Praxis heute, Team morgen – Fachkräftemangel oder effizientes Praxisteam?

Stephan F. Kock ist Inhaber und Geschäftsführer der Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH. In dieser Funktion berät er bundesweit akademische Heilberufler in allen Fragen der Existenz sowie deren Gläubiger. Durch zusätzliche Qualifikationen im Bereich von Sanierung, Coaching und Mediation verbindet Stephan F. Kock betriebswirtschaftliches Krisenmanagement mit ausgesuchter Beratungs- und Prozesskompetenz. Im Artikel schreibt er darüber, wie effiziente Praxisteams dem Fachkräftemangel entgegenwirken können.

• Personalauswahl – gut investierte Zeit gegen Fachkräftemangel
• Klare Vorgaben – Transparenz fördern
• Passende Aufgaben – individuelle Förderung
• Engagement fördern – Ideen nutzen

In vielen Praxen stehen Inhaber und Team stark unter Druck, denn die Personaldecke ist dünn. Das ist auf Dauer nicht gut und führt zur Überlastung aller. Das Stimmungsbarometer sinkt, Aufgaben werden vernachlässigt und Patienten finden nicht das Gehör, das sie erwarten. „Fachkräftemangel – Gutes Personal ist schwer zu finden“, heißt es. Als Folge steigt die Anzahl der Krankentage und die Belastung im Team erhöht sich – ein Teufelskreis.

Trotz Mangels an Fachkräften gibt es Praxen, in denen es „einfach rund läuft“. Die Fluktuationsrate ist gleich Null und der Krankenstand minimal. Die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber kann sich auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren, das Behandeln von Patienten. In Praxen wie diesen ist das Praxispersonal bestens eingespielt. Jeder weiß, was zu tun ist. Für Alltagsprobleme findet das Team selbstständig Lösungen. Die Stimmung ist entspannt. Das wirkt sich positiv auf die Patienten aus: Sie kommen gern und reagieren entspannt, wenn es länger dauert.

Was aber genau ist bei Praxen, in der es „einfach rund läuft“ anders als bei jenen, in denen der Fachkräftemangel in Deutschland so erlebbar ist?

Vorgegebene, unveränderliche Faktoren wie beispielsweise die Attraktivität bzw. Nichtattraktivität des Praxisstandorts außen vor gelassen, lautet die Stellschraube für ein gut eingespieltes, effizientes Team: „Teamentwicklung“ oder „Personalführung“. Die Thematik ist umfangreich, die Zeit im dichtgedrängten Alltag knapp. Wir haben für Sie daher einige praxistaugliche Tipps zusammengestellt, die Sie bei der Führung Ihres Praxisteams unterstützen können.

Ein Bewerbungsgespräch, geführt zwischen Tür und Angel, spart vielleicht im ersten Moment Zeit, ist aber mit hohem Risiko verbunden. Stellt sich die gefällte Entscheidung als Fehlentscheidung dar, entsteht unproduktive Unruhe im Team und es fallen Mehrkosten und Mehrarbeit an. Wenn Sie wissenschaftliche Methoden der Personalauswahl anwenden und den Bewerbungsprozess ernstnehmen, erhöhen Sie die Chancen, dass das neue Teammitglied gut zur Praxis und den Aufgaben passt. Je größer die Übereinstimmung, desto stärker die Bindung. Es lohnt, sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung des Bewerbungsgesprächs zu nehmen.

Detaillierte Stellenbeschreibungen, in denen Kompetenzen und Aufgabengebiete definiert und abgegrenzt werden, schaffen Klarheit – für den Mitarbeiter selbst wie im Team.

Zusätzlich gibt es eine ganze Reihe an Vorgaben, zu denen auch die Werte gehören, die in Ihrer Praxis, Zahnarztpraxis oder Apotheke gelebt werden sollen. Je besser diese im Praxisteam bekannt sind und verstanden werden, desto größer sind die Chancen, dass sie optimal umgesetzt werden. Mancher Inhaber muss sich selbst zunächst Klarheit verschaffen. Externe Unterstützung kann sich dabei zeit- und langfristig kostensparend auswirken.

Je genauer Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter kennen, desto besser können Sie sie fördern und gewinnbringend einsetzen. Neben regelmäßigem Feedback zur Arbeitsleistung lohnt es sich, in Mitarbeitergesprächen die Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten zu thematisieren.

Wie können Stärken gefördert und ausgebaut werden? Über welche weiteren Potenziale verfügen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wofür können sie sich im Sinne der Praxis begeistern? Es lohnt sich, das herauszufinden. Dann können Sie gemeinsam überlegen, wie die Potenziale bestmöglich eingebracht werden können und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Das kann beispielsweise bedeuten, in eine Weiterbildung zu investieren, damit Fähigkeiten ausgebaut und Praxisleistungen zusätzlich angeboten werden können.

Es ist nicht selbstverständlich für Arbeitnehmer, sich Gedanken über Verbesserungen in Praxis, Zahnarztpraxis oder Apotheke zu machen. Es ist auch nicht selbstverständlich, dass Arbeitnehmer solche Überlegungen an den Chef herantragen. Kurz: Wenn sich Ihr Team äußert, ist das ein positives Signal. Deshalb sollten Sie auf jeden Vorschlag positiv reagieren, der an Sie herangetragen wird.

Auf das Engagement Ihrer Mitarbeiter wertschätzend zu reagieren, bedeutet nicht, dass Sie alles umsetzen müssen. Stehen die Ideen nicht im Einklang mit den Praxiszielen, bedanken Sie sich bei dem Mitarbeiter für seine Offenheit und erklären sachlich, weshalb seine Idee nicht realisiert wird. Sie erhöhen so die Chancen, dass sich Ihr Mitarbeiter nicht beleidigt abwendet. Und wer weiß, vielleicht passt die nächste Idee besser.

Buchtipp „Wir müssen reden. Mitarbeitergespräche in der Arzt- und Zahnarztpraxis“
SpringerGabler, ISBN 978-3-658-22582-7, 34,99 Euro
Bestelllink: www.springer.com

Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH
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Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH
Kock + Voeste ist eines der führenden Beratungsunternehmen im ambulanten Gesundheitswesen. Mit seinem integrierten Beratungsansatz begleitet das Unternehmen bundesweit Praxen, Zahnarztpraxen, MVZen und Apotheken in allen wirtschaftlichen, strategischen, organisatorischen wie sozialen Bereichen.
Kock + Voeste verbindet ausgewiesene systemische Beratungskompetenz mit tiefem Wissen in Praxisgründung, Praxisführung, Praxissteuerung, Praxisoptimierung, Praxistraining und Praxissicherung.
Das inhabergeführte Unternehmen wurde 1989 in Berlin gegründet und ist bundesweit mit bis zu 25 Mitarbeitern aktiv.

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