Das Leben hat mehr zu bieten als Buchhaltung! Damit mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens bleibt,  hat unser neuer Partner Billomat ein unglaublich prakisches Tool entwickelt. Themen wie Rechnungsstellung, Angebote und die ungeliebte Buchhaltung werden damit einfacher, schneller und angenehmer. Wir verfolgen sozusagen ein gemeinsames Ziel: Die Digitalisierung und Vereinfachung aufwendiger Prozesse in Unternehmen. Wie genau das bei Billomat funktioniert? Wir haben einfach mal nachgefragt: 

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Liebes Billomat Team, stellt euch doch mal kurz vor? Wer steckt hinter dem Unternehmen Billomat? Was sind eure Produkte? Welches Ziel / Vision verfolgt Ihr?

Hallo, wir sind Billomat, ein Online Buchhaltungstool für Freiberufler, StartUps und KMU. Unser Team besteht aus zwölf Vollblut Onlinern aus den Bereichen IT, Marketing und Support. Jeder von uns hat schon mal gegründet oder war für StartUps tätig. Und jeder hat miterlebt, wie zeitaufwendig, nervtötend und kompliziert Buchhaltung sein kann – ganz gleich ob neugegründet oder alteingesessen. Es müssen Rechnungen und Angebote erstellt werden, Zahlungseingänge geprüft und Kundendaten verwaltet werden. Wer versucht, das analog mit Word und einem Sammesurium an Ordner zu machen, erstickt bald im Papierkram.

Basierend auf diesen Erfahrung haben wir unsere Software Billomat entwickelt und arbeiten kontinuierlich daran, das Thema Buchhaltung so einfach wie möglich zu gestalten. Mit unserer Webanwendung und den Smartphone Apps können Freiberufler, Gründer und KMUs ihr Rechnungswesen digitalisieren, zum Beispiel indem sie ihre Kassenbelege einfach mit dem Smartphone abfotografieren und automatisch in ihre digitales Belegarchiv laden. Auch Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Co. können mit Billomat in nur drei Klicks erstellt werden. Zudem gibt es ein automatischen Mahnwesen, verschiedene Cloud-Abindungen und einen automatischen Bankabgleich.

Unsere Vision? Wir wollen, dass jeder bei dem Thema Buchhaltung an Billomat denkt, so wie an Tempo bei Taschentüchern oder Nutella bei Schokoladencreme.

Buchhaltung 4.0 vs. normale Buchhaltung. Welche Vorteile hat ein Unternehmer, wenn er sich für die digitale Buchhaltung entscheidet?

Die wichtigsten Vorteile, vor allem für kleine Firmen und Solo-Selbständige, die ohne eigene Buchhaltungsabteilung arbeiten, sind ganz klar Kostenersparnis und Zeiteffizienz. Mit Buchhaltungsprogrammen wie Billomat können auch Quereinsteiger ihr Rechnungswesen ohne Vorkenntnisse in Griff bekommen und wichtige Vorarbeiten für Steuererklärung, Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanzen leisten. Wer mit einem externen Steuerberater zusammenarbeitet, kann die Daten bequem exportieren und erspart sich jede Menge Papierchaos. Die digitale Transformationen macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt.

Zudem ist das Thema Verfügbarkeit sehr wichtig. Dank modernster Cloud Technologie können Unternehmer jederzeit auf ihre Daten zugreifen, beispielsweise um offene Forderungen zu prüfen oder Kundenakten abzurufen. Hilfe unserer mobilen Apps können Rechnungen und Angebote bequem von unterwegs mit dem Smartphone erstellt und versendet werden. So nutzen vor allem Vielreisende lange Wartezeiten und Transportwege sinnvoll.

Dan wäre da noch das Thema Automatisierung. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt oder Kunden an offene Forderungen erinnern muss, investiert viel Zeit, um seine Liquidität zu sichern. Buchhaltung 4.0 bedeutet für uns auch, dass Unternehmer ihre buchhalterischen Prozesse automatisieren können, beispielsweise indem Billomat automatisch Belege abruft und generiert, Mahnungen an säumige Kunden versendet oder Rechnungen mit Transaktionen auf dem Geschäftskonten abgleicht. Das ist ein weiteres Feld. Vieles ist schon möglich und es bleibt spannend, inwieweit man das Thema Buchhaltung noch automatisieren kann.

