Arbeitszeugnis – Bedeutung, Inhalte und korrekte Formulierungen

Jeder Angestellte hat beim Jobwechsel Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei spielen bestimmte Codes und Formalia eine entscheidende Rolle. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick zu Anspruch, Inhalten, Fristen und typischen Formulierungen im Arbeitszeugnis.

• Was ist ein Arbeitszeugnis?
• Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
• In welcher Frist muss der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellen? 
• Was muss ein Arbeitszeugnis beinhalten?
• Formale Vorgaben im Arbeitszeugnis
• Neben dem Zeugnis: Mitarbeiter-Benefits flexibel gestalten
• Welche Arbeitszeugnis-Formulierungen sind korrekt – und welche nicht? 
• Wie formuliere ich ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis? 
• Typische Codes im Arbeitszeugnis und ihre Bedeutung
• Fazit

Ein Arbeitszeugnis – auch Arbeitgeberzeugnis genannt – ist ein vom Arbeitgeber ausgestelltes Dokument, das die Tätigkeiten, Qualifikationen, Leistungen und das Sozialverhalten eines Mitarbeitenden schriftlich beurteilt. Es ist ein zentraler Bestandteil des Offboardings. 

Arbeitnehmende haben laut § 109 GewO Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Der Anspruch entsteht nicht automatisch, sondern muss vom Mitarbeitenden geltend gemacht werden (sog. Holschuld). 

Man unterscheidet grundsätzlich zwei Formen: das einfache Arbeitszeugnis, das lediglich die Tätigkeit beschreibt, und das qualifizierte Arbeitszeugnis, das zusätzlich Leistung, Fachwissen, Arbeitsweise und Sozialverhalten bewertet.  

Arbeitszeugnisse sind zusammen mit Lebenslauf und Anschreiben ein fester Bestandteil jeder Bewerbung. Da Personalverantwortliche ihre Entscheidungen oft auch auf Zeugnisse stützen, lohnt es sich für Mitarbeitende, auf ein möglichst positives Arbeitszeugnis zu achten.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht für alle Arbeitnehmenden – unabhängig davon, ob es sich um eine Kündigung durch den Angestellten selbst, eine Kündigung durch den Arbeitgeber oder das reguläre Ende eines Arbeitsverhältnisses handelt.  

Wie Sie vorzeitige Kündigungen gezielt verhindern können, erfahren Sie in unserem Beitrag „Frühfluktuation vorbeugen“. 

Auch Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber:innen haben Anspruch auf Zeugnisse vom Arbeitgeber.
 

Auch während der Beschäftigung kann es für Mitarbeitende sinnvoll sein, sich ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen. Einen generellen Zwischenzeugnis-Anspruch gibt es nicht, sondern nur bei berechtigtem Interesse, beispielsweise bei: 

• Vorgesetztenwechsel 

• interner Versetzung 

• längerer Abwesenheit 

• bevorstehender Kündigung

Gesetzlich sind keine festen „Arbeitszeugnis-Fristen“ definiert. Das Zeugnis sollte zeitnah nach Ende des Arbeitsverhältnisses erstellt werden. In der Praxis gilt: Einige Wochen sind angemessen. Wird das Zeugnis zu spät oder gar nicht ausgestellt, kann der Anspruch gerichtlich durchgesetzt werden. 

Zudem gilt: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach § 195 BGB in der Regel nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (§ 199 BGB).

Die Inhalte eines Arbeitszeugnisses haben sich durch Gesetz, Rechtsprechung und Praxis klar etabliert. 

Dazu gehören insbesondere:

• Überschrift („Arbeitszeugnis“) 

• Name und Geburtsdatum des Arbeitnehmenden 

• Beschäftigungszeitraum 

• Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis 

• Leistungsbeurteilung (bei qualifiziertem Zeugnis) 

• Verhaltensbewertung (bei qualifiziertem Zeugnis) 

• Ggf. Arbeitszeugnis-Schlussformulierung (Dank, Bedauern, Zukunftswünsche) 

• Ort, Datum und Arbeitszeugnis-Unterschrift

Arbeitszeugnisse müssen grundsätzlich schriftlich erteilt werden. Eine elektronische Form ist nur zulässig, wenn das Gesetz dies ausdrücklich erlaubt und eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wird. 

Üblich ist, das Arbeitszeugnis auf Firmenpapier zu erstellen, ohne Fettdruck, Unterstreichungen oder Ausrufezeichen. In der Praxis ist ein Umfang von ein bis zwei Seiten die Regel. Bei einem Papierzeugnis muss die Unterschrift handschriftlich vom Arbeitgeber oder dessen Vertreter erfolgen. Bei einem digitalen Zeugnis ist die QES zu verwenden.

