Betreuungszuschuss vom Arbeitgeber für pflegende Angehörige – steuerfrei gewähren

Viele Berufstätige stehen vor der Herausforderung, Pflege und Arbeit miteinander zu vereinbaren. Ein steuerfreier Betreuungszuschuss vom Arbeitgeber kann helfen – hier erfahren Sie alles zu Voraussetzungen, Höhe und Abrechnung.

• Was ist ein Betreuungszuschuss durch den Arbeitgeber?
• Für welche Arten von Betreuung kann er gewährt werden?
• Unter welchen Voraussetzungen ist der Betreuungszuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei?
• Höchstbetrag und gesetzliche Grundlagen für den Arbeitgeberzuschuss
• Muss der Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden oder kann er umgewandelt werden?
• Dokumentationspflicht des Arbeitgebers
• Weitere Unterstützungsmöglichkeiten durch den Arbeitgeber bei Pflegefällen
• Fazit

Ein Betreuungszuschuss vom Arbeitgeber ist eine freiwillige finanzielle Leistung, mit der Mitarbeitende bei der Organisation notwendiger Betreuung unterstützt werden. Er kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn aus beruflichen Gründen kurzfristig Betreuungsbedarf entsteht.

Für die steuerliche Behandlung von Arbeitgeberzuschüssen zur Betreuung ist wichtig zu unterscheiden, auf welche Personengruppe sich die Unterstützung bezieht: 

• Laufende Kinderbetreuung (§ 3 Nr. 33 EStG):
  Zuschüsse des Arbeitgebers zu regelmäßigen Kinderbetreuungskosten – etwa für Kita, Kindergarten oder Tagesmutter – sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden und die Kosten nachgewiesen werden können. Eine betragsmäßige Höchstgrenze besteht nicht. Weiterführende Informationen bietet unser Beitrag „Was Sie zum Arbeitgeberzuschuss für die Kinderbetreuung wissen sollten“.

• Kurzfristige Betreuung (§ 3 Nr. 34a EStG):
  Hierunter fallen Arbeitgeberleistungen für eine zeitlich begrenzte und außergewöhnliche Betreuung – sowohl von Kindern als auch von pflegebedürftigen Angehörigen, wenn Beschäftigte aus beruflichen Gründen verhindert sind.
  Diese Zuschüsse sind bis zu 600 Euro pro Arbeitnehmer:in und Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei, sofern alle Voraussetzungen (siehe unten) erfüllt sind. 

Wichtig: Regelmäßige Kinderbetreuung wird ausschließlich nach § 3 Nr. 33 EStG begünstigt, während § 3 Nr. 34a EStG nur für kurzfristige Betreuungsfälle – bei Kindern oder Pflegebedürftigen – gilt.

Wer gilt als pflegebedürftiger Angehöriger?

Als „pflegebedürftige Angehörige“ gelten Personen, die pflegerische Hilfe benötigen und zugleich in einem nahen Verwandtschafts-, Beziehungs- oder Pflegeverhältnis zum Mitarbeitenden stehen. Für den Begriff „Angehörige:r“ wird im Steuerrecht regelmäßig auf § 15 der Abgabenordnung (AO) zurückgegriffen.   

Demnach zählen hierzu u. a.:

• Ehegatt:innen oder Lebenspartner:innen, 

• Verlobte, 

• Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, 

• Geschwister, 

• Kinder der Geschwister, 

• Ehegatt:innen oder Lebenspartner:innen der Geschwister und Geschwister der Ehegatt:innen oder Lebenspartner:innen, 

• Geschwister der Eltern, 

• Personen, die durch ein auf längere Dauer angelegtes Pflegeverhältnis mit häuslicher Gemeinschaft wie Eltern und Kind miteinander verbunden sind (Pflegeeltern und Pflegekinder). 

Damit die Zuschüsse vom Arbeitgeber steuerfrei bleiben, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Beruflicher Anlass: Die Betreuung muss erforderlich sein, weil der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen verhindert ist. 