Was unterscheidet euch von anderen digitalen Buchhaltungssystemen wie z.B. Easybill oder Fastbill?

Wir vergleichen uns generell nicht mit anderen Buchhaltungssystemen, das ist womöglich unser größtes Unterscheidungsmerkmal. Wir fokussieren uns vorrangig auf unsere Kunden und ihre Bedürfnisse, die wir in unser Produkt einfließen lassen. Wir haben das große Glück, dass unsere Kunden sehr aktiv an Billomat mitwirken und uns ganz genau sagen, welche Funktionen sie benötigen oder wo wir nochmal ansetzen sollen. Ein Blick nach rechts und links ist gar nicht nötig.

Unser Support ist sicherlich eine unserer gößen Stärken, die Performance unserer Software und die Flexibilität der Billomat Anwendung, die sich auf alle Branchen anwenden lässt. Zudem hört Billomat nicht bei der Bereitstellung der Software auf. Wir unterstützen Unternehmer mit Fachartikeln, ePaper und Checklisten rund um das Thema Buchhaltung.

Wie genau funktioniert eurer System der Online Buchhaltung und was für zusätzliche Add-Ons bietet ihr an?

Die einfachste Übung ist das simple und schnelle Erstellen von Rechnungen und Angeboten. Hierzu gehört natürlich auch die benutzerfreundliche Verwaltung der Kundendaten und der Artikel bzw. Produkte. Sobald eine Rechnung erstellt worden ist, kann diese unmittelbar per E-Mail, auf Wunsch auch mit digitaler Signatur, Fax oder Briefpost versendet werden. Alle Daten und Dokumente werden dann automatisch beim jeweiligen Kunden hinterlegt und sind auf diese Weise immer griffbereit. Alle Informationen, insbesondere die Historie vom Kunden, sind in wenigen Klicks erreichbar. Das Suchen nach Rechnungen, Angeboten, Telefonnummern sowie Adressen ist mit ein paar Klicks erledigt. Gleiches Prinzip lässt sich dann auf jeden Dokumententyp anwenden, beispielsweise auf Gutschriften, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.

Billomat ermöglicht das Arbeiten mit Automatisierungsstufen, was beispielsweise bei immer wiederkehrende Rechnungen (z.B. Wartungsarbeiten, Domainkosten) und Mahnungen interessant ist. Anstatt jeden Kunden manuell an unbezahlte Rechnungen zu erinnern oder jeden Monat genau die gleiche Rechnung zu schreiben, übernimmt das Billomat auch vollautomatisiert.

Unsere Liste an Add-Ons und Schnittstellen zu Drittanbietern wächst kontinuierlich. Wir sind angebunden an Zeiterfassungstools wie mite, Projektmanagement Tools wie Bascamp, Cloud Speicher wie Dropbox und Google Drive, CRM Softwarelösungen wie Salesforce oder Shopsysteme wie WordPress und Shopify. Auch hier werden wir künftig noch weiter ausbauen.

Alles digital – ist das auch eure Unternehmensphilosophie? Wie erreicht Ihr eure Kunden? Setzt Ihr stärker auf soziale Medien und Online Marketing?

Wir nutzen einen gesunden Mix aus Offline und Online Kanälen, um potentielle Kunden zu erreichen. Natürlich sind wir sehr aktiv auf Facebook und Co, schreiben Newsletter, veranstalten Webinare und schalten Google Adwords. Aber nichts geht über ein persönliches Gespäch mit Kunden. Daher sind wir auch immer wieder als Besucher oder Speaker auf Messen, Kongressen oder Gründer Events unterwegs, wie beispielsweise der Nürnberger Webweek.

Zu Beginn des letztes Jahres 2016 habt ihr eurer Geschäftsmodell neu strukturiert. Welche Gründe haben euch bewegt diesen Weg zu gehen?

Wir haben zwar das Preismodell angepasst, aber zeitgleich auch das Leistungsspektrum der einzelnen Tarife so verändert, dass wir hier einen Mehrwert geschaffen haben. Für uns ist es extrem wichtig, mit unseren Nutzern gemeinsam zu wachsen. Wenn die Unternehmen unserer Kunden skalieren, werden ganz neue Bedürfnisse an unsere Buchhaltungssoftware gestellt. Um diese Bedürfnisse auch befriedigen zu können und unsren Nutzern weiterhin eine adäquate Lösung anzubieten, müssen auch wir skalieren, investieren und wachsen.