Wertschätzung endet nicht mit der Unterschrift unter einem Zeugnis. Um den Arbeitsalltag motivierend zu gestalten, setzen viele Unternehmen gezielte Zusatzleistungen ein. Wie genau Sie Ihr Employer Branding und Mitarbeiter-Benefits gestalten können, erfahren Sie unter „Employer Branding Best Practice“. 

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Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend und wahrheitsgemäß formuliert sein. Daraus hat sich ein System von sogenannten Codes im Arbeitszeugnis entwickelt. Diese sparen Zeit, sind aber oft interpretationsbedürftig und wenig individuell.  

Beispiele für gängige Noten im Arbeitszeugnis: 

• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ → sehr gut 

• „zu unserer vollen Zufriedenheit“ → gut 

• „zu unserer Zufriedenheit“ → befriedigend 

Formulierungen mit doppeltem Boden, Ironie oder versteckter Kritik sind unzulässig. Auch privates Verhalten, nebenberufliche Tätigkeiten, Abmahnungen, Krankheit, Schwangerschaft und Mutterschutz oder Kündigungsgründe gehören nicht ins Zeugnis.  
 

Wichtig: Bei inhaltlichen oder formalen Mängeln ist die Anfechtung des Arbeitszeugnisses möglich. Der Arbeitnehmende kann innerhalb bestimmter Fristen eine Korrektur verlangen und diese auch einklagen.

Die Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sind deutlich umfangreicher als beim einfachen Zeugnis. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Inhalte einfaches Arbeitszeugnis

Es enthält ausschließlich Angaben zur Person, zur Beschäftigungsdauer und zur Tätigkeitsbeschreibung. Eine Bewertung von Leistung oder Verhalten ist nicht enthalten. Der Ton ist sachlich und knapp. 

Beispiel einfaches Arbeitszeugnis:

Inhalte qualifiziertes Arbeitszeugnis

Zusätzlich zur Tätigkeitsbeschreibung enthält das qualifizierte Dienstzeugnis detaillierte Bewertungen zu Arbeitsweise, Fachkenntnissen, Engagement, Sozialverhalten und Führung (falls relevant). 

Üblicher Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

• Briefkopf: Name des Arbeitgebers (oder Firmenpapier) und Ausstellungsdatum

• Überschrift: Arbeitszeugnis für [Vor- und Nachname des Mitarbeitenden]

• Persönliche Daten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Art und Dauer der Beschäftigung

• Unternehmensbeschreibung: Name, Branche, Tätigkeitsbereich, Unternehmensgröße, Hauptsitz, evtl. weitere Standorte 

• Tätigkeitsbeschreibung: Haupt- und Nebentätigkeiten sowie besondere Erfolge. Die wichtigsten Aufgaben stehen am Anfang und Ende, weniger relevante in der Mitte.

• Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, erzielte Erfolge und ggf. Führungsfähigkeiten

• Sozialverhalten: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen, Dienstleistern bzw. Kunden

• Grund für das Ausscheiden: Nur aufnehmen, wenn der Mitarbeitende zustimmt

• Schlussformel: Dank, Abschiedsgruß und Wünsche für die Zukunft

• Ort, Datum und Unterschrift: Pflichtangaben für die Gültigkeit des Zeugnisses

Wer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben bzw. erstellen möchte, sollte auf einen klaren Aufbau, eine einheitliche Zeugnissprache und die typischen Codes achten.

Mögliche zusätzliche Inhalte eines Arbeitszeugnisses

Je nach Position können weitere Punkte ergänzt werden:

• besondere Projekte oder Erfolge 

• Führungsverantwortung 

• Weiterbildungen 

• besondere Belastbarkeit

Wie bereits erwähnt, müssen Arbeitszeugnisse grundsätzlich wohlwollend formuliert sein. Um dennoch Leistungsunterschiede auszudrücken, hat sich eine eigene „Zeugnissprache“ entwickelt. Einzelne Wörter, Steigerungen oder Auslassungen haben dabei eine besondere Aussagekraft.

Leistungsbewertung (Zufriedenheitsformeln)

Diese Formulierungen sind zentral für die Gesamtnote:

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ → sehr hohe Leistung, überdurchschnittliches Engagement
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ → sehr gute Leistung
• „zu unserer vollen Zufriedenheit“ → gute Leistung
• „zu unserer Zufriedenheit“ → durchschnittliche Leistung
• „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ → unterdurchschnittliche Leistung
• „hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen“ → Leistung nicht ausreichend

Arbeitsweise und Motivation

Hier wird bewertet, wie gearbeitet wurde: 

•  „arbeitete stets selbstständig und strukturiert“ → zuverlässige, sichere Arbeitsweise
• „zeigte Eigeninitiative und Engagement“ → positiv, aber ohne Spitzenleistung
• „arbeitete sorgfältig“ → neutral, kein Hinweis auf Tempo oder Effizienz
• „war bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden“ → Erwartungen wurden nicht erfüllt