• Zusätzlichkeit: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. 

• Nachweis der tatsächlichen Kosten: Steuerfreiheit besteht nur in Höhe der nachgewiesenen Betreuungskosten. 

• Zweckgebundene Leistung: Der Zuschuss darf ausschließlich für Betreuungsleistungen verwendet werden. 

• Pflegebedürftigkeit: im Sinne der sozialen Pflegeversicherung (§ 14 SGB XI), in der Regel nachgewiesen durch einen festgestellten Pflegegrad. 

• Zeitliche Begrenzung: begünstigt sind nur vorübergehende, außergewöhnliche Betreuungssituationen; eine dauerhaft angelegte Pflegeorganisation fällt nicht unter § 3 Nr. 34a EStG. 

Lohnsteuerlich nicht zulässig als Betreuungszuschuss sind unter anderem:

• pauschale Geldzahlungen ohne Kostenbezug 

• Zuschüsse für Unterricht, Freizeit- oder Haushaltsleistungen, z. B. reine Haushaltshilfen ohne Betreuungsbezug (ohne Unterstützung der Angehörigen bei der Betreuung) oder Essen auf Rädern 

• Zahlungen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung 

Nur wenn diese Voraussetzungen eingehalten werden, handelt es sich um steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse im Sinne des § 3 Nr. 34a EStG.

Für die steuerfreie Behandlung ist zwischen verschiedenen Arten von Zuschüssen zu unterscheiden.

Geldzuschüsse zur Betreuung

Zahlungen des Arbeitgebers zur kurzfristigen Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen sind steuer- und sozialversicherungsfrei bis maximal 600 Euro pro Kalenderjahr (§ 3 Nr. 34a EStG). 

Dieser Höchstbetrag gilt einheitlich für:

• Kinder 

• pflegebedürftige Angehörige 

Übersteigt der Zuschuss die 600-Euro-Grenze, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig.

Beratungs- und Vermittlungsleistungen (ohne Höchstbetrag)

Zusätzlich zu Geldzuschüssen können Arbeitgeber ihren Beschäftigten Serviceleistungen anbieten, zum Beispiel:

• Beratung zur Organisation von Pflege 

• Vermittlung von Betreuungs- oder Pflegediensten 

Diese Leistungen sind in tatsächlicher Höhe steuerfrei, sofern sie:

• zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden 

• der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie dienen 

Für diese Serviceleistungen gibt es keine gesetzliche Höchstbetragsgrenze.
Sie stellen eine weitere wichtige Unterstützungsmöglichkeit für pflegende Angehörige dar.

Sowohl Geldzuschüsse als auch Serviceleistungen müssen zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden. Eine Entgeltumwandlung ist nicht zulässig. 

Nur echte Zusatzleistungen gelten als steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers und bleiben als Zuschüsse für Arbeitnehmende auch sozialversicherungsfrei.

Der Arbeitgeber muss die berufliche Veranlassung, die Pflegebedürftigkeit sowie die Höhe der tatsächlich entstandenen Betreuungskosten im Lohnkonto dokumentieren.

Neben dem steuerfreien Betreuungszuschuss gibt es gesetzliche Freistellungsregelungen: 

Kurzzeitige Arbeitsverhinderung 

• Bis zu 10 Arbeitstage zur Organisation der Pflege eines nahen Angehörigen 

• Während der Freistellung meist kein Gehalt, Pflegeunterstützungsgeld von der Pflegekasse (maximal 90 % des Nettoentgelts) 

• Kurzzeitige Pflege: Die Arbeitsverhinderung ist dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen; auf Verlangen ist eine Bescheinigung vorzulegen 

Pflegezeit/Familienpflegezeit 

• Längerfristige Freistellung möglich: bis zu 6 Monate (teilweise bis 24 Monate) 

• Versicherungspflicht: bei teilweiser Freistellung bleibt sie bestehen; bei vollständiger Freistellung endet grundsätzlich die Versicherungspflicht aus dem Beschäftigungsverhältnis; eine Absicherung kann über andere sozialversicherungsrechtliche Regelungen erfolgen 

