Interne Personalbeschaffung als Antwort auf den Fachkräftemangel

2022 erreichte der Fachkräftemangel sein bisheriges Rekordhoch: Industrieübergreifend fehlt es an fachlich qualifizierten Arbeitskräften. Das hat negative Konsequenzen für die Geschäfte der Unternehmen. Personalbeschaffung als Kernaufgabe von HR wird somit zur akuten Herausforderung. Die Unterschiede zwischen externer und interner Personalbeschaffung sowie deren Methoden, Vor- und Nachteile behandeln wir in diesem Beitrag.

• Fachkräftemangel und die Rolle des Recruiting
• Externe Personalbeschaffung
• Interne Personalbeschaffung: So geht‘s
• Vorteile interner Personalbeschaffung
• Nachteile interner Personalbeschaffung
• Fazit und Handlungsempfehlungen

Im Herbst 2023 gaben 58 Prozent von 24.000 befragten deutschen Industrieunternehmen an, den Fachkräftemangel als Geschäftsrisiko für ihr Unternehmen innerhalb der nächsten Monate zu sehen. Die Konsequenzen des Fachkräftemangels sind bereits in den Wirtschaftsbußen zu erkennen.

Über diverse Branchen hinweg ist die Personalbeschaffung für HR-Abteilungen mit die größte Herausforderung. Die Personalbeschaffung lässt sich der Personalwirtschaft zuordnen und zielt darauf ab, Arbeitskräfte zu rekrutieren. An erster Stelle im Personalbeschaffungsprozess steht die Planung des Personalbedarfs. Diese orientiert sich an der sog. M.A.Z.O.-Formel: Für die jeweiligen Anforderungen ausreichend qualifizierte Mitarbeitende müssen in ausreichender Anzahl zur richtigen Zeit und am richtigen Ort vorhanden sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, offene Stellen zu besetzen und somit den Personalbedarf zu decken. Grundlegend wird zwischen externer und interner Personalbeschaffung unterschieden.

Die externe Personalbeschaffung zielt darauf ab, Personen außerhalb des Unternehmens neu einzustellen.

Im Gegensatz dazu fokussiert sich die interne Personalbeschaffung auf bestehende Mitarbeitende zur Stellenbesetzung.

1. In einem ersten Schritt im Einstellungsprozess – sowohl bei externer als auch bei interner Personalbeschaffung – steht das Erstellen einer Stellenbeschreibung an. Diese konkretisiert Aufgaben, Ziele und zuständige Bereiche einer Stelle. In Verbindung dazu werden die spezifischen Anforderungen an Bewerber:innen auf diese Stelle festgelegt. Dies umfasst sowohl fachliche Kompetenzen als auch Soft Skills.

2. Vakante Positionen können auf verschiedenen Wegen an Mitarbeitende innerhalb der Organisation vergeben werden:

• Interne Stellenausschreibungen: Die Organisation veröffentlicht eine interne Stellenanzeige und die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, sich aktiv darauf zu bewerben (z. B. auf einer internen Karriereseite).
  Die Stelle kann in zahlreichen internen Kanälen veröffentlicht werden: Mitarbeitermagazin, Intranet, einem geschützten Bereich auf der Karrierewebsite des Unternehmens, Newsletter oder dem altbekannten „Schwarzen Brett“.
• Versetzungen: Erfüllen Mitarbeitende die Anforderungen einer offenen Stelle in einer anderen Abteilung, können sie in diese versetzt werden.
• Nominierung durch Vorgesetzte und Kolleg:innen: Mitarbeitende, die die Anforderungen für eine vakante Stelle erfüllen, können von ihren Vorgesetzten für diese Position empfohlen werden. In dem Fall sind Transparenz und Vergleichbarkeit der Empfehlungen besonders wichtig, um Misstrauen und Diskriminierung vorzubeugen.
• Beförderungen: Mitarbeitenden werden durch eine Beförderung Entwicklungsperspektiven ermöglicht. Eine Bewertung der Qualifikation der Mitarbeitenden anhand von Leistungskennzahlen und Einschätzung der Vorgesetzten sollte einer Beförderung vorangehen.
• Übernahme von Auszubildenden: Es lohnt sich außerdem, die Bindung qualifizierter Auszubildender an das Unternehmen frühzeitig zu stärken, um diese nach Abschluss der Ausbildung als Festangestellte zu übernehmen.

