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Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile und erleichtert HR die Bearbeitung und Verwaltung

by | Sep 8, 2023 | Steuerfreie Sachbezüge

Modernes HR-Management kommt ohne die Digitalisierung von Personalakten kaum mehr aus. Eine digitale Mitarbeiterakte bietet zahlreiche Vorteile und erleichtert der Personalabteilung die Bearbeitung und Verwaltung. Was eine digitale Personalakte genau ist, was sie enthält, wie Sie sie implementieren und wie es bei der elektronischen Personalakte um den Datenschutz bestellt ist, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version einer traditionellen Personalakte in Papierform. Die elektronische Personalakte enthält alle Informationen, Daten und Unterlagen eines Mitarbeitenden, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind (z. B. Kontaktinformationen, Bewerbungsunterlagen, Gehaltsinformationen, Leistungsbeurteilungen, Verträge oder Zeugnisse).
Alle Papierdokumente sind bei der elektronischen Personalakte in ein digitales Dokumentenmanagementsystem (meist eine webbasierte Plattform oder ein Cloudsystem) eingepflegt. Im Vergleich zur Papierakte lassen sich digitale Personalakten von jedem Ort und zu jeder Zeit abrufen. Dank der Verschlüsselung mit Passwörtern und weiteren Sicherheitsmaßnahmen bieten sie hohe Sicherheit.

Elektronische Personalakte: Betriebsrat & Mitbestimmung

Laut Gesetzgeber darf der Betriebsrat mitbestimmen, wenn es um die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen (geht), die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen” (§ 87 Abs. 1 Nr. 6). Der Betriebsrat kann außerdem mitentscheiden, welche Informationen in einer Personalakte – ob in Papierform oder elektronisch – gespeichert werden. Obwohl gerichtliche Urteile fehlen, empfiehlt es sich für Arbeitgeber, den Betriebsrat in die Entscheidung über und die Einführung von elektronischen Personaldokumenten einzubeziehen.

Von den Vorteile elektronischer Personalakten profitieren

Ein einfacher, schneller und ortsunabhängiger Zugriff mit wenigen Klicks: Das ist wohl der größte Vorteil einer elektronischen Personalakte. Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten und Mitarbeitenden im Außendienst oder im Homeoffice ist das ein großer Pluspunkt. Die digitale Personalakte spart zudem Kosten, denn sie entlastet HR, sorgt für einen effizienteren Workflow, vereinfacht Arbeitsabläufe und bringt Personalern damit mehr Zeit für andere Aufgaben.

Weitere Vorteile digitale Personalakte im Überblick:

  • Platzsparend & umweltfreundlich (Verzicht auf Aktenschränke, Ordner und Papier)
  • Benutzerfreundlich & zeitsparend (automatisierte Abläufe, kein langes Suchen, Zugriff mit nur einem Klick, effiziente Berichtmethoden)
  • Kosteneffizient (keine Umlagerungskosten, geringe Verwaltungsgebühren)
  • Sicher (Verschlüsselungssystem, Passwortschutz, beschränkte Zugriffsrechte)
  • Datenschutzkonform (nach DSGVO)
  • Systemkompatibel (Schnittstellen zu anderen Softwares des Unternehmens)
  • Transparent (Mitarbeiter:innen können selbst Einblick in ihre Personalakte erhalten und Dokumente mit digitaler Signatur unterschreiben; zugleich ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann und auf welche Akte Zugriff hatte)
  • Barrierefrei (Texte lassen sich vergrößern, vorlesen und übersetzen)

Hat die elektronische Personalakte Nachteile?

Einige Unternehmen zögern mit der Einführung, weil sie die digitale Personalakte-Kosten und den Zeitaufwand bei der Umstellung scheuen. Nicht nur die Software, sondern auch die Arbeitsstunden eines externen Dienstleisters schlagen zu Buche. Daher ist es wichtig, dass HR einen Software-Anbieter auswählt, der exakt die Funktionen anbietet, die das Unternehmen benötigt. Zudem stellt die digitale Verwaltung von Personalakten besondere Anforderungen an den Datenschutz. Und HR muss sich um ein Rollen- und Berechtigungskonzept kümmern, das bestimmt, wer welche Dokumente öffnen und bearbeiten darf.

Aufbau digitale Personalakte: Muster

Da es vom Gesetzgeber keine konkreten Vorschriften gibt, können Arbeitgebende weitgehend selbst bestimmen, welche Informationen sie in die Personalakte packen. Hier ein Beispiel:
  • Personaldaten: Stammdaten, Personalbogen
  • Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden, Arbeitsproben, ggf. Ergebnisse von Einstellungstests
  • Vertrag: Ausbildungs- bzw. Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen
  • Arbeitszeit: Arbeitszeitmodell, Überstunden, Fehlzeiten/Krankmeldungen, Urlaubstage
  • Entgelt: Lohn- & Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen
  • Steuer: Unterlagen zur Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldungen an Sozialversicherungsträger & KK
  • Weiterbildung: Anträge, Bestätigungen, Fortbildungen intern & extern
  • Beurteilungen: Arbeitszeugnisse, Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Abmahnungen
  • Weiteres: Bescheinigungen, Kopien, schriftliche Aufzeichnungen
Das gehört nicht in die digitale Personalakte:
  • Informationen zur Privatsphäre
  • Krankheitstage und -gründe
  • Religiöse und politische Einstellungen (inkl. Kandidatur für Betriebsrat)
  • Social Media-Aktivitäten

