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Was ist Workforce Management? So geht strategische Personalplanung!

by | Sep 8, 2023 | Arbeitswelt im Wandel

Strategisches Workforce Management (WFM) hilft Unternehmen dabei, agil und flexibel auf aktuelle Herausforderungen der New Work Arbeitswelt zu reagieren. Darin enthalten sind alle Prozesse, welche die Kapazitäts- und Einsatzplanung von Personal verbessern und die Produktivität steigern. Welche Abläufe das genau sind und wie Sie sie nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist Workforce Management?

Der Begriff Workforce Management umschreibt einen komplexen Rahmen aus Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeiter:innen anhand der Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Workforce Management zielt darauf ab, eine Strategie zu entwickeln, um Personal basierend auf Kapazitäten und Bedarf so effektiv und effizient wie möglich einzusetzen. So soll eine Optimierung der Produktivität erreicht werden.
Geprägt wurde der Begriff in den 1980er Jahren vor allem in Call Centern. Digitale Transformation und Co. erweiterte seine Relevanz aber auf andere Aspekte der Arbeitswelt. Beispielsweise kann WFM (Workforce Management) bei die Personaleinsatzplanung auch in Modellen mit flexiblen Arbeitszeiten und Arbeitsorten erleichtern.
Gerade die Bedingungen während der Corona-Pandemie zeigten, dass moderne HR digitales Workforce Management braucht. So stieg laut Gartner Report 2020 die Nachfrage nach Workforce Management Software um mehr als 27 Prozent im Vorjahresvergleich.

Was ist ein gutes Workforce Management?

Die Ziele von Workforce Management sind, dass die richtigen Mitarbeiter:innen …

  • in der passenden Anzahl
  • zum richtigen Zeitpunkt
  • am richtigen Ort zur Verfügung stehen
  • und die für sie passenden Aufgaben
  • mit den vorhandenen Arbeitsmitteln

… bewältigen können.

Sind Workforce Management und Personalplanung dasselbe?

Die Workforce Management Definition beschreibt sie als den Prozess, mit dem Mitarbeiterproduktivität erhalten und gesteigert werden soll. In ihm sind Personalplanung und die Personaleinsatzplanung wichtige Elemente, die jedoch unterschieden werden müssen.
Je professioneller die Personalplanung im Rahmen eines mehrstufigen WFMs erfolgt, desto besser werden Mitarbeiter:innen ihren Fähigkeiten und dem Bedarf des Unternehmens entsprechend eingesetzt. So können genauere Bedarfsprognosen erstellt, Kennzahlen festgelegt und Leistungen für die HR-People-Analytics gesammelt und optimiert werden.

Wie funktioniert Workforce Management?

Der Workforce Management Process Flow ist ein kontinuierlicher Kreislauf. Bei der Einführung beginnt er mit vorbereitenden Analysen. Basierend auf diesen wird ein System geplant, das zum jeweiligen Unternehmen passt. Durch permanentes Controlling wird eine Optimierung der Prozesse und letztendlich der Produktivität angestrebt. Das Kennzeichen eines funktionierenden Workforce Managements ist die nahtlose Verzahnung der einzelnen Prozessschritte, die nicht isoliert nebeneinanderstehen, sondern ineinandergreifen.

Eine mögliche Prozesskette für Workforce Management

Wie wird Workforce Management eingeführt? Das unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, aber eine mögliche Prozesskette dafür finden Sie hier.

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Bedarfsanalyse

Welche relevanten Einflussgrößen lösen den Personalbedarf aus?

  • Anzahl Anrufe in Call Centern
  • Anzahl Kunden am Point of Sale
  • Anzahl Sendungen in der Logistik
  • Wie verteilen sich die Einflussgrößen auf Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Jahr)?
  • Welche Sondereffekte sind einzubeziehen? (Marketingaktionen, saisonale Effekte)
  • Wie hoch sind die Arbeitsaufwände bei bestimmten Aufgaben?

Personalbedarfsermittlung

  • Anzahl benötigter Mitarbeiter:innen?
  • Wann bzw. wie lange?
  • An welchem Standort?
  • Mit welcher Qualifikation?
  • Welche Ressourcen benötigen die Arbeitnehmer:innen?

Personalstrukturanpassung

  • Wie sieht die optimale Personalstruktur für die jeweiligen Teams, Bereiche und Betriebe aus?
  • Wie lässt sich die bestehende Personalstruktur optimieren?
  • Personaleinsatzplanung mittelfristig und kurzfristig
  • Quantitative Personaleinsatzplanung – Personalbedarf und zukünftiger Personalbestand müssen deckungsgleich sein
  • Qualitative Personaleinsatzplanung – Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen müssen auf Anforderungen passen
  • Zeitliche und räumliche Personaleinsatzplanung – Standorte und Saisonspitzen betrachten

Gestaltung von Arbeitszeitmodellen

  • Welche Modelle werden zur Deckung der operativen, umsatzorientierten und serviceorientierten Ansprüche benötigt
  • Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeiter:innen?
  • Wie werden Arbeitszeiten erfasst und bewertet? (Zeitwirtschaft)

Controlling

  • Bewahrheiten sich die Prognosen?
  • Wirken die Maßnahmen?
  • Wo gibt es Optimierungsbedarf?

10 Vorteile von Workforce Management

Workforce Management vereint wichtige HR-Prozesse und hilft dabei, Unternehmen zukunftsfähiger zu machen. Besonders Cloud Workforce Management kann als Contact Center zwischen Bedarfstreiber und den nötigen Fachkräften genutzt werden. Hier sind die wichtigsten Vorteile.

10 Vorteile von Workforce Management sind:

  • Agilität beim Eintreten plötzlichen Veränderungen jeder Art durch flexible Arbeitszeitmodelle
  • Kosteneinsparungen durch den Abbau teurer Über- und Unterkapazitäten beim Personal
  • Optimierung der Personalkapazitäten und dadurch Senkung unproduktiver Arbeitszeiten
  • Einhalten von Arbeitszeiten mithilfe effizienter Zeiterfassung
  • Fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen auf Basis einheitlicher Daten
  • Senken der Fluktuationsrate, denn Beschäftigte gelangen seltener an ihre Kapazitätsgrenzen
  • Motivation, denn Mitarbeiter:innen werden entsprechend ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen eingesetzt bzw. fortgebildet
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch Betreuung von passenden Mitarbeiter:innen
  • Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
  • Höhere Produktivität, weil Personalprozesse sauber ineinandergreifen

In welchen Branchen sind Workforce Management Skills besonders wichtig

Workforce Management (deutsch: Personaleinsatzplanung) ist ein branchenübergreifend wichtiger Skill. Eine besondere Rolle spielen in der modernen Arbeitswelt:

  • Workforce Management Logistik
  • Workforce Management Produktion
  • Workforce Management Call Center
  • Workforce Management Handel
  • Workforce Management Retail

Workforce Management erfolgreich einsetzen

Workforce Management ist ein komplexer Prozess, der aber die Zukunftssicherheit von Unternehmen gewährleistet. Anhand der strukturierten Daten können Analysen und Prognosen getroffen werden. Mit deren Hilfe ist ein vorausschauendes Personalmanagement möglich.

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Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

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