Talentpools: aktives Recruiting für zukünftige Personalbedarfe

Unternehmen nutzen Talentpools, um die Kontaktdaten potenzieller Kandidat:innen oder Talente für zukünftige Jobpositionen zu verwalten. Sie kommen vor allem im Active Sourcing zum Einsatz: Recruiter:innen identifizieren proaktiv Kandidat:innen für offene Positionen, sprechen sie an und gewinnen sie für eine Bewerbung. Mit welchen Vor- und Nachteilen die Nutzung von Talentpools verbunden sind, wie Sie einen Bewerberpool in sechs Schritten aufbauen und welche Datenschutzaspekte es zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

• Was ist ein Talentpool?
• Talentpool: Vorteile
• Talentpool: Nachteile
• Talentpool aufbauen in sechs Schritten
• Datenschutz im Talentpool
• Fazit

Bei einem Talentpool, auch als Kandidatenpool, Interessentenpool oder Bewerberpool bezeichnet, handelt es sich um ein System bzw. eine Datenbank, in der die Kontaktdaten potenzieller Kandidat:innen oder Talente verwaltet werden. Diese zeichnen sich durch Fähigkeiten, Qualifikationen und Eigenschaften aus, die für zukünftige Jobpositionen relevant sein könnten. Gerade angesichts des Fachkräftemangels wird Talentmanagement in der Personalbeschaffung von Unternehmen immer relevanter.

Folgende Informationen über die Talente sind relevant, um die Eignung der Person für eine Vakanz bewerten zu können:

• Qualifikationen
• Stärken und Schwächen
• Lebenslauf
• Einschätzung des Match Fit (in Bezug auf offene Positionen)
• Einschätzung des Cultural Fit (in Bezug auf die Unternehmenskultur)

Talentpools werden vor allem im Active Sourcing genutzt. Bei Active Sourcing handelt es sich um eine aktive Recruiting-Methode: Personalverantwortliche identifizieren proaktiv potenzielle Kandidat:innen für offene Stellen, sprechen diese an und gewinnen sie für eine Bewerbung.

Es werden zwei Arten von Interessentenpools unterschieden und separat betrachtet:

• Externe Talentpools: In diesen sind Personen außerhalb eines Unternehmens gelistet, mit denen das Unternehmen z. B. durch Bewerbungsgespräche bereits Kontakt hatte. Externe Interessentenpools können ein wertvolles Instrument für langfristige Wettbewerbsfähigkeit und gesundes Wachstum darstellen.
• Interne Talentpools: Diese bestehen aus aktuellen Mitarbeitenden. Sie stehen im Zusammenhang mit diversen weiteren Themengebieten, wie z. B. der Personalentwicklung.

Was ist der Unterschied zwischen einem Talentpool und einer Recruiting-Kampagne? Recruiting-Kampagnen zählen ähnlich wie Bewerberpools zu Maßnahmen zur Personalbeschaffung. Sie unterscheiden sich jedoch in ihren Zielen und damit auch in den dahinterliegenden Ansätzen: Die Kampagnen sind kurz- bis mittelfristige Initiativen mit dem Ziel, offene Stellen zu besetzen. Interessentenpools hingegen sind langfristig ausgelegt mit dem Ziel, eine Gruppe qualifizierter Talente aufzubauen, die bei Bedarf rekrutiert werden können.

Was bringt ein Talentpool? Unternehmen profitieren in verschiedenen Bereichen von einer Auswahl potenzieller Kandidat:innen:

• Schnelleres Recruiting: Verfügt ein Unternehmen über einen gut gepflegten Talentpool, kann es Vakanzen in der Regel schneller nachbesetzen, da die Fachabteilungen Kandidat:innen mit den erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten aus dem Pool vorselektieren können.
• Kosteneffizienz: Werden Personen aus dem Kandidatenpool eingestellt, fallen kostenintensive Personalbeschaffungsmaßnahmen wie das Schalten von Stellenanzeigen oder die Beauftragung von Headhunter:innen weg.
• Kandidat:innen mit den geforderten Qualifikationen: Mit einem Bewerberpool fällt es Arbeitgebern leichter, Personen, die die geforderten Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen vorweisen, zu identifizieren. Auch der Cultural Fit kann mitberücksichtigt werden.
• Aufbau langfristiger Beziehungen: Regelmäßige Interaktion mit Personen aus der Talent Community unterstützt den Aufbau langfristiger Beziehungen sowie die Bindung potenzielle Kandidat:innen.

Gleichzeitig ist die Nutzung eines Talentpools mit Risiken und Nachteilen für Arbeitgeber verbunden:

• Risiko der Stagnation: Unternehmen könnten dazu tendieren, sich auf ihnen bekannte Kandidat:innen zu fokussieren und dabei neue Talente außerhalb des Bewerberpools zu übersehen. Dies könnte die Vielfalt und Innovationskraft einschränken.
• Datenschutz- und Compliance-Vorschriften: In Bezug auf die Verwaltung eines Bewerberpools müssen bestimmte Datenschutz- und Compliance-Vorschriften eingehalten werden. Dies betrifft vor allem die Speicherung und Verarbeitung von persönlichen Daten der Talente.
• Ressourceneinsatz: Einen Talentpool aufzubauen und zu pflegen benötigt kontinuierlich Zeit und Ressourcen seitens der Personalabteilung.
• Überqualifizierte Bewerber:innen: Die Nutzung eines Kandidatenpools ist mit dem Risiko verbunden, für Vakanzen überqualifizierte Kandidat:innen zu identifizieren. Mögliche Folgen hiervon sind eine geringe Mitarbeiterbindung sowie eine höhere Fluktuationsrate.