3. HR sichtet in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Fachabteilung die eingehenden Bewerbungen und trifft eine Entscheidung.

Was es zu berücksichtigen gilt:

• Benötigt ein:e Bewerber:in weitere Fortbildungen, um die Stelle antreten zu können?
• Wie wird die freiwerdende Stelle nachbesetzt?

Findet sich kein:e passende:r Bewerber:in unter den bestehenden Mitarbeitenden, wird auf externe Personalbeschaffungsmaßnahmen zurückgegriffen.

4. Der letzte Schritt im Einstellungsprozess beinhaltet die Vorbereitung des internen Onboarding-Prozess.

Talentmobilität

Im Zusammenhang mit interner Personalbeschaffung ist Talentmobilität ein wichtiger Begriff. Cornerstone hat über 700 Personen in Führungspositionen und über 1400 Mitarbeitende aus Nordamerika, Europa, dem Nahen Osten und Afrika sowie Asien-Pazifik befragt. Der Talent Health Index betrachtet die Effektivität und den Reifegrad unternehmerischer Talent-Programme. Er identifiziert Talentmobilität als eine von sieben Dimensionen von Talentzufriedenheit. Talentmobilität bezieht sich konkret darauf, dass das Management die Nachfolgeplanung forciert und dafür proaktiv intern und extern rekrutiert. Mitarbeitende können offene Positionen, Projekte und Gig-Initiativen sowie Stellenanforderungen und dazugehörige Skills transparent einsehen.

In der Auswertung fällt Deutschland über alle Dimensionen der Talentzufriedenheit hinweg in die administrative Stufe: die zweite von vier und weist damit Potenzial zur Optimierung auf. Auffällig ist zudem, dass europäische Mitarbeitende den Erfolg ihres Unternehmens bei der Umsetzung interner Mobilität um 10 Prozent schlechter bewerten als Mitarbeitende aus den beiden anderen Regionen. Programme zur Förderung der internen Talentmobilität weisen ebenfalls Verbesserungsbedarf auf: so sind z. B. 41 Prozent der befragten Angestellten der Meinung, dass sie nicht alles haben, was sie zur Entwicklung ihrer Skills benötigen.

Beide Formen der Personalbeschaffung bieten verschiedene Vorteile für Unternehmen. Von der internen Personalbeschaffung profitieren Unternehmen vor allem durch:

• Kürzere Time-to-hire: Administrative Prozesse wie Hintergrundüberprüfungen und Sicherheitschecks benötigen bei internen Bewerber:innen oft weniger Zeit. Dies hat eine kürzere Time-to-Hire zur Folge. Diese Recruiting-Kennzahl erfasst die durchschnittliche Dauer zur Besetzung einer offenen Position und kann zur Bewertung der Arbeit des Recruiting-Teams herangezogen werden.
• Schnellere Einarbeitung: Bestehende Mitarbeitende kennen die Strukturen, Prozesse und Kultur des Unternehmens bereits. Daher benötigen sie eine kürzere Einarbeitungszeit im Vergleich zu externen Neueinstellungen.
• Geringere Cost-to-hire: Interne Kandidat:innen zu rekrutieren ist häufig kostengünstiger. Gründe dafür sind ausbleibende externe Recruiting-Gebühren und effizientere Bewerbungs- und In dem Zusammenhang ist ebenfalls das anschließende Gehalt zu erwähnen. Ein attraktives Gehalt ist einer der Hauptpunkte, die Personen zu einem Jobwechsel motivieren. Das Rekrutieren von Personen außerhalb der Organisation ist meist mit einer Gehaltserhöhung verbunden. Dies kann durch interne Stellenbesetzung vermieden werden.
• Geringeres Risiko von Fehlbesetzungen: Gesammelte HR-Daten stellen zuverlässige Informationen zu den Qualifikationen bestehender Mitarbeitender bereit und erleichtern somit eine Einschätzung der Eignung für die zu besetzende Stelle.
• Förderung der Unternehmenskultur: Interne Mitarbeitende kennen die Unternehmenskultur bereits. Dadurch reduziert sich auch das Risiko einer Fehlbesetzung, da sich bereits in der Vergangenheit gezeigt hat, dass der:die Mitarbeitende gut in das Unternehmen passt.
• Motivation und Mitarbeiterbindung: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Beförderung innerhalb des Unternehmens wirken sich positiv auf die Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Ebenso stärken sie die Mitarbeiterbindung. Dies bestätigen auch die Ergebnisse einer Studie von Cornerstone und Lighthouse: 70 Prozent der befragten Mitarbeitenden gaben an, eher bei ihrem Arbeitgeber zu bleiben, wenn dieser ihnen kontinuierlich Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet.

