Stundensatz 2023: Verstehen, berechnen und erfolgreich kalkulieren

• Was ist ein Stundensatz?
• Warum wird der Stundensatz berechnet?
• Was beinhaltet ein Stundensatz?
• Stundensatzkalkulation: So können Sie den Stundensatz berechnen
• Praxisbeispiel Handwerk für die Stundensatzkalkulation
• Fazit

Den Stundensatz auszurechen ist für Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen wichtig.

Für Arbeitgeber:innen ermöglicht der Stundensatz eine genaue Kalkulation der Kosten für Personal und Betrieb. Wenn ein Unternehmen einen Überblick über die aktuelle Auftragslage und seine Fixkosten hat, ergibt sich daraus der Stundensatz, um kostendeckend arbeiten zu können. Selbstverständlich variiert das Monatsgehalt innerhalb eines Betriebs je nach Position und Aufgabenfeld.

Arbeitnehmer:innen können sich mit Berechnung des Stundensatzes auf Gehaltsverhandlungen vorbereiten und ihn als Argument anführen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Die besten Argumente: Gehaltsverhandlung sicher führen“.

Für Freiberufler:innen, Selbständige und Dienstleistende ist es wichtig, den Stundensatz genau zu kalkulieren, da davon noch Steuern, Neben- und Betriebskosten abgehen. Nur wenn der notwendige Umsatz erreicht wird, können sie auf Dauer gewinnbringend wirtschaften.

Es gibt einige wichtige Punkte, die Sie bei der Stundensatz-Kalkulation beachten sollten:

• Fixe Betriebskosten: Diese Kosten fallen monatlich bzw. dauerhaft in einem Unternehmen an; neben Löhnen und Gehältern für Mitarbeiter:innen zählen dazu Miete, Strom, Heizung oder auch Versicherungen.
• Variable Betriebskosten: Materialkosten, Rohstoffpreise, Energie- und Transportkosten, Fremdleistungen, Löhne für Akkordarbeit, aber auch Marketing und Werbung fallen in diesen Bereich.
• Personalkosten im Detail: Hierzu zählen direkte Kosten wie der Lohn bzw. das Gehalt, aber auch indirekte Kosten wie Sozialaufwendungen, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsgeld etc.
• Unproduktive Zeit: In diesem Zeitraum wird kein Gewinn für das Unternehmen erwirtschaftet; dazu zählen Wochenenden, Feiertage und Fahrzeiten, aber auch administrative Tätigkeiten wie Ablage oder Akquise.
• Steuern: Je nach Rechtsform zahlen Unternehmen verschiedene Arten von Steuern, u. a. Ertragssteuer (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer), Verbrauchssteuer (u. a. Umsatzsteuer) und Substanzsteuer (z. B. Grundsteuer).
• Risikofaktoren: Inflation, steigende Rohstoffpreise, schwankende Wechselkurse oder ungünstige Preisentwicklungen gehören zum Marktrisiko jedes Unternehmens und sollten in den Stundensatz eingepreist werden.
• Rücklagen: ein wichtiger Punkt, um unproduktive Zeiten ausgleichen und bspw. in neue Technologien investieren zu können.
• Gewinn: Neben allen Kosten bleibt ein Betrag X, den eine Person monatlich braucht, um ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Dieser Gewinn muss im Stundensatz einkalkuliert sein.

Die Berechnung des Unternehmerlohns kann etwas komplex sein, aber im Grunde genommen muss ein:e Unternehmer:in überlegen, wieviele Tage er bzw. sie realistischerweise pro Jahr arbeitet.

Nach Abzug von Wochenenden, Krankheitstagen und Urlaubstagen bleiben etwa 218 Arbeitstage. Monatlich ergeben sich daraus rund 18 Arbeitstage. Hiervon muss die unproduktive Zeit (für Fahrten, Rechnungsstellung, Akquise etc.) abgezogen werden. Je nach Unternehmen kann sich diese Zeit auf ein Viertel bis ein Drittel der Arbeitsstunden belaufen.

Es bleiben etwa 12 bis 13,5 Tage monatlich an produktiver Zeit.

So berechnen Sie die produktive Arbeitszeit

• Wochenenden pro Jahr: 104 Tage
• Feiertage: ca. 11 pro Jahr, variiert je nach Bundesland
• Urlaub: mind. 20 Tage pro Jahr (gesetzlicher Mindestanspruch)
• Weitere Fehlzeiten: Fort- und Weiterbildungen, Mutterschutz, Krankheiten, Kuren etc.
  • Anzahl Arbeitstage

Bei einem Tagespensum von 7 Stunden kommen wir bei 13,5 Tagen auf 94,5 Stunden monatlich. Möchte ein:e Unternehmer:in ohne Angestellte 2.500 Euro pro Monat verdienen und rechnet mit 1.200 Euro Betriebskosten, sind das insgesamt 3.700 Euro. Geteilt durch 94,5 Stunden beläuft sich der Stundensatz auf 39,15 Euro. Steuern und Abgaben, Rücklagen und Gewinnaufschlag müssen zu diesem Stundensatz zugerechnet werden.

Gerade für Selbständige und Dienstleister:innen ist es wichtig, ihren Stundensatz nach Abschluss eines Projekts nachzukalkulieren. Wer die tatsächlich angefallenen Kosten und die investierte Zeit überprüft, kann feststellen, ob der Stundensatz angemessen ist oder ggf. zukünftig erhöht werden muss.

Für eine Handwerkerstunde müssen Auftraggeber durchschnittlich 45 bis 65 Euro bezahlen – je nach Branche, Region und Arbeitszeit auch mehr. Wie setzt sich dieser Betrag zusammen und ist der Stundensatz für Handwerksbetriebe damit kostendeckend kalkuliert?

Die abgerechnete Arbeitsstunde enthält zum einen den Stundenlohn, in diesem Fall angesetzt mit 18 Euro. Hinzu kommen Lohnnebenkosten (wie Sozialversicherung, Urlaubs- und Feiertage), Gemeinkosten (Raumkosten, Fahrzeug, Kommunikation, Reparaturen, betriebliche Versicherungen), Gewinn sowie die Umsatzsteuer von 19 Prozent, die ans Finanzamt geht. Daraus ergibt sich folgende Beispielrechnung:

Bruttostundenlohn bzw. Stundensatzbasis: 18,00 Euro
Lohnnebenkosten: 12,45 Euro
Gemeinkosten: 18,22 Euro
Gewinnzuschlag: 2,53 Euro
Stundenverrechnungssatz netto: 51,20 Euro
19 Prozent Umsatzsteuer: 9,73 Euro
Stundenverrechnungssatz brutto: 60,93 Euro

Ein Überblick über die tatsächlichen Kosten, unproduktive Zeiten, Abgaben und Steuern, Risikofaktoren sowie marktübliche Sätze bzw. das Durchschnittsgehalt erlaubt es Angestellten, Selbständigen und Arbeitgebenden, eine realistische Stundensatzberechnung vorzunehmen.

Durch eine genaue Kalkulation und regelmäßige Nachkalkulation können Dienstleister und Unternehmen sicherstellen, dass der Stundensatz angemessen ist und zu einer gesunden finanziellen Situation führt.

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