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Out of Office oder back to Office: Was ist wichtig für die „Back to Office“ Strategie?

by | Sep 8, 2023 | Arbeitswelt im Wandel

Viele Unternehmen möchten ihre Mitarbeiter:innen nach der Corona-Epidemie willkommen zurück im Büro heißen – Back to the office ist die Device. Wir haben mit Mitarbeiter Benefit Expertin Nicole Mayer und Thomas Bene von Home of Work im Lunch-Interview darüber gesprochen, wie Unternehmen ihre Teams wieder für den Büroalltag begeistern können.

Vielen Dank für eure Zeit, Nicole und Thomas. Was ist eurer Meinung nach der Vorteil daran, Mitarbeiter verstärkt wieder ins Büro zu holen?

Thomas Bene (TB): Die Pandemie hat uns gezeigt, dass wir rein theoretisch von überall arbeiten können – eine funktionierende Internetverbindung vorausgesetzt. Sie machte aber auch deutlich, was wir an der Arbeitskultur im Büro vermissen und wo die Vorteile des Büros liegen – wie etwa in der Zusammenarbeit und im Austausch mit Kollegen. Hier findet Kommunikation nämlich auch spontan und ungeplant statt, was vor allem für kreative Prozesse wichtig ist und das Wir-Gefühl im Unternehmen stärkt. Nicole Mayer: Ja, die meisten Mitarbeitenden wünschen sich die Möglichkeit, ins Büro zu gehen. Einerseits um sich mit Kolleg:innen austauschen zu können, andererseits für Wissenstransfer und bestimmte Tätigkeiten, die im Büro einfach besser klappen. Reine Remote-Arbeitsverhältnisse haben Defizite bei der Bindung der Mitarbeiterinnen an das Unternehmen. Der Arbeitgeber ist dann leichter austauschbar, das nutzen auch Headhunter, die gezielt versuchen, Remote-Personal abzuwerben.

Und wie motiviert man Mitarbeitende dazu, wieder regelmäßig in die Büroräume zu kommen?

NM: Keinesfalls sollte man Anwesenheit erzwingen und das Homeoffice komplett verbieten. Vielmehr ist es wichtig, attraktive Angebote zu schaffen und Flexibilität zu zeigen. Unternehmen sollten daher die Umstellung zu einem hybriden Modell anstreben. Das lässt sich mit einem gemeinsamen Team-Frühstück oder -Lunch kombinieren. Man sollte nicht vergessen, dass wir Menschen soziale Wesen sind.

Deshalb ist es wichtig, den direkten sozialen Austausch in Form von regelmäßigen Vorort-Meetings bewusst zu fördern. Ein Lob, das auch andere Kolleg:innen mitbekommen, hat eine deutlich stärkere motivierende Wirkung als eine schnelle, private Teams-Nachricht. Genauso sieht es aus mit den Erfolgen, die gefeiert gehören.

TB: Ein attraktiv gestaltetes Büro ist wichtig! Der Anspruch muss es sein, einen Ort zu schaffen, an dem Mitarbeiter gut arbeiten können und gerne arbeiten wollen. Die gestalterische Qualität muss stimmen und das Büro muss funktional sein. Dies betrifft nicht nur die IT-Infrastruktur – das Büro als Ganzes muss zum Unternehmen passen und die Unternehmenskultur räumlich abbilden.

Die Menschen brauchen eine Auswahl an Räumen, in denen sie sowohl konzentriert arbeiten können, als auch Räume für gemeinschaftliches Arbeiten und soziale Kontakte. Wie viel Fläche es konkret wovon braucht, ist von einem Unternehmen zum anderen unterschiedlich.

Was sind Wohlfühlfaktoren im Büro und wie kann man sie gestalten?

TB: Akustik und Lichtverhältnisse sind besonders wichtig, um die Konzentrationsfähigkeit zu fördern und Stress zu minimieren. Als Gestaltungsbüro setzen wir auf den bewussten Einsatz von Farben und Materialen, um eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Dies variiert von Raum zu Raum und ist abhängig davon, ob die Umgebung animierend oder beruhigend wirken soll.

NM: Dafür habe ich ein Beispiel von einem Spendit-Kunden. Die UNIQA konzipierte ein ganzes Stockwerk im Wiener Tower neu, um Raum für Begegnung sowie kollektives und konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Rückzugsorte für die Fokusarbeitszeit und virtuelle Meetings, soziale Hubs, die zu Kommunikation einladen und Zonen, in denen gemeinsam gegessen werden kann, sind dabei unbedingt zu berücksichtigen.

Wir sind mit Spendit 2022 in ein neues Büro im Industrial-Stil im Münchner Glockenbachviertel gezogen. Neben gemütlichen Sofas, einem großen Koch-Ess- und Gemeinschaftsbereich, haben wir mit zahlreichen Telefonboxen darauf geachtet, dass alle Mitarbeiter:innen sich bei Bedarf zurückziehen können.

Stichwort: jüngere Arbeitnehmer-Generation. Gerade Young Talents, die während der Krise ins Arbeitsleben eingestiegen sind, kennen fast nur den Homeoffice-Alltag. Wie überzeugt man sie vom klassischen Büroleben?

NM: Junge Mitarbeiter:innen wünschen sich Remote-Work nicht nur, sie setzen es voraus. Führungskräfte, die auf eine strenge Office-First Policy drängen, wirken überholt und wenig attraktiv. Das Homeoffice wird also ein fixer Bestandteil der Arbeitswelt bleiben.

Aber Remote-Work hat auch eine Kehrseite. Viele Menschen fühlen sich nach den Lockdowns und der manchmal unfreiwilligen Arbeit im Homeoffice einsam. Bei virtuellen Meetings kommt die soziale Komponente zu kurz. Dies wirkt sich negativ auf die Bindung zum Arbeitgeber und die Produktivität aus, da effiziente Kommunikation schwerer ist.

Ein richtiger Mix aus “Working from Home” und “working in the Office” ist eine neue, aber nicht zu unterschätzende Hygienemaßnahme. Das Beste aus beiden Welten wird durch ein hybrides Arbeitsmodell zur Normalität in der Bürowelt.

TB: Das ist denke ich der richtige Ansatzpunkt. Junge Menschen sind gesellig und möchten Spaß haben, legen Wert auf eine gesunde Ernährung und Sport. Ein Büro, das diese Bedürfnisse berücksichtigt, ist ein Ort, an dem sich junge Menschen wohlfühlen und wo Ideen auf fruchtbaren Boden fallen.

Die altbekannte Tischtennisplatte ist ein beliebtes Beispiel dafür – aber auch eine gut ausgestattete Küche, höhenverstellbare Tische mit ergonomischen Stühlen, oder eine gemütliche Sitzecke mit Musikanlage können helfen, junge Talente ins Büro zu locken. In Kombination mit Events und anderen Initiativen wie gemeinsamen Mittagessen werden die Leute dazu animiert, die gesamte Infrastruktur zu nutzen. Besonders, wenn der Lunch durch Mitarbeiter Benefits vom Arbeitgeber finanziert wird.

Employer Branding ist für viele Unternehmen ein immer größeres Thema, um im War for Talents nicht zurückzubleiben. Wie kann man emotionale Benefits – wie einen Essenszuschuss oder ein schönes Büro – einsetzen, um seine Arbeitgebermarke zu stärken?

NM: Das Thema Employer Branding beinhaltet eine Vielzahl an Aspekten und Maßnahmen. Sich beizeiten Gedanken zu machen und das nötige Budget für gezielte Maßnahmen bereitzustellen, ist wichtig. Dazu sollte man sich immer wieder den Blick von außen holen, um nicht Gefahr zu laufen, sich als Arbeitgeber möglicherweise attraktiver zu sehen, als man es für Mitarbeitende und neue Talente ist. Es geht schließlich darum, Mitarbeitende zu finden und ans Unternehmen zu binden – die Belegschaft sollte also bei allen Maßnahmen im Mittelpunkt stehen.

TB: Ja, und alle bisher genannten Aspekte können mit diesem Fokus zum Employer Branding beitragen. Wer durch ein schönes Büro für ein gutes Gemeinschaftsgefühl sorgt, etabliert sich als attraktiver Arbeitgeber. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, ihre Arbeitsräume nicht zu kühl zu gestalten. Bei der Ausstattung empfehlen wir in vielen Fällen daher den Einsatz von Möbeln oder Accessoires (wie Teppiche, Vorhänge oder Pflanzen), die nicht nur für das Büro bestimmt sind, sondern auch im Wohnbereich oder Cafés zum Einsatz kommen.

Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

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