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Bewerbungsprozess für Arbeitgeber: Alles rund um Ablauf, Zusage und Absage der Bewerbung

by | Sep 28, 2017 | Arbeitswelt im Wandel

Was macht einen guten Bewerbungsprozess für Unternehmen eigentlich aus: Welche Fragen dürfen und können Sie im Vorstellungsgespräch stellen? Wie sollten Arbeitgeber einem Bewerber absagen? Und was tun, wenn der Bewerber sich nicht mehr meldet? Wir beantworten die wichtigsten Fragen rund um den Prozess Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber.

Ablauf Bewerbungsprozess: die Stellenausschreibung

Bereits die Stellenanzeige entscheidet mit darüber, ob sich jemand für ein Unternehmen interessiert. Nutzen Sie hier Ihre Corporate Identity, die Sie auch dem Kunden gegenüber pflegen, um sich Bewerbern zu präsentieren. Falls Sie Bilder verwenden, ziehen Sie echte Bilder aus Ihrem Unternehmen heran und keine Symbolbilder. Zeigen Sie, wer Sie im Alltag sind und gestalten Sie Ihre eigene „Bewerbungsmappe“.

In den Stellenanforderungen oder Aufgabengebieten findet man sehr oft Standardfloskeln. Seien Sie auch hier kreativ. Was genau macht die Stelle aus und vor allem, was macht die Stelle so interessant, dass ein guter Mitarbeiter sie ausfüllen möchte? Auch Zusatzleistungen des Arbeitgebers können Sie hier einbinden. Dazu gehören Mitarbeiterbenefits wie die Lunchit App. Solche Benefits zeigen einem Jobwechsler, dass Ihre Mitarbeiter im Unternehmen einen hohen Stellenwert einnehmen.

Ablauf Bewerbungsprozess: die Antwort auf eine Bewerbung durch den Arbeitgeber

Wenn sich ein Bewerber für die Stelle interessiert, zeigen Sie, dass auch Sie sich für ihn interessieren. Das ist bei einer großen Menge an Bewerbungen nicht immer leicht, aber es ist wichtig, zeitnah eine Rückmeldung zu geben. Signalisieren Sie, dass Sie die Bewerbungen gründlich sichten und avisieren Sie einen Zeitraum, in dem er mit einer Rückmeldung rechnen darf – länger als zehn Tage sollte es nicht sein. Denn inzwischen suchen sich Arbeitnehmer den Arbeitgeber aus und haben möglicherweise viele Angebote auf dem Tisch.

Dürfen Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren frühere Arbeitgeber des Bewerbers anrufen? Dazu gibt es keine eindeutige gesetzliche Regelung, das Recht auf informationelle  Selbstbestimmung spricht aber dagegen – danach darf in Deutschland jeder über die Verwendung seiner personenbezogenen Daten selbst bestimmen.

Charmante Absage einer Bewerbung: die richtige Antwort formulieren

Lassen Sie am besten einen festen Ansprechpartner den Bewerbungsprozess betreuen und Zusagen wie auch Absagen formulieren – so fühlen sich Ihre Kandidaten persönlich betreut. Passt der Bewerber nicht ganz auf die ausgeschriebene Stelle, hat aber dennoch ein interessantes Profil? Fragen Sie nach, ob Sie die Unterlagen intern speichern oder weitergeben dürfen, um sich im Fall der Fälle noch einmal melden zu können.

Passt die Bewerbung gar nicht zu Ihnen, sagen Sie ab, auch wenn Sie viele Bewerbungen auf dem Tisch und viel um die Ohren haben. Eine souveräne und charmante Absage schützt Ihr Image als attraktiver Arbeitgeber. Dabei können Sie sich an folgenden Punkten orientieren, wobei Ihre Unternehmenskultur und das hauseigene Wording Tonalität und Stil der Absage bestimmen:

  • Gehen Sie in der Betreffzeile auf den konkreten Job ein
  • Bedanken Sie sich für Zeit und Engagement des Bewerbers
  • Begründen Sie die Absage, wenn möglich; wählen Sie positive Formulierungen (Welche Vorzüge bringt der Bewerber mit? Warum haben Sie sich dennoch für einen Mitbewerber entschieden?)
  • Nehmen Sie ggf. Bezug auf den Lebenslauf oder das Bewerbungsschreiben
  • Machen Sie am Ende des Schreibens Mut bzw. wünschen Sie alles Gute

Bewerber bei einer Absage mit Wertschätzung zu behandeln, ist enorm wichtig für das Image eines Unternehmens. Auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu gibt es auch Kategorien rund um den Bewerbungsprozess. Viele Bewerber ziehen solche Plattformen in die Entscheidung für oder gegen einen möglichen Arbeitgeber heran.

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Wie Recruiter den War for Talent gewinnen

Personaler haben viele Möglichkeiten, den War for Talents für sich und ihr Unternehmen zu entscheiden. Gute Mitarbeitende wünschen sich Flexibilität und Wertschätzung, beispielsweise in Form von Mitarbeiter Benefits. Die App Lunchit löst diese Probleme.

Zusage einer Bewerbung: die schnelle Antwort

Einem passenden Kandidaten geben Sie am besten schnellstmöglich Bescheid. Vereinbaren Sie einen Termin und nennen Sie ihm einen Ansprechpartner, mit dem er sich in Verbindung setzen kann – beispielsweise ein Kollege aus der Abteilung, in der sein Aufgabenbereich angesiedelt sein wird. So kann sich der Kandidat über seinen Gesprächspartner und eventuell zukünftigen Mitarbeiter informieren. Klären Sie Rahmenbedingungen wie Anfahrt, gegebenenfalls Unterbringung bei längeren Anreisen und Kostenübernahme.

Sie möchten eine Vorauswahl per Telefoninterview führen? In unserem Beitrag „Fragen im Telefoninterview: So gelingt das Bewerbungsgespräch am Telefon“ finden Sie viele Anregungen und Tipps.

Ablauf Bewerbungsprozess: das Vorstellungsgespräch

Ein Vorstellungsgespräch ist kein inquisitorischer Gerichtsprozess, sondern im besten Fall ein freundliches und motivierendes Kennenlernen. Auch der Bewerber trifft am Ende eine Entscheidung, ob er das Angebot annehmen oder ablehnen wird.

Ein Bewerbungsgespräch dauert in der Regel 45 bis 60 Minuten. Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und etwas Small-Talk. Nach der Warmlaufphase ist es Zeit, dem Bewerber die Gelegenheit zu geben, sich vorzustellen. Rückfragen Ihrerseits sind natürlich erlaubt. Achten Sie aber darauf, dass der Bewerber ausreichend Sprechzeit bekommt. Im Anschluss geht es um die Vorstellung Ihrer Seite: Aufgabenbereich, Einordnung der Stelle im Unternehmen und die Leistungen, die Sie anbieten. Mitarbeiterbenefits wie die SpenditCard können hier eine Wenn sich ein Bewerber für die Stelle interessiert, zeigen Sie, dass auch Sie sich für ihn interessieren. Das ist bei einer großen Menge an Bewerbungen nicht immer leicht, aber es ist wichtig, zeitnah eine Rückmeldung zu geben. Signalisieren Sie, dass Sie die Bewerbungen gründlich sichten und avisieren Sie einen Zeitraum, in dem er mit einer Rückmeldung rechnen darf – länger als zehn Tage sollte es nicht sein.

Standardfragen in einem Bewerbungsgespräch sind die nach den Stärken und Schwächen eines Bewerbers – inzwischen eine Floskel, auf die viele Jobwechsler bereits Standardantworten parat haben. Heben Sie sich von anderen Unternehmen ab und fragen Sie lieber danach, welche Stärken der Bewerber an einem Unternehmen schätzt und welche Schwächen dazu führen, dass er sich dort unwohl fühlt. Auch diese Antwort verrät eine Menge über den Bewerber.

Geben Sie Ihrem Gegenüber auch Gelegenheit, selbst Rückfragen zu stellen. Treffen Sie zum Schluss eine verbindliche Abmachung, bis wann Sie dem Kandidaten mitteilen werden, ob er die Stelle angeboten bekommt. Verabschieden Sie ihn so freundlich, wie Sie ihn begrüßt haben.

Bewerbungsprozess im Unternehmen in 10 Schritten:

  1. Eingang der Bewerbung
  2. Eingangsbestätigung
  3. Prüfen der Bewerbung durch HR
  4. Einladung zum Vorstellungsgespräch
  5. Telefoninterview
  6. Vorstellungsgespräch
  7. Entscheidung durch HR und Fachabteilung
  8. Abschließendes Telefonat
  9. Vertragserstellung und -unterzeichnung
  10. Willkommen im Team

Ablauf Bewerbungsprozess: die Nachbearbeitung des Vorstellungsgesprächs

Wenn Personaler und Fachabteilung eine Entscheidung getroffen haben, geben Sie dem Bewerber eine zeitnahe Rückmeldung. Während eine Absage vor dem Gespräch noch schriftlich erfolgen kann, sollte man nach einem erfolgten Vorstellungsgespräch besser telefonieren. Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, Gründe zu nennen: War der Bewerber grundsätzlich interessant, passte aber gerade nicht auf diese Stelle, ergibt sich vielleicht künftig eine Chance zur Zusammenarbeit. Das können Sie mit einer gut begründeten Absage schon vorbereiten.

Ghosting

Wenn ein Kandidat plötzlich nicht mehr erreichbar ist und keine Antwort auf Rückmeldung zur Bewerbung gibt, hat er eventuell im Vorstellungsgespräch herausgefunden, dass Job, neuer Chef oder die Firma nicht zu ihm passen – oder er hat ein attraktiveres Angebot auf dem Tisch. Gegenwirken können Arbeitgeber, indem sie transparent und verbindlich kommunizieren und handeln, zeitnahe Rückmeldungen geben und über Mail, Telefon oder Sprachnachrichten Vertrauen aufbauen.

Auch bei einer Zusage ist ein Telefonat der gängige Weg. Dass Sie den Arbeitsvertrag später schriftlich nachreichen, ist klar; in einem Telefonat können Sie aber gemeinsam die nächsten Schritte besprechen. Lesen Sie außerdem unseren Beitrag dazu, wie Arbeitnehmer die Gehaltsverhandlung nach der Probezeit angehen.
Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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