Zudem sei gesagt, das die Umstrukturierung unseren Geschäftsmodell mit dem Relaunch der neuen Billomat Software einherging. 10 Monate haben unsere Entwickler an der neuen Anwendung gearbeitet und zahlreiche Funktionen wie die Bankabgleich oder den automatischen Mahnlauf implementiert.

Wie kamen diese Neustrukturierungen bei euren Kunden an und wie seid ihr mit der Reaktion umgegangen?

Wir haben die Billomat Nutzer von Anfang ins Boot geholt und frühzeitig kommuniziert, dass es Änderungen geben wird. Im Rahmen einer Beta Phase mit ausgewählten Billomat Nutzern sowie externen Testsystemen konnten wir die schlimmsten Kinderkrankheiten noch vor dem operativen Einsatz durch unsere Kunden ausmerzen. Natürlich ist es anfänglich immer etwas ungewohnt, wenn meine Buchhaltungssoftware auf einmal anders aussieht. Wer möchte sich schon gerne in altbewehrte Tools neu einarbeiten. Auch wir schlucken jedes Mal wieder, wenn das neuste iOS Update ausgerollt wird und der Wecker auf einmal schwarz und nicht mehr weiß ist. Von daher waren auch die Meinungen zum neuen Billomat anfänglich gemischt und wir haben das Kundenfeedback einfließen lassen und Anpassungen vorgenommen.

Kristallisieren sich bestimmte Branchen heraus, die den Service von Billomat bevorzugt in Anspruch nehmen?

Dank der zunehmenden digitalen Transformation wird unser Buchhaltungstool für immer mehr Branchen interessant. Ganz gleich ob Handwerker, Friseur, Webdesigner oder selbstständige Krankenschwester – jeder muss Rechnungen schreiben oder seine Steuererklärung einreichen. Wir haben von Anfang an darauf geachtet, Billomat so flexibel wie möglich zu gestalten, damit unsere Software auf jeden Einzelfall anwendbar ist. Dank der Smartphone App holen wir jetzt auch jene Unternehmer und Digitale Nomaden ab, die viel unterwegs sind und ihre Buchhaltung flexibel erledigen wollen – egal wo sie gerade sind.

Unsere Nutzer sind sehr verschieden. Und genau das macht die Arbeit und Vermarktung von Billomat auch so spannend.

Nutzen viele StartUps euer Produkt, wenn ja, was sind hier die Vorteile?

Gerade für StartUps ist Billomat natürlich ein spannendes Tool, denn Dank unserer Software können junge Unternehmen ihre Buchhaltung von Anfang an korrekt erledigen – auch ohne Vorkenntnisse. Das spart Ressourcen und Zeit, die Startup Betreiber in andere Aufgaben investieren können, wie beispielsweise in die Neukundengewinnung.

Zudem haben wir unser Tarifmodell so aufgestellt, dass sich jedes Startup Billomat für nur 4,15€ im Monat auch wirklich leisten kann. Wächst das Unternehmen, kann auch Billomat beliebig skaliert werden. So zahlen Unternehmer nur das, was sie auch wirklich brauchen.

Eine letzte Frage: Wohin geht die Reise für Billomat? Was habt ihr euch dieses Jahr vorgenommen?

Nachdem wir unsere Software im letzten Jahr komplett überarbeitet haben, steht das Jahr 2017 nun unter dem Motto Innovation, Automatisierung und Transparenz. Wir haben die Wünsche unserer Kunden analysiert und eine klare IT Roadmap gesteckt, die wir an die Billomat Nutzer kommunizieren. Zunächst einmal werden wir verschiedene Berichte implementieren wie die Einnahmenüberschussrechnung oder die Umsatzsteuervoranmeldung. Auch sind weitere Anbindungen an Shopsysteme geplant, um Online Shop Betreibern das Arbeiten mit Billomat zu erleichtern. Natürlich investieren wir auch weiterhin in unsere Systemstärke, Stabilität und Sicherheit.

 

Über Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer Billomat

Paul

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.

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