Kann Bewerbermanagement-Software Ihren HR-Alltag erleichtern?

Langweilige Routineaufgaben hängen Ihnen zum Hals heraus? Statt Stellenanzeigen zu verfassen, Jobbörsen zu befüllen und Bewerbungsunterlagen zu sichten, hätten Sie gern mehr Zeit für Ihre Kandidat:innen und Mitarbeitenden? Dann könnte (Online) Bewerbermanagement-Software Ihren Recruitingprozess revolutionieren. Wie genau Bewerbermanagement-Software–Funktionen Sie als Personaler:in unterstützen, erfahren Sie hier. Plus die aktuell bestbewertete Bewerbermanagement-Software.

• Was gehört alles zum Bewerbermanagement?
• Was ist eine Bewerbermanagement-Software? 
• Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?
• Welche Bewerbermanagement-Systeme gibt es?
• Welche ist die beste Bewerbermanagement-Software?
• So wählen Sie die passende Bewerbermanagement-Software aus
• Bewerbermanagement-Software: Kosten
• Fazit

Das Bewerbermanagement (auch Applicant Tracking genannt) umfasst sämtliche Aspekte und Schritte im Bewerbungsprozess, vom Ausschreiben einer Stelle bis zur erfolgreichen Einstellung einer bzw. eines neuen Mitarbeitenden.  

Das sind die wichtigsten Phasen im Bewerbermanagement: 

• Erstellen von Stellenbeschreibungen (Anforderungsprofil, Festlegen der Qualifikationen) 
• Rekrutierung (über interne Ressourcen, Karriereseite, Personalvermittler, Online-Jobbörsen, soziale Medien) 
• Bewerbungseingang 
• Sichtung, Bewertung und Vorauswahl 
• Bewerbungsgespräche (per Videocall, Telefoninterview oder vor Ort) 
• Auswahl geeigneter Kandidat:innen 
• Angebotsphase (konkretes Jobangebot an ausgewählte Kandidat:innen, Verhandlungen über Gehalt und Benefits) 
• Vertragsunterzeichnung 
• Onboarding 
• Dokumentation und Reporting des Bewerbungsprozesses 
• Optimierung des Prozesses anhand von Feedback (von Bewerber:innen und internen Stakeholdern) 
• Aufbau eines Talent-Pools 

Die Implementierung von Technologien wie E-Recruiting und Bewerbermanagementsystemen kann den Prozess des Recruitings und der Bewerberverwaltung effizienter und transparenter gestalten.

Eine Bewerbermanagement-Software (BMS) ist eine spezialisierte Anwendung, die Unternehmen bei der effizienten Verwaltung des Bewerbungsprozesses unterstützt. Sie dient dazu, den gesamten Lebenszyklus eines bzw. einer Bewerber:in von der Bewerbung bis zum Onboarding zu organisieren und zu digitalisieren. 

Die Software bietet Funktionen wie die Erstellung von Stellenanzeigen, die Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen gleichzeitig (Multiposting) und die Sammlung von Bewerbungen an einem zentralen Ort. Sie ermöglicht die strukturierte Bewertung von Bewerbungsunterlagen und die einfache Kommunikation mit den Kandidat:innen. 

Ein zentrales Merkmal ist die Verwaltung von Bewerberdaten, von Kontaktdetails bis hin zu Qualifikationen und beruflichem Hintergrund. Dies erleichtert eine umfassende Beurteilung der Kandidat:innen und ermöglicht eine Filterung nach relevanten Kriterien. Schluss also mit Papierstapeln und Bewerbungsmappen!

Software-Tools im Bewerbermanagement bieten zahlreiche Erleichterungen im HR-Alltag.

Eine Bewerbermanagement-Software trägt dazu bei, den Auswahlprozess ökonomischer zu gestalten, die Qualität der Einstellungsentscheidungen zu verbessern und den Bewerbern eine einfache Interaktion zu ermöglichen. Und: Sie schenkt Personaler:innen Zeit, die in wertschöpfende Aufgaben fließen kann. 