• Wertguthaben oder zinsloses Darlehen können Einkommenseinbußen abfedern 

• Schriftliche Ankündigung 10 Arbeitstage vorher erforderlich 

Formale Nachweise 

• Pflegebedürftigkeit muss durch Bescheinigung der Pflegekasse oder des Medizinischen Dienstes nachgewiesen werden 

Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend stellt eine kostenlose Checkliste bereit, die Arbeitgeber und Mitarbeitende bei der Umsetzung von Pflegezeit- und Familienpflegezeit-Freistellungen unterstützt. 

Betriebliche Krankenversicherung und Wellbeing-Angebote

Eine weitere Entlastungsmöglichkeit bietet die betriebliche Krankenversicherung. Spendit arbeitet hier mit der Barmenia zusammen und unterstützt Mitarbeitende bei der Organisation rund um die Pflege von Angehörigen, inklusive Beratung und praktischer Hilfe. Zusätzlich profitieren Mitglieder von weiteren Serviceleistungen, zum Beispiel Angeboten zur Erschöpfungsvorsorge. 

Ergänzend fördern Wellbeing-Angebote von Spendit den physischen und mentalen Ausgleich pflegender Angestellter. So können Arbeitgeber nicht nur die kurzfristige Betreuung erleichtern, sondern auch die langfristige Gesundheit und Belastbarkeit ihrer Beschäftigten stärken. 

Beide Leistungen sind zusätzlich zu Gehalt und Zuschüssen möglich und ergänzen die klassischen Unterstützungsmöglichkeiten für pflegende Angehörige sinnvoll.

Der Betreuungszuschuss vom Arbeitgeber ist ein gesetzlich vorgesehenes Instrument zur finanziellen Unterstützung für pflegende Angehörige und zur Entlastung von Beschäftigten mit Betreuungsverantwortung. Richtig eingesetzt, bietet er Arbeitgebern eine sinnvolle Option, ihre Mitarbeitenden zu unterstützen, und schafft zugleich rechtssichere Unterstützungsmöglichkeiten für pflegende Angehörige im beruflichen Alltag.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Betreuungszuschuss

Muss für den Betreuungszuschuss ein anerkannter Pflegegrad vorliegen? 

Ja. Für einen steuerfreien Betreuungszuschuss zur Pflege Angehöriger ist erforderlich, dass der Angehörige pflegebedürftig im Sinne der Pflegeversicherung ist. In der Praxis wird dies durch einen festgestellten Pflegegrad nachgewiesen. 

Kann der Arbeitgeber den Zuschuss auch bei kurzfristigen Pflegefällen zahlen? 

Ja. Der Zuschuss kann insbesondere dann eingesetzt werden, wenn kurzfristig eine Betreuung erforderlich wird, etwa bei plötzlicher Verschlechterung des Gesundheitszustands eines Angehörigen und gleichzeitiger beruflicher Verhinderung des Arbeitnehmenden. 

Wird der Betreuungszuschuss auf Leistungen der Pflegeversicherung angerechnet? 

Nein. Der Betreuungszuschuss des Arbeitgebers ist eine freiwillige Zusatzleistung und wird nicht auf Leistungen der Pflegeversicherung (z. B. Pflegegeld oder Pflegesachleistungen) angerechnet. 

Kann der Zuschuss auch für externe Pflegedienste verwendet werden? 

Ja. Der Zuschuss kann für nachgewiesene Kosten externer Betreuung oder Pflege, etwa durch ambulante Pflegedienste oder anerkannte Betreuungskräfte, gewährt werden, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Besteht ein Rechtsanspruch auf einen Betreuungszuschuss durch den Arbeitgeber? 

Nein. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf einen Betreuungszuschuss. Ob und in welcher Höhe ein Zuschuss gezahlt wird, entscheidet der Arbeitgeber im Rahmen seiner freiwilligen Leistungen oder betrieblicher Regelungen.

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