Fachwissen und Kompetenz

Diese Codes beschreiben Qualifikation und Know-how:

• „verfügte über umfassende und fundierte Fachkenntnisse“ → sehr hohe fachliche Kompetenz
• „verfügte über gute Fachkenntnisse“ → solide, praxisgerechte Kenntnisse
• „verfügte über Fachkenntnisse“ → Mindestanforderungen erfüllt
• „zeigte Verständnis für die Aufgaben“ → Wissen war begrenzt 

Belastbarkeit und Zuverlässigkeit

Besonders relevant bei verantwortungsvollen Positionen:

• „behielt auch in stressigen Situationen stets den Überblick“ → hohe Belastbarkeit
• „arbeitete zuverlässig“ → positiv, aber ohne besondere Hervorhebung
• „arbeitete im Rahmen seiner Möglichkeiten“ → Leistungsgrenzen wurden erreicht

Sozialverhalten

Die Reihenfolge der genannten Personengruppen ist entscheidend:

• „sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei“ → sehr gutes Sozialverhalten
• „sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei“ → möglicherweise Probleme mit Kunden
• „sein Verhalten gegenüber Kollegen war korrekt“ → distanziert, wenig teamorientiert
• „war um ein gutes Verhältnis bemüht“ → Konfliktpotenzial 

Führung und Verantwortung (bei Leitungsfunktionen)

• „führte sein Team jederzeit souverän und motivierend“ → sehr gute Führungskompetenz
• „verstand es, Mitarbeiter anzuleiten“ → grundlegende Führungsfähigkeit
• „bemühte sich um einen kooperativen Führungsstil“ → Führungsproblem

Schlussformulierung und Beendigungsgrund

Auch der Schluss enthält wichtige Signale: 

•  Dank + Bedauern + Zukunftswünsche → sehr positives Gesamtzeugnis
• Dank + Zukunftswünsche, kein Bedauern → gutes bis befriedigendes Zeugnis
• nur Zukunftswünsche → distanziertes Ende
• keine Schlussformel → kann ein deutlicher Hinweis auf Unzufriedenheit sein 

Der Beendigungsgrund spielt ebenfalls eine Rolle:

• „auf eigenen Wunsch“ → neutral bis positiv
• „im gegenseitigen Einvernehmen“ → kann kritisch gelesen werden
• keine Angabe → wird teils negativ interpretiert 

Versteckte Geheimcodes

Manche Arbeitgeber nutzen in Arbeitszeugnissen versteckte Codes: scheinbar positive Formulierungen können tatsächlich Kritik oder Einschränkungen ausdrücken. Ein Beispiel: „Frau X verstand es, ihre Aufgaben erfolgreich zu delegieren.“ (Sie hat andere Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen lassen.)

Das Arbeitszeugnis ist weit mehr als eine formale Pflicht. Es dokumentiert die berufliche Entwicklung und beeinflusst zukünftige Karrierechancen maßgeblich. Ob einfaches Arbeitszeugnis oder qualifiziertes Arbeitszeugnis – Arbeitgeber sollten ihre Pflichten kennen und die Bedeutungen eines Arbeitszeugnisses richtig einordnen können. 

Für Arbeitnehmende lohnt sich bei Unklarheiten, ungünstigen Formulierungen oder fehlerhaften Bewertungen eine genaue Prüfung. Denn ein korrektes, wohlwollendes Zeugnis ist ein zentraler Bestandteil jeder Bewerbung.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Arbeitszeugnis

Kann ich ein Arbeitszeugnis auch während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses verlangen?
Ja. Neben dem Endzeugnis besteht in bestimmten Situationen ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Bewerbung oder längerer Abwesenheit. Ein allgemeiner Anspruch „ohne Anlass“ besteht jedoch nicht. 

Wie lange kann ich mein Arbeitszeugnis nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch einfordern?
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt regelmäßig nach drei Jahren. Allerdings können tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen gelten, die deutlich kürzer sind. Deshalb sollte das Zeugnis möglichst zeitnah angefordert werden.

Darf der Arbeitgeber ein schlechtes Arbeitszeugnis ausstellen?
Ja, sofern es der Wahrheit entspricht. Allerdings muss das Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert sein. Schlechte Bewertungen müssen vom Arbeitgeber im Streitfall nachweisbar begründet werden.

Hat der Betriebsrat beim Ausstellen eines Arbeitszeugnisses ein Mitspracherecht?
Nein, der Betriebsrat hat kein inhaltliches Mitspracherecht.

Wer darf ein Dienstzeugnis unterschreiben?
Das Arbeitszeugnis muss von einer ranghöheren, weisungsbefugten Person unterschrieben werden, etwa einem Vorgesetzten oder einer Führungskraft aus der Personalabteilung.

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