Die Frage, für wen sich Bewerbermanagement-Software im Recruiting als Tool lohnt, lässt sich daher einfach beantworten: für alle Personalabteilungen, die ihre Rekrutierungsprozesse professionalisieren möchten – unabhängig von der Unternehmensgröße. Denn wenn geeignete Kandidat:innen leichter identifiziert und eingestellt werden können, verbessert das die Performance des gesamten Unternehmens. 

Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die eine breite Palette von Bewerbermanagement-Systemen offerieren. Einige beliebte und prominente Beispiele sind:  

• Coveto 
• D.Vinci 
• Talention 
• Concludis 
• E-Recruiter 
• Personio 
• SmartRecruiters 
• SAP SuccessFactors 

Welche die beste Bewerbermanagement-Software ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Das passende Tool hängt vom Unternehmen selbst und dessen Anforderungen ab.  

Faktoren wie Unternehmensgröße, Budget, Integration in bestehende Systeme sowie spezifische Anforderungen im Recruiting-Prozess müssen bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Möglicherweise ist für Ihr Unternehmen auch eine Software wie Recruitee ideal: ein cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem. 

Wenn Sie eine Orientierung suchen: Das Institute for Competitive Recruiting (ICR) führt regelmäßig Befragungen durch, um zu eruieren, welche Bewerbermanagement-Software für welche Unternehmensgröße aus Sicht der Nutzer:innen am besten geeignet ist. 2023 haben 2.600 Recruiter:innen verschiedene Software-Modelle anhand von 25 Kriterien beurteilt, u. a. in Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, das Bereitstellen von Kennzahlen oder die einfache Suche im Bewerberpool. Dabei wurden über 160 verschiedene Systeme bewertet.  

Die Top-Platzierungen im Jahr 2023 gingen an Coveto, D.Vinci, HCM4a11, Talention, Concludis, E-Recruiter, Avature, Beesite & Zucker.  

Eine Übersicht über die Ergebnisse finden Sie hier, der komplette Report lässt sich hier bestellen. 

Die Anforderungen an das Bewerbermanagement sehen in jedem Unternehmen ein wenig anders aus. Die folgenden drei Punkte helfen Ihnen, das für Sie passende Tool auszuwählen. Es sollte folgende Anforderungen erfüllen:  

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software klar strukturiert, einfach zu verstehen und lässt sie sich intuitiv bedienen? Haben Sie die entscheidenden Funktionen gleich im Blick? Gibt es eingängiges Schulungsmaterial bzw. eine Schulung vor Ort und einen Support, der auch wirklich bei Fragen hilft?
• Konfigurierbarkeit: Lässt sich die Software an Ihre speziellen Anforderungen anpassen? Können Sie beispielsweise benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Berechtigungen anpassen oder den Ablauf bzw. Workflow selbst bestimmen?
• Integrierbarkeit: Wahrscheinlich arbeitet auch Ihr Unternehmen mit bestimmten Systemen, die Sie im HR-Bereich unterstützen. Lässt sich die Bewerbermanagement-Software in dieses System integrieren? Nur so können Übertragungsfehler und gedoppelte Daten vermieden werden.

Die Kosten für ein Bewerbermanagementsystem (BMS) können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße erheblich variieren – vom zweistelligen bis in den vierstelligen Bereich.  

In der Regel gibt es verschiedene Preismodelle, darunter monatliche Abonnements, nutzungsbasierte Gebühren oder Lizenzkosten. Kleinere Unternehmen können oft mit kostengünstigeren Optionen beginnen, während größere Organisationen mit vielen Mitarbeitenden meist umfassendere und teurere Lösungen benötigen. Oft lassen sich die Tools für eine gewisse Zeit auch kostenlos testen – so sehen Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen.

Wer den Recruiting-Prozess ins 21. Jahrhundert holen möchte, kommt um eine Bewerbermanagement-Software wohl nicht herum. Da es eine Vielzahl an Systemen am Markt gibt, sollten Sie genau prüfen, ob das Tool Ihren individuellen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht.  

Dabei zahlt es sich meist aus, einmal in eine hochwertige Software zu investieren und langfristig von allen Vorteilen zu profitieren. Das erleichtert nicht nur Personaler:innen den Alltag, sondern auch Interessent:innen die Bewerbung.

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