Beim Aufbau eines Bewerberpools gilt es sechs wesentliche Schritte zu beachten. Nachdem Kriterien zur Aufnahme in den Pool festgelegt und Talente identifiziert wurden, werden deren Kontaktinformationen in einer Datenbank oder einem CRM-System erfasst, um bei zukünftigen Vakanzen darauf zurückgreifen zu können.

Wie baut man einen Talentpool auf?

1. Bedarfsanalyse durchführen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf. Definieren Sie die für zukünftige Stellenanforderungen erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen.

2. Zielgruppen definieren: Bestimmen Sie die Zielgruppen für Ihren Kandidatenpool basierend auf den identifizierten Personalbedarfen und den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen oder Positionen.

3. Geeignete Talente finden: Aus einer Vielzahl an Kanälen sollten diejenigen ausgewählt werden, die sich am besten dafür eignen, Interessent:innen mit den vorab definierten Fähigkeiten, Qualifikationen und Einstellungen anzusprechen und für das eigene Unternehmen zu begeistern.

Wo Kandidat:innen für den Talentpool zu finden sind:

• Karrieremessen, Fachmessen, Networking-Events
• E-Recruiting: Jobbörsen, Soziale Medien
• Mitarbeiterempfehlungen
• Hochschulmarketing
• Initiativbewerbungen
• Active Sourcing
• Ehemalige Bewerber:innen
• Interne Wechsel
• Ehemalige Mitarbeitende

Beim Aufbau eines Talentpools ist Qualität stärker zu gewichten als Quantität. Dies reduziert bei akutem Personalbedarf den Aufwand, passende Kandidat:innen zu finden.

4. Daten erfassen und verwalten: Administrieren Sie die Daten der Kandidat:innen in einem geeigneten System oder einer Datenbank. Legen Sie zu Beginn Kriterien zur Segmentierung des Talentpools fest. Die Struktur hilft, diesen effektiv zu nutzen und Vakanzen zielgerichteter zu besetzen.

Die Kriterien zur Segmentierung sollten Sie auf Ihr Unternehmen abstimmen. Häufig werden folgende Kriterien zur Segmentierung genutzt:

• Standort
• Verfügbarkeit
• Abschluss
• Qualifikation
• Erfahrung
• Wunschposition

Stellen Sie zudem sicher, dass die Daten sicher und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen (siehe unten) gespeichert werden.

5. Kontakte pflegen: Durch kontinuierliche Interaktion in Form von relevanten Inhalten, Firmenneuigkeiten und Karrieremöglichkeiten schaffen Sie eine Talent Community und erhalten das Interesse der Talente an einer Position in Ihrem Unternehmen.

6. Talentmanagement kontinuierlich optimieren: Basierend auf dem Feedback von Kandidat:innen und Analysen Ihrer Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung können Sie Ihre Strategien neu ausrichten, um Ihr Talentmanagement zu verbessern und Ihre Talent Community noch attraktiver zu gestalten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In Bezug auf das Thema Bewerberpool Datenschutz gilt es daher, ein paar Aspekte zu beachten:

• Transparenz und Informationspflicht: Art. 13 DSGVO legt fest, dass Unternehmen Bewerber:innen über die Art der Datenerhebung, den Zweck ihrer Verwendung, die Speicherfristen und die Datenschutzpraktiken informieren müssen.
• Einwilligung der Personen: Gemäß Art. 6 (1) a DSGVO müssen Kandidat:innen der Speicherung und Verarbeitung ihrer persönlichen Daten im Bewerberpool zustimmen.
• Datensicherheit: Die Sicherheit der im Talentpool gespeicherten Daten ist vom Unternehmen aus technischer und organisatorischer Sicht zu gewährleisten. Dazu zählen Maßnahmen zur Verhinderung unbefugten Zugriffs, Datenverschlüsselung, regelmäßigen Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen und Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit sensiblen Daten.
• Zeitlich begrenzte Datenspeicherung: Speicherfristen sollten vorab festgelegt werden. Nach Ablauf dieser Fristen sind Daten sicher zu löschen oder anonymisieren.

Ein Talentpool ist eine langfristige Strategie zur Identifizierung, Ansprache, Pflege und Verwaltung potenzieller Kandidat:innen. Das Ziel ist, proaktiv und langfristig Beziehungen zu qualifizierten Bewerber:innen aufzubauen, um bei einem zukünftigen Personalbedarf auf diese Kontakte zurückgreifen zu können.

Talentpools haben das Potenzial, sehr nützlich für die Personalbeschaffung zu sein. Dies erfordert jedoch eine übergreifende Strategie und Aufwand seitens der HR-Abteilung für den Aufbau und die Pflege. Gleichzeitig ist die Nutzung (vor allem aus datenschutzrechtlicher Sicht) mit Risiken verbunden.

• Was ist der War for Talent?
• New Hiring: Was Sie über Personalbeschaffung in der Arbeitswelt von Morgen wissen müssen
• Was ist Human Capital Management und welche Lösungen bietet es?
• Vorteile des Employee Life Cycle sofort nutzen: So geht‘s