Praxis heute, Team morgen – Fachkräftemangel oder effizientes Praxisteam?

Praxis heute, Team morgen – Fachkräftemangel oder effizientes Praxisteam?

Stephan F. Kock ist Inhaber und Geschäftsführer der Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH. In dieser Funktion berät er bundesweit akademische Heilberufler in allen Fragen der Existenz sowie deren Gläubiger. Durch zusätzliche Qualifikationen im Bereich von Sanierung, Coaching und Mediation verbindet Stephan F. Kock betriebswirtschaftliches Krisenmanagement mit ausgesuchter Beratungs- und Prozesskompetenz.

In vielen Praxen stehen Inhaber und Team stark unter Druck, denn die Personaldecke ist dünn. Das ist auf Dauer nicht gut und führt zur Überlastung aller. Das Stimmungsbarometer sinkt, Aufgaben werden vernachlässigt und Patienten finden nicht das Gehör, das sie erwarten. „Fachkräftemangel – Gutes Personal ist schwer zu finden“, heißt es. Als Folge steigt die Anzahl der Krankentage und die Belastung im Team erhöht sich noch weiter – ein Teufelskreis.

Trotz Fachkräftemangels gibt es aber immer auch Praxen, in denen es „einfach rund läuft“. Da ist die Fluktuationsrate gleich Null und der Krankenstand minimal. Die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber einer solchen Praxis kann sich voll und ganz auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren, das Behandeln von Patienten. In Praxen wie diesen ist das Praxispersonal bestens eingespielt. Jeder weiß, was zu tun ist. Für Alltagsprobleme findet das Team selbstständig Lösungen. Die Stimmung ist entspannt und auch das wirkt sich positiv auf die Patienten aus: Sie kommen gern und reagieren entspannt, wenn es wieder einmal ein bisschen länger dauert.

Was aber genau ist bei einer Praxis, in der es „einfach rund läuft“ so anders als bei jenen, in denen der Fachkräftemangel so erlebbar ist?

Vorgegebene, unveränderliche Faktoren wie beispielsweise die Attraktivität bzw. Nichtattraktivität des Praxisstandorts außen vor gelassen, lautet die Stellschraube für ein gut eingespieltes, effizientes Team: „Teamentwicklung“ oder „Personalführung“. Die Thematik ist umfangreich, die Zeit im dichtgedrängten Alltag knapp. Wir haben für Sie daher einige praxistaugliche Tipps und Ideen zusammengestellt, die Sie bei der Führung Ihres Praxisteams unterstützen können.

Personalauswahl – gut investierte Zeit

Ein Bewerbungsgespräch, geführt zwischen Tür und Angel, spart Ihnen vielleicht im ersten Moment Zeit, ist aber mit einem hohen Risiko verbunden. Stellt sich die gefällte Entscheidung als Fehlentscheidung dar, entsteht unproduktive Unruhe im Team und es fallen Mehrkosten und Mehrarbeit an. Wenn Sie die Personalauswahl und den Bewerbungsprozess ernstnehmen, erhöhen Sie deutlich die Chancen, dass das neue Teammitglied gut zur Praxis und den Aufgaben passt. Je größer die Übereinstimmung, desto stärker die Bindung. Es lohnt, sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung des Bewerbungsgesprächs zu nehmen.

Klare Vorgaben – Transparenz fördern

Detaillierte Stellenbeschreibungen, in denen Kompetenzen und Aufgabengebiete definiert und abgegrenzt werden, schaffen Klarheit – für den Mitarbeiter selbst wie auch untereinander im Team.

Zusätzlich gibt es eine ganze Reihe an Vorgaben, zu denen auch die Werte gehören, die in Ihrer Praxis, Zahnarztpraxis oder Apotheke gelebt werden sollen. Je besser diese im Praxisteam bekannt sind und verstanden werden, desto größer sind die Chancen, dass sie optimal umgesