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Essensgutschein: digital, innovativ und steuerfrei – Lunchit
Eine eigene Kantine ist für viele Betriebe aufgrund ihrer Größe, des damit verbundenen Aufwands oder der Kosten uninteressant. Eine Alternative für Unternehmen ohne Kantine ist es, die Mitarbeiter auswärts zum Essen zu schicken und sich an den Kosten dafür zu beteiligen. Das unterstützt sogar das Finanzamt und stuft die Zuzahlung zum Mittagessen Ihrer Arbeitnehmer als steuerfreie Zulage ein. Sie sparen so die Lohnnebenkosten und Ihre Belegschaft genießt neben seinem Mittagessen auch eine indirekte Gehaltserhöhung. Eine klassische Win-win Situation, die in Form eines digitalen Essensgutscheins auch noch einfach zu verwalten ist.
Kantine im Unternehmen schließt Vergünstigungen nicht aus
Auch, wenn Sie eine Kantine im Unternehmen haben, kann es trotzdem Gründe für die Einführung des digitalen Essensgutscheins geben. Ist die Kantine nur im Hauptsitz angesiedelt, dann gewähren Sie mit der Lunchit App den Mitarbeitern in Außenstellen die gleichen Vergünstigungen. Sie gehen dann eben nur nicht in der hauseigenen Kantine, sondern in den umliegenden Restaurants zum Essen. Ist Ihre Kantine nicht betriebseigen, sondern Pächter betreiben sie in Ihrem Haus? Dann akzeptiert das Finanzamt die digitalisierten Essensmarken dort genauso, wie in jedem anderen Restaurant. Aber aufgepasst: Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern in Ihrer Kantine ein Essen unter dem amtlich festgelegten Sachbezugswert, dann ist die Differenz steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dabei ist es egal, ob Sie für Ihre Kantine eine Papiermarke ausgeben, eine digitale Essensmarke verwenden oder die Preise bewusst niedrig halten.
Die Entwicklung der Essensmarke
Die betriebliche Essensmarke war anfangs nur für ein Restaurant gültig, mit dem der Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung hatte. Die Mitarbeiter bekamen dort oft vergünstigte Mahlzeiten und gaben dafür eine Essenmarke ab. Alternativ führte das Restaurant Listen mit den Namen der Speisenden. Wöchentlich oder monatlich rechnete das Restaurant mit dem Betrieb ab und erhielt sein Geld dafür. Die Nachteile überwiegen aber für den Arbeitgeber häufig. So konnte er nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer wirklich seine Mahlzeiten in den Pausen einnahm oder vielleicht am Wochenende mit der Familie. Bei einer Absprache zwischen Gastronom und Beschäftigtem hatte der Arbeitgeber das Nachsehen. Auch die Erstattungsbeträge zu errechnen und gegebenenfalls eine Pauschalsteuer darauf abzuführen, erforderte einigen Verwaltungsaufwand.
Die Vorteile des digitalen Essensgutscheins Lunchit gegenüber herkömmlichen Essensmarken
Ihre Mitarbeiter können Essen, wo immer sie wollen. Sei es im Supermarkt um die Ecke, am Imbiss gegenüber oder bei ihrem Lieblingsitaliener. Für das Finanzamt ist beim Essenzuschuss nur wichtig, dass die Mitarbeiter das bezahlte Essen auch sofort konsumieren. Die Gutscheine zu sammeln und dann im Supermarkt für den Wocheneinkauf zu verwenden, so wie es bei den veralteten Essensmarken der Fall war, scheidet somit aus. Die Frage stellt sich bei der Lunchit App zum Glück aber erst gar nicht. Sie geben Ihrer Belegschaft keine Marken mehr in die Hand, sondern stellen ihnen eine App zur Verfügung. Ihre Arbeitnehmer fotografieren in der App einfach die Rechnung, die sie beim Einkauf oder Essen erhalten haben. Dann liest die Lunchit App alle Daten automatisiert aus der Rechnung aus und überträgt sie in die Datenfelder. Ihr Mitarbeiter geht auf Senden und schickt die Rechnung ab. Die SPENDIT AG hat ihre App so entwickelt, dass sie selbstständig die Daten auswertet.
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Ihr Arbeitnehmer sieht sofort die Höhe des Erstattungsbetrages auf seinem Bildschirm. Für ihn fühlt sich das Tag für Tag ähnlich wie eine Barauszahlung an. Sie erhalten von der SPENDIT AG monatlich eine Übersicht mit den aufgelaufenen Beträgen zum Einspielen in Ihre Lohnabrechnungen. Die zeitnahe und regelmäßige Interaktion ist für Ihre Mitarbeiter eine Form der Kontaktpflege. Sie bekommen nach jedem Essen eine digitale Bestätigung ihres Arbeitgebers. Ihr Status im Restaurant oder beim Essen mit Freunden steigt, denn Sie zeigen Ihre Anerkennung. Sie tun etwas für Ihre Mitarbeiter, was diese motiviert und stärker an das Unternehmen bindet. Zusammengefasst sind dies die Vorteile der Lunchit App für Sie und Ihre Mitarbeiter gegenüber der herkömmlichen Essensmarke in Papierform:
- freie Restaurantwahl
- alternativ auch Supermärkte, Imbisse, Cafés
- kein Verhandeln mit den Akzeptanzstellen erforderlich
- Essensmarken sind zweckgebunden
- volle und sichere Erfüllung der steuerlichen Pflichten
- Mitarbeiter fotografiert nur die Rechnung in der App
- Arbeitgeber haben keinerlei Verwaltungsaufwand
- die Lunchit App errechnet vollautomatisch den Erstattungsbetrag
- höheres Prestige für den Arbeitnehmer
- Zunahme des Employer Brandings
Lunchit App: Viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Eine Gehaltserhöhung erfreut zumeist nur die Mitarbeiter. Und nach Abzug aller Steuern und der Sozialversicherung bleibt oftmals für ihn auch kaum etwas übrig. Sie als Arbeitgeber zahlen aber noch die Lohnnebenkosten obendrauf. Die Differenz Ihres Zahlungsbetrages zum Nettogehalt Ihres Arbeitnehmers ist so groß, dass andere Vergütungsformen zu bevorzugen sind. Für den Arbeitgeber sind Essensgutscheine steuerfrei und eine Möglichkeit, Ihren Beschäftigten bis zu 8,00 Euro pro Tag auszuzahlen. Sie zahlen diese Gehaltszuzahlung nur, wenn Ihre Belegschaft isst und nicht bei Abwesenheit.
Zugleich haben Sie mit der Lunchit App ein optimales Instrument in der Hand, um positiv Einfluss auf Ihre Belegschaft zu nehmen. Sie motivieren Ihre Mitarbeiter jeden Tag auf ein Neues und binden sie mit dieser Form der Gehaltsumwandlung enger an Ihr Unternehmen. Ihre Arbeitnehmer verlassen öfter in ihrer Pause die Firma und entspannen sich besser. Sie geben ihnen auch die Möglichkeit, sich abwechslungsreicher und gesünder zu ernähren. Zufriedene, gesunde Mitarbeiter bringen mehr Leistung.
Die Vorteile des digitalen Essensgutscheins sind:
- tägliche Wertschätzung des Mitarbeiters
- gesundes Essen ermöglichen
- mehr Geselligkeit durch Restaurantbesuch
- entspannt die Pause genießen
- indirekte Gehaltserhöhung
- höheres Prestige des Unternehmens nach außen
- besseres Employer Branding durch innovativen Firmenauftritt
- Motivation der Belegschaft
Fazit
Vorbei sind die Zeiten der aufwendig abzurechnenden und schwer zu kontrollierenden Essensmarken in Papierform. Denn die SPENDIT AG hat mit der Lunchit App ein Modell geschaffen, dass mit dem veralteten Modell des Essensgutscheins nicht zu vergleichen ist. Die einzige Gemeinsamkeit liegt darin, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Zuschuss zu ihrem Mittagessen bieten möchten – und das geht dank Lunchit mit innovativer und rechtssicherer Handhabung.
*Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.
Ruth Wiebusch
Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"
Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.