Neben Karriereperspektiven können auch Mitarbeiter-Benefits die Motivation der Arbeitnehmenden stärken sowie deren Bindung an das Unternehmen steigern. Die Gesetzgebung erlaubt Arbeitgebern, Essenszuschüsse an Mitarbeitende zu gewähren – eine attraktive Alternative zur Gehaltserhöhung, bei der Mitarbeitende mehr netto vom brutto erhalten.

Gleichzeitig bringt die interne Personalbeschaffung auch Nachteile mit sich:

• Fehlende Qualifikationen innerhalb Belegschaft: Aufgrund des begrenzten Bewerberpools ist es nicht unwahrscheinlich, dass bestehende Mitarbeitende die gewünschten Anforderungen für eine offene Position (siehe M.A.Z.O.-Formel) nicht mitbringen.
• Arbeitskraft fehlt an anderer Stelle: Durch die Versetzung von Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens gilt es, deren vorige Stelle nachzubesetzen.
• Kosten für Qualifizierungen und Fortbildungen: Bei der Stellenbesetzung durch Personen aus dem bestehenden Mitarbeiterpool kommt es vor, dass diese weitere Qualifizierungen und Fortbildungen benötigen, um die Anforderungen vollständig zu erfüllen. Diese Kosten fallen für das Unternehmen an.
• Vorübergehend Mehrarbeit: Durch den Wechsel zwischen Abteilungen fällt vorübergehend für den:die Mitarbeitende Mehrarbeit an: er:sie muss den Bewerbungsprozess absolvieren, die Übergabe an die nachfolgende Person vorbereiten und erneut das Onboarding in der neuen Abteilung absolvieren.
• Keine neuen Impulse: Die Entscheidung gegen Personen außerhalb der Organisation verhindert potenzielle neue kreative Impulse von außen, u.a. für die Unternehmenskultur. Nach einiger Zeit setzt bei Mitarbeitenden die sog. „Betriebsblindheit“ ein und es wird hauptsächlich innerhalb bestehender Strukturen gedacht.
• Risiko von Motivationsverlust bei Absage oder fehlender Anerkennung: Interne Personalbeschaffung kann durch Karriereentwicklungsperspektiven die Motivation der Arbeitnehmenden steigern. Gleichzeitig birgt sie aber auch das Risiko, dass Mitarbeitende ihre Motivation verlieren, wenn sie eine Absage auf ihre Bewerbung für eine andere Stelle im Unternehmen erhalten. Ebenso kann es vorkommen, dass eine Beförderung mit mehr Verantwortung einhergeht, dies aber nicht entsprechend mit einer Gehaltserhöhung honoriert wird. So riskieren Unternehmen den Verlust qualifizierter Mitarbeitender.

In Zeiten von akutem Fachkräftemangel wird die interne Personalbeschaffung aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile als Mittel, um offene Stellen zu besetzen und somit qualifizierte Mitarbeitende zu halten, zunehmend attraktiver. Vor allem die Möglichkeit von Talentmobilität kann ein potenzieller Wettbewerbsvorteil sein, den Unternehmen nutzen sollten. Es hat sich auch gezeigt, dass sich Unternehmen mit internen und personalisierten Entwicklungsmöglichkeiten besser im Kampf um Fachkräfte behaupten. Dennoch sollte immer situationsabhängig zwischen externer und interner Personalbeschaffung abgewogen werden.

Trotz des Potenzials interner Personalbeschaffung besteht in der Hinsicht noch Handlungsbedarf in Unternehmen. Klare Karrierepfade fördern hier die berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitenden. Welche Aspekte hierfür essenziell sind:

• Transparenz hinsichtlich neuer Chancen
• Regelmäßige Mitarbeitergespräche um über die bisherige Entwicklung und weitere Potenziale zu sprechen
• Talent Sharing statt Talent Hoarding: Umfassender Einsatz unterschiedlicher Kompetenzen und Erfahrungen über Teams hinweg

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