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Seit 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden (§ 8 Abs. 2 BVV) – dafür muss der Arbeitgebende sorgen und die Unterlagen ggf. beim Arbeitnehmenden anfordern. Hierzu zählen u. a.:
  • Befreiung von der Versicherungspflicht
  • Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherung
  • Werkstudentenstatus (Immatrikulationsbescheinigung)
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Nachweis der Elternschaft

Elektronische Personalakte & DSGVO: Das müssen Sie rund um die elektronische Personalakte beim Datenschutz beachten

Personalakten beinhalten hochsensible Daten und Informationen, weshalb sie nicht in falsche Hände gelangen dürfen. Daher braucht HR eine Softwarelösung, die der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) entspricht. Folgende Punkte sind besonders relevant:
  • Zustimmung der Mitarbeitenden zur digitalen Erfassung ihrer Daten
  • Verschlüsselte Übermittlung und Übermittlungsprotokolle
  • Revisionssichere Hinterlegung
  • Freigabe nur an Personen mit arbeits- bzw. zweckgebundenem Interesse, keine Weitergabe an Dritte (Schweigepflicht)
  • Aufbewahrungsfristen (einige Akten müssen auch im Original in Papierform abgelegt und archiviert werden, wie Arbeits-, Aufhebungs- oder Kündigungsverträge)
  • Mitarbeitende haben Auskunfts- und Einsichtsrechte in ihre Akte; bei falschen Daten müssen diese berichtigt werden

Praxisbeispiel Implementierung: So führt ein Unternehmen die elektronische Personalakte ein

Es gibt bereits viele Unternehmen, die die digitale Personalakte erfolgreich implementiert haben. So hat beispielsweise die Deutsche Bahn ihre Personalakten komplett digitalisiert. Auch bei der Allianz Deutschland AG werden alle Personalakten elektronisch geführt. Dadurch konnten die Arbeitsprozesse deutlich einfacher und effizienter gestaltet werden.

Wer sich vor der Einführung Gedanken um einige grundlegende Punkte macht, sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Einführung von elektronischen Personalakten:

Step 1: Projektverantwortlichkeit klären

An der Digitalisierung der Personalakten hat nicht nur HR einen Anteil, sondern auch die IT und der Betriebsrat. Im ersten Schritt wird ein:e Projektverantwortliche:r bestimmt, der bzw. die den Prozess leitet und alle Player ins Boot holt. Er oder sie klärt die Zugriffsberechtigung und erstellt dazu ein Rollen- und Berechtigungskonzept: Wer darf welche Informationen einsehen und bearbeiten? Dazu gehören Teamleiter, Vorgesetzte, Personalverantwortliche, Geschäftsführer, aber per Employee Self Service (ESS) auch Mitarbeitende, die ihre Dokumente selbst in ihre Personalakte hochladen können.

Step 2: Tool auswählen

Grundsätzlich haben Unternehmen die Möglichkeit, digitalisierte Personalakten cloudbasiert via Webbrowser oder über eine Softwarelösung auf dem Firmenserver zu verwalten.
Für die Digitalisierung und den täglichen Umgang mit elektronischen Akten ist nicht nur die einfache Bedienbarkeit wichtig, sondern auch die Integrationsmöglichkeit in bestehende Systeme des Unternehmens. Welche Schnittstellen gibt es, welche Funktionen sind relevant? Wie steht es um das Thema revisionssichere Archivierung? Ist für den Datenschutz gesorgt?

Step 3: Digitalisierung der Papierakten

Im nächsten Schritt müssen alle Papier-Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterfotos oder handschriftliche Vermerke digitalisiert, also eingescannt und für den elektronischen Gebrauch optimieren werden. Je nach Umfang kann sich darum ein Mitarbeitender oder auch ein externer Dienstleister kümmern. Beweispflichtige Dokumente müssen zusätzlich im Original aufbewahrt werden (§ 126 BGB).

Step 4: Implementierung

Sind die Vorbereitungen abgeschlossen, geht es um die Einführung der elektronischen Personalakten. Die importierten Daten werden dafür durch HR zugeordnet und strukturiert.

Step 5: Schulung der Mitarbeiter:innen

Wer die Einführung der digitalen Personalakte frühzeitig an alle Mitarbeitenden kommuniziert, erfährt meist mehr Akzeptanz im Unternehmen. Eine intensive Schulung hilft allen Beteiligten, die Vorteile zu verstehen, effizient mit der elektronischen Personalakte zu arbeiten und den Prozess weiter zu optimieren.

Fazit: Zukunftsaussichten

Die Zukunftsaussichten für die digitale Personalakte sind sehr gut. In Zukunft werden vermutlich noch mehr Anbieter auf den Markt kommen, die entsprechende Lösungen für elektronische Personalakten anbieten. Auch die Technologie wird sich weiterentwickeln, so dass die digitale Personalakte noch einfacher und sicherer zu handhaben sein wird.
In einer Befragung von 2019 gab knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) an, bereits eine digitale Personalakten-Lösung zu nutzen. 27 Prozent planten eine baldige Einführung, während 25 Prozent das für die nächste Zeit nicht vorsahen.
Seit den Corona-Maßnahmen mit Homeoffice dürfte die Digitalisierung weiter vorangeschritten sein. Es ist anzunehmen, dass inzwischen so gut wie jeder Arbeitgebende digitalisiert hat, gerade dabei ist oder Schritte dafür plant. Digitale Personalakte-Anbieter wie Personio, rexx systems, Factorial, Papershift, HeavenHR, Sage HR Suite oder Aconso unterstützen Unternehmen dabei mit ihrer Software.

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Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Freiberufliche Texterin

Ruth erstellt seit fünf Jahren Blogbeiträge für das Spendit Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Empathie, Neugier und Lust auf Abwechslung. 

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