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Digitalisierung der Steuerberatung: So gelingt der Weg von der verstaubten Kanzlei zum digitalen Vorreiter
Warum Steuerberater unbedingt auf den Zug der Digitalisierung aufspringen sollten, weiß Bernhard Lang von Wolters Kluwer.
Jeder spricht darüber, kaum eine Branche bleibt davor verschont und eigentlich befinden wir uns bereits alle mittendrin: in der Digitalisierung. Die einen sehen es als Segen mit jeder Menge Potenzial, den anderen treibt es regelrecht Angstperlen auf die Stirn. Vor allem in Branchen, die als wenig innovativ und kaum digital gelten – zum Beispiel die Steuerkanzleien. Der Gedanke, dass eingefahrene, seit Jahren praktizierte Prozesse, wie etwa die Dokumentation und Aufbewahrung von Akten, neu gedacht und umgesetzt werden sollten, bereitet vielen schlaflose Nächte. Auch die Angst vor neuen Technologien ist bei älteren Generationen oft erkennbar. Digitalisierung bedeutet Veränderung und das ist ehrlicherweise nicht gerade das Spezialgebiet von uns Menschen, wo wir doch klassische Gewohnheitstiere sind und etablierte Rituale und Prozesse lieben. Wie kann man sich dieser Veränderung stellen und die Digitalisierung im eigenen Berufsalltag positiv gestalten? Warum Steuerberater unbedingt auf den Zug der Digitalisierung der Steuerberatung aufspringen sollten, weiß Bernhard Lang von Wolters Kluwer.
Wir haben mit Bernhard Lang, Produktmanager Tax bei Wolters Kluwer, darüber gesprochen, wie sie es schaffen, die vermeintlich verstaubte Steuerberater-Branche bei der Digitalisierung zu unterstützen und welche Prozesse sich mit wenig Aufwand digitalisieren lassen.
Herr Lang, was bedeutet Digitalisierung in der Steuerberatung für Sie persönlich?
„Für mich bedeutet Digitalisierung vor allem Erleichterung, aber zunehmend auch die Abhängigkeit von digitalen Services. Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Wir stoßen eigentlich täglich darauf, sowohl privat als auch im beruflichen Alltag. Ein typisches Beispiel dafür ist die Meeting-Kultur, die sich in den letzten Jahren entwickelt hat. Eine Face-to-Face Kommunikation, mit Teilnehmer unterschiedlicher Standorte, gehört mittlerweile einfach zum Daily-Business.“
Google, Apple & Co. gelten neben vielen IT-Unternehmen momentan als digitale Vorreiter, während Mittelständler und bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltungen oft als digitales Schlusslicht gesehen werden. Wo würden Sie die Steuerberater-Branche momentan in Sachen Digitalisierung einordnen?
„Den steuerberatenden Berufsstand müssen wir, wie andere Branchen auch, gemischt betrachten. Es hat schon immer digitale Vorreiter und die ‚Klassiker‘ gegeben, die sich nur bedingt auf die Digitalisierung eingelassen haben. Dass einige Steuerberater nicht auf den Eilzug der Digitalisierung aufspringen möchten, sehe ich jedoch problematisch. Sie verschenken wertvolles Potenzial und werden wahrscheinlich in den nächsten zehn Jahren kaum noch Mandanten haben oder nur noch für diejenigen Mandanten arbeiten, mit denen sie ‚groß‘ geworden sind. Man könnte also sagen, dass Kanzleien, die die Digitalisierung ignorieren, mit ihren Mandanten ‚altern‘.
Die Anforderungen auf dem heutigen Markt haben sich aber drastisch verändert. Viele Mandanten sind bereits selbst digital aktiv und kennen die Möglichkeiten der Digitalisierung. Und genau aus diesen Gründen erwartet ein Mandant von seinem Steuerberater auch, digital zu arbeiten und sich mit dem Potenzial der Digitalisierung zu beschäftigen. Im besten Fall sogar proaktiv zu beraten. Nicht umsonst liegt die Kernkompetenz eines Steuerberaters ja per se im Beraten.“
Was sind aus Ihrer Sicht die Gründe dafür, dass die Steuerberater-Branche bei der Digitalisierung noch etwas hinterherhinkt?
„Ich denke es ist die klassische Denke, die viele Steuerberater davon abhält, nach vorne zu preschen. Alles, was man bisher angeboten hatte, funktioniert für viele Mandate weiterhin. Neumandate, die von anderen Beratern kommen, kennen die bisher üblichen Prozesse und Vorgehensweisen, wie beispielsweise den Pendelordner. Daher gibt es auch auf dieser Ebene keinen Optimierungsbedarf. Jedoch wird sich das mit der Generation Y massiv ändern. Und genau an dieser Stelle ist die Steuerberater-Branche gezwungen, zu handeln. Dabei benötigen sie jedoch starke Partner, die sie auf diesem Weg unterstützen. Und genau hier sind wir als Wolters Kluwer gefragt. Wir müssen den Steuerberatern die notwendigen Werkzeuge liefern, damit sie auf den Zug der Digitalisierung aufspringen können.“
Inzwischen kann man sogar die Parkgebühr per App bezahlen – das Fortschreiten der Digitalisierung in Deutschland ist somit sozusagen an jeder Ecke sichtbar. Können Sie sagen, dass die Digitalisierung bei Steuerberatern Einzug gehalten hat?
„Selbstverständlich! Ich denke, dass es kaum eine Branche gibt, die davon nicht betroffen ist. Viele Steuerberater bieten bereits Cloudlösungen wie ADDISON OneClick für Ihre Mandanten an, sei es nun zum reinen Dokumentenaustausch oder für die Vorerfassung. Diese vereinfachten Prozesse müssen Steuerberater heutzutage anbieten, um möglichst kostendeckend arbeiten zu können. Manuelle Erfassungsarbeiten sind auch für Steuerberater nicht lukrativ, deshalb ist die Digitalisierung im Rechnungswesen oder der Buchhaltung besonders empfehlenswert. Aus meiner Erfahrung kann ich zudem sagen, dass einige Berater zunehmend auf neue Lösungen der Fernbetreuung ihrer Kunden setzen. Mit Hilfe von Kommunikationstools wie TeamViewer, Skype oder Microsoft Teams, um nur ein paar Beispiele zu nennen, ist das auch problemlos möglich.“
Diese vereinfachten Prozesse müssen Steuerberater heutzutage anbieten, um möglichst kostendeckend arbeiten zu können. Manuelle Erfassungsarbeiten sind auch für Steuerberater nicht lukrativ, deshalb ist die Digitalisierung im Rechnungswesen oder der Buchhaltung besonders empfehlenswert.
Mit ADDISON OneClick bieten Sie Steuerberatern eine Möglichkeit, insbesondere die Prozesse mit den Mandanten zu vereinfachen und weg von Papieradministration zu kommen. Können Sie kurz erklären, um welche Prozesse es sich genau handelt und wo die Vorteile dieser digitalen Lösung liegen?
„Im Prinzip geht es um alle Prozesse, die den Austausch mit dem Mandanten betreffen. Durch unsere Software haben Steuerberater die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken. Anstatt die Belege zu verpacken und per Post zu versenden, können die Mandanten diese einfach scannen und über die Software hochladen. So entstehen bereits erste Effizienzgewinne für beide Seiten. Der Mandant spart Porto und Zeit und auch die manuellen Erfassungstätigkeiten für den Steuerberater verringern sich. So kann der Fokus auf die Prüfung, der vom Mandanten erfassten Daten, verlagert werden kann.
Mandanten haben zudem den Vorteil, dass sie, von überall aus, ihre buchhaltungsrelevanten Daten erfassen und versenden können. Gleiches gilt auch für das Personalwesen. So können sowohl Buchhaltungs- als auch Lohnthemen schnell verarbeitet werden. Die Software ermöglicht zudem, dass der Mandant schnell und dauerhaft auf seine Auswertungen im Online-Portal zugreifen kann. Eben genau das, was wir im digitalen Zeitalter auch erwarten dürfen.
Das gesamte Portfolio runden wir dann noch mit unserer Premiumpartnerstrategie ab. Hier setzen wir auf etablierte Branchenlösungen, wie zum Beispiel auf die digitale Essensmarke Lunchit. Diese Form des digitalen Essenszuschusses bietet unseren Steuerberatern die Möglichkeit, einen zusätzlichen Beratungsansatz im Mandantengespräch anzubieten. Außerdem spielt das Thema Mitarbeiterbindung momentan eine wichtige Rolle auf dem Arbeitsmarkt. Viele Unternehmen wissen häufig aber nicht, wie sie sich hier profilieren können und welche Möglichkeiten das deutsche Steuerrecht bietet. Deshalb sind an der Stelle Steuerberater genau die richtigen Ansprechpartner. Erfahrungsgemäß schätzen Unternehmen auch, wenn Steuerberater proaktiv beraten und ihnen alternative Lösungen vorschlagen. Gleichzeitig können sie durch das zusätzliche Angebot die Mandantenbindung stärken und mit steuerbegünstigten Lösungen, wie beispielsweise Lunchit, bei ihren Mandanten punkten. Eine klassische Win-Win Situation.“
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Wir stellen unseren Lunchit Kunden jeden Monat eine CSV Datei mit allen notwendigen Daten, die den Essenszuschuss mit Lunchit betreffen, zur Verfügung. Können Sie kurz erklären, wie der Import der Erstattungsdatei in ADDISON OneClick genau funktioniert?
„Dafür sind tatsächlich nur wenige Klicks notwendig. Immer am vierten Tag des Folgemonats kann der Mandant die Erstattungsdatei im SPENDIT Portal exportieren. Damit der Export korrekt konfiguriert ist, kann die entsprechende Lohnabrechnungssoftware, in unserem Fall ADDISON OneClick, direkt ausgewählt werden.
Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung im SPENDIT Portal
Danach muss die heruntergeladene Datei nur noch in ADDISON importiert werden und steht somit sowohl den Mandanten als auch den Steuerberatern für die weitere Lohnabrechnung zur Verfügung. Die Erstattungsbeträge werden den Mitarbeitern dann automatisch mit dem Gehalt des Folgemonats auf das Konto überwiesen.“
Zum Abschluss noch ein Blick in die Zukunft: Wie denken Sie, wird sich der Markt der Steuerberater in Hinblick auf die Digitalisierung in den kommenden Jahren entwickeln?
„Wir forcieren immer mehr den Weg in Richtung kollaborativer und auch automatisierter Lösungen. Zudem forschen wir aktuell stark auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz, wo wir auch bereits erste Fortschritte feststellen. In den kommenden Jahren könnte es also so aussehen, dass Steuerberater und Mandanten in einer gemeinsamen Plattform arbeiten und die Lösungen stark an den Anforderungen der Anwender ausgerichtet sind. Im Endeffekt werden dann Daten nicht mehr klassisch ausgetauscht, sondern sind sofort nach der Eingabe verfügbar. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz können dann auch Analysen in Echtzeit über das Unternehmen abgerufen werden, sodass das Thema der Buchhaltungsautomation vollends abgeschlossen werden kann.“
Vielen Dank an Herrn Lang für das interessante Interview und die spannenden Eindrücke in die Steuerberater-Branche.
Spendit Benefit Experten
Die SPENDIT Benefit Experten revolutionieren die Welt der Mitarbeiter-Benefits seit 2014. Die Mission: Unternehmens dabei unterstützen, ihren Mitarbeiter:innen Wertschätzung zu zeigen und Sie glücklich zu machen.