Effektives Offboarding mit Offboarding-Checkliste

Ein Teammitglied scheidet aus Ihrem Unternehmen aus? Dann stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke durch ein positives Austrittsgespräch und einen gelungenen Abschied. Wie Sie den Trennungsprozess bzw. Offboarding-Prozess sinnvoll gestalten und welche Formalitäten es zu beachten gibt, haben wir hier für Sie zusammengefasst. Nutzen Sie auch unsere kostenlose Offboarding-Checkliste als PDF zum Herunterladen.

• Offboarding: Definition
• Darum ist standardisiertes Offboarding hilfreich 
• Wie lange dauert ein Offboarding-Prozess?
• Gelungenes Offboarding: Mitarbeitende positiv verabschieden 
• Offboarding-Checkliste: Was ist beim Offboarding-Prozess zu beachten?
• Fazit

Unter Offboarding versteht man alle Phasen, die Mitarbeitende beim Ausstieg bzw. Ausscheiden aus einem Unternehmen durchlaufen. Personalverantwortliche und die betroffene Führungskraft haben bei diesem Trennungsprozess bzw. Outplacement einige organisatorische Steps zu beachten.

Egal, welcher Kündigungsgrund vorliegt oder ob jemand in Ruhestand geht – wenn ein:e Angestellte:r das Unternehmen verlässt, muss HR oder der Vorgesetzte die Kolleg:innen und Kund:innen informieren. Zudem ist es wichtig, sich um Resturlaub, wichtige Unterlagen, die Rückgabe von Unternehmenseigentum, die Übergabe von Projekten und die Nachfolge bzw. Neubesetzung zu kümmern. Auch ein Austrittsinterview ist in vielen Unternehmen üblich, das terminiert und durchgeführt werden muss.  

All diese Aufgaben sollten möglichst strukturiert bearbeitet werden. Denn nur so wird sichergestellt, dass die Erfahrung und das Wissen ausscheidender Teammitglieder für die Belegschaft nicht verloren gehen. Wichtige Informationen können an die verbleibenden Kolleg:innen weitergegeben werden, was die Kontinuität der Arbeit gewährleistet.  

Der ausscheidende Mitarbeitende kann im besten Fall auch sein unternehmensinternes Netzwerk erhalten, das für berufliche Kooperationen oder einen zukünftigen Job in derselben Firma von Vorteil sein könnte.  

Und nicht zuletzt hilft ein standardisierter Offboarding-Prozess Personaler:innen dabei, den Überblick zu behalten und die entstandene Lücke rasch zu schließen.

Warum ist eine Trennung im Guten so wichtig?

Ein gelungener Offboarding-Prozess bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

• Ehemalige Angestellte sind Markenbotschafter: Wenn sie positiv über ihren Ex-Arbeitgeber sprechen, kann das auf befreundete Fachkräfte und Interessent:innen anziehend wirken – ein großes Plus auf einem angespannten Arbeitsmarkt. Arbeitgebende stärken damit ohne einen Cent auszugeben ihr Employer Branding.
• Mit einem professionellen Offboarding (unter Einhaltung von Kündigungsfristen und Dokumentation aller Unterlagen) lassen sich bei einem Personalaustritt Rechtsstreitigkeiten vermeiden, die einem Unternehmen empfindliche Kosten bescheren könnten.

Wie lange genau ein Offboarding-Prozess dauert, hängt vom Kündigungsgrund und dem Unternehmen ab. Grundsätzlich kann man von mehreren Tagen bis Wochen ausgehen.

Wer die folgenden Schritte im Offboarding-Prozess berücksichtigt, stellt sicher, dass der Abschied für alle Beteiligten positiv verläuft und ein konstruktiver Übergang möglich ist. Verschiedene Abteilungen und Teams spielen sich dabei im Idealfall die Bälle zu:

Aufgaben der Führungskraft

Vorgesetzte haben beim Offboarding einige wichtige Aufgaben zu erledigen. Zum einen müssen sie alle Betroffenen von der Kündigung zu informieren. Neben der Personalabteilung sollte auch das eigene Team frühzeitig Bescheid wissen, die involvierten Kunden müssen ebenfalls informiert werden. Auch wenn der Austritt transparent kommuniziert und erklärt werden sollte, ist es wichtig, stets den Datenschutz des ausscheidenden Kollegen zu beachten.  

Der Vorgesetzte kann dem scheidenden Mitarbeitenden anbieten, ihn bei seinem weiteren beruflichen Werdegang zu unterstützen. Beim Exit-Interview können sich beide Seiten Feedback geben und einholen.  

Meist beinhaltet das Offboarding auch eine Abschiedsfeier bzw. einen Ausstand. Je nach Unternehmen, Position und Betriebszugehörigkeit variiert, wer alles aus der Belegschaft dazustößt. Führungskräfte können ein Geschenk besorgen, eine Abschiedskarte mit Unterschriften der Teammitglieder vorbereiten oder auch die Getränke spendieren. Genauso wie Onboarding-Geschenke neue Teammitglieder willkommen heißen, können Offboarding-Geschenke einen guten letzten Eindruck hinterlassen.

Sie wünschen sich zusätzliche Tipps? Dann lesen Sie auch unseren Beitrag „Abschied von Kolleg:innen: Niemals geht man so ganz“.

Aufgaben der Personalabteilung

Die Personalabteilung nimmt beim Offboarding eine Schlüsselposition ein. Sie sollte rechtzeitig informiert werden, egal ob ein:e Mitarbeiter:in freiwillig geht oder die Trennung vom Unternehmen ausgeht.  

Wichtig ist, dass alle rechtlichen Fragen geklärt sind. Im Fall einer Kündigung (z. B. nach einem Fehlverhalten des Mitarbeitenden) muss HR die Rechtstkräftigkeit ggf. in Rücksprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht sicherstellen. Die Personalabteilung kümmert sich auch um ev. verbleibenden Urlaubsanspruch und Berechnung des letzten Arbeitstages.  

In Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten erstellt die Personalabteilung zudem das Arbeitszeugnis und kümmert sich bei Bedarf um weitere Referenzen. HR und/oder die Teamleitung leitet auch ein Feedbackgespräch ein – schließlich verfügt der oder die Mitarbeiter:in über jede Menge wertvolles Know-how. In diesem Exit-Gespräch wird der Mitarbeitende zu den Gründen der Kündigung, zu persönlichen Eindrücken rund um die Unternehmenskultur, die Stimmung im Team sowie zu Tipps und Verbesserungsvorschlägen befragt. 

Die Personalabteilung wird in Rücksprache mit der Teamleitung auch das Recruiting starten und einen oder eine geeignete:n Nachfolger:in suchen.  

Viele Unternehmen möchten mit ihren ehemaligen Angestellten in Kontakt bleiben und ihr Netzwerk ausbauen. Über den Unternehmensnewsletter können ehemalige Kolleg:innen auch in Zukunft auf dem Laufenden gehalten werden.

Aufgaben der Buchhaltung

Die letzte Gehaltsabrechnung, offene noch zu erstattende Posten, ggf. die Berechnung einer Abfindung und weitere finanzielle Angelegenheiten müssen von der Buchhaltung rechtzeitig erledigt werden.

Aufgaben der scheidenden Mitarbeitenden

Auch der:die scheidende Angestellte hat vor dem Weggang einiges zu erledigen. Dazu zählen u. a.: 

• die formale Bestätigung der Kündigung
• die Planung von Übergabe- und Abschlussgesprächen
• das Entfernen privater Daten und persönlicher Unterlagen vom Firmenhandy, aus dem E-Mail-Postfach, vom persönlichen Laufwerk, aller Ausdrucke und Fotos am Arbeitsplatz
• ein detaillierter Wissenstransfer in Form einer chronologischen Dokumentation aller Aufgaben und offener Projekte (erleichtert die Übernahme durch Kolleg:innen und die Einarbeitung des Nachfolgers)
• die Rückgabe von Unternehmenseigentum

HR kann dazu ein Dokument aushändigen, in dem alle Schritte erklärt werden. Damit fällt es dem:der Mitarbeiter:in leichter, nichts Wichtiges zu vergessen.

Aufgaben der IT

Das Deaktivieren von Zugängen und die Rückgabe von Firmeneigentum sind wichtige Schritte im technischen Offboarding-Prozess. Konkret geht es um folgende Punkte:

• Geschäftswagen und Betriebshandy einziehen
• Hardware wie Laptop, Tablet, externe Festplatten oder USB-Speicher einziehen
• Zugriffsrechte auf Hardware, Software, Cloud und alle Laufwerke entziehen 
• Zugangs- und Zugriffsrechte entziehen (Schlüssel und Tokens)

Datenschutz beim Offboarding

Auch im Offboarding-Prozess gilt die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere in Bezug auf die Personalakte. Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, erarbeiten Sie ein  Löschungskonzept mit allen Löschungsfristen.  

Während des Offboarding-Prozesses hat es sich bewährt, eine Umlaufliste bzw. einen Laufzettel für die Rückabwicklung zu erstellen, auszufüllen und vom Mitarbeitenden bestätigen zu lassen. Sorgen Sie dafür, dass auf der Website, im Intranet und in Social-Media-Kanälen alle Fotos und Informationen rund um den Mitarbeitenden getilgt werden. Stellen Sie im E-Mail-Postfach eine Vertretungsregelung bzw. Abwesenheitsnotiz ein.

Greifen Sie für einen professionellen beruflichen Trennungsprozess auf unsere ausführliche Offboarding-Checkliste PDF zurück, die Sie hier kostenlos herunterladen können. Damit behalten Sie im gesamten Offboarding-Prozess stets den Überblick und vergessen keine wichtige Aufgabe. 

Wenn Sie Ihre HR-Prozesse bereits digitalisiert haben, können Sie auch Automate Offboarding nutzen. Mehr zur Digitalisierung von HR-Prozessen haben wir in unserem Beitrag „Wie Sie sich als Personaler:in das Leben leichter machen“ zusammengefasst.

Nutzen Sie für eine berufliche Trennung einen standardisierten Offboarding-Prozess, um alle Aufgaben erledigt zu bekommen und den Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl auf seinen weiteren Weg zu entlassen. Das stärkt auch Ihr Employer Branding. Eine Offboarding-Checkliste kann dazu einen entscheidenden Beitrag leisten.

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