibt das Bundesfinanzministerium regelmäßig in BMF-Schreiben bekannt.  

Die Essenspauschale für Dienstreise richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit: 

• Abwesenheit > 8 Stunden (einzeltägig oder An-/Abreisetag bei mehrtägiger Reise): 14 Euro/Tag 

• Vollständiger Reisetag (> 24 Stunden): 28 Euro/Tag 

• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: 

• Frühstück: 20 Prozent 

• Mittag-/Abendessen: 40 Prozent

In Deutschland gelten seit 2014 zwei pauschale Sätze nach § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Seit 2020 sind höhere Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand maßgeblich.  

Historisch betrachtet: Der Verpflegungsmehraufwand 2022 betrug für Abwesenheiten über 8 Stunden 14 Euro und für volle Reisetage 28 Euro, die Verpflegungspauschale 2023 blieb unverändert. Für 2026 ist aktuell ebenfalls keine Änderung bei der Reisekosten-Verpflegungsmehraufwand-Regelung vorgesehen.

Bei Auslandsdienstreisen gelten eigene Pauschalen, die offiziell „Auslandstagegelder für den Verpflegungsmehraufwand“ heißen. Die länderspezifischen Pauschalen können in der aktuellen Verpflegungsmehraufwand-Ausland-Tabelle des BMF eingesehen werden. 

Beispiele für Tagespauschalen 2025: 

• Österreich: 50 Euro 

• Frankreich (Paris): 58 Euro 

• USA (New York City): 66 Euro 

Wer in ein Land reist, das in der Liste nicht aufgeführt ist, setzt die Pauschalen für Luxemburg an. Für Übersee- und Außengebiete eines Landes, die nicht extra gelistet sind, wird der Pauschbetrag des Mutterlandes angesetzt.  

Wird während der Reise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder vom Hotel gestellt, müssen die Beträge – wie auch bei Inlandsreisen – anteilig gekürzt werden: Frühstück: 20 Prozent, Mittag-/Abendessen: 40 Prozent. 

Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen – einfach erklärt

Eintägige Dienstreise mit Verpflegungspauschale ins Ausland: 

Bei der Pauschale zählt das Land, in dem der Mitarbeitende tätig ist. 

Beispiel: Ein Tag in Schweden => schwedische Pauschale. 

Mehrtägige Dienstreise in mehrere Länder: 

Für den Abreisetag gilt das Land, aus dem der Mitarbeitende abreist. 
Beispiel: Abreise aus Schweden => schwedische Pauschale. 

Rundreise oder mehrere Länder am gleichen Tag: 

Für Anreise- oder Zwischentage zählt, in welchem Land der Mitarbeitende vor Mitternacht ist. 

Beispiel: 

Stockholm => Berlin, Ankunft 23 Uhr => deutsche Pauschale 

Stockholm => Berlin, Ankunft 1 Uhr => schwedische Pauschale

Die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber kann steuerfrei erstattet werden, ist aber freiwillig. Wird vom Arbeitgeber mehr als der gesetzliche Pauschalbetrag ausbezahlt, kann der übersteigende Teil pauschal mit 25 Prozent versteuert werden – solange er den Pauschbetrag nicht um mehr als 100 Prozent überschreitet. 

Alternativ kann der Mitarbeitende die Beträge in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen, wenn der Arbeitgeber keine oder nur teilweise Zahlungen leistet. 

Bei Selbstständigen und Freiberufler:innen zählen die Beträge zu den betrieblichen Reisekosten. Auch hier werden die gleichen Pauschalen verwendet. Wer also regelmäßig unterwegs ist, kann den Verpflegungsmehraufwand für Unternehmer als Betriebsausgabe geltend machen. 

Wichtig: Geschäftsessen fallen nicht unter den Verpflegungsmehraufwand. Sie sind durch Bewirtungsbelege absetzbar.

Eine zeitgemäße Ergänzung zu klassischen Verpflegungspauschalen ist der Essenszuschuss Lunchit von Spendit. Sie ermöglicht Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden einen steuerfreien Essenszuschuss digital bereitzustellen – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. 

Lunchit nutzt die gesetzlichen Regelungen zum Sachbezug Verpflegung und ermöglicht die einfache Erstattung von Mahlzeiten per App. Damit ergänzt Lunchit die traditionellen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand, indem es den täglichen Arbeitsalltag berücksichtigt und steuerlich optimierte Verpflegungslösungen zeitgemäß digital umsetzt.

Nicht alle Kosten für Essen und Trinken unterwegs sind steuerlich abzugsfähig. Entscheidend ist, dass sie beruflich veranlasst sind. Wie bereits beschrieben, müssen kostenfreie Mahlzeiten prozentual abgezogen werden.  

Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeitenden als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Bei Elster lässt sich das in Anlage N, Werbungskosten für Auswärtstätigkeit/Reisekosten geltend machen.

Da es sich um Pauschalbeträge handelt, sind keine Belege über tatsächliche Essenskosten erforderlich. Dennoch sollten Arbeitnehmende und Unternehmen folgende Angaben in der Reisekostenabrechnung dokumentieren, um bei einer Steuerprüfung die Reise nachvollziehbar zu machen: 

• Datum, Uhrzeit und Ort der Abreise und Rückkehr 

• Ziel der Reise und Zweck (z. B. Kundentermin, Messe, Seminar) 

• Dauer der Abwesenheit 

• ggf. erhaltene Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Veranstalter 

Mit einer Verpflegungsmehraufwand-Tabelle in Excel oder einer speziellen Software lässt sich der Verpflegungsmehraufwand berechnen und für die Steuer dokumentieren.

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Instrument, um die Kosten für Mahlzeiten bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten zu standardisieren und die Abrechnung zu vereinfachen. Arbeitgeber können die Pauschalen steuerfrei erstatten – das spart Zeit, erleichtert die Steuererklärung und schafft Planungssicherheit für Arbeitgeber wie Arbeitnehmende.

FAQ: Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand

Wer kann den Verpflegungsmehraufwand nutzen?
Arbeitnehmende, Selbstständige und Freiberufler:innen, die beruflich außerhalb ihrer Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte tätig sind.

Was gilt bei bereitgestellten Mahlzeiten?
Der Pauschalbetrag wird anteilig gekürzt: Frühstück 20 %, Mittag- oder Abendessen 40 %.

Wie werden Auslandsreisen abgerechnet?
Es gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich anpasst.

Wie lange kann der Mehraufwand geltend gemacht werden?
Für jeden auswärtigen Einsatzort bis zu drei Monate; eine Unterbrechung von vier Wochen erlaubt einen neuen Zeitraum.

Muss ich Belege für Mahlzeiten sammeln?
Nein, Pauschalen gelten automatisch; nur Reisedaten, Dauer, Ziel und eventuell erhaltene Mahlzeiten sollten dokumentiert werden.

Wie erfolgt die steuerliche Abrechnung?
Arbeitgeber können steuerfreie Erstattung zahlen, alternativ können die Beträge als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben angesetzt werden.

• Sachbezugswerte Verpflegung 2026: Steuerfreier Essenszuschuss bis 7,67 Euro

• Sachbezugswert Verpflegung: Das müssen Sie zum Essenszuschuss wissen

• Kantinenersatz: leckeres Mittagessen für alle Mitarbeiter

• Pausen am Arbeitsplatz: Urlaub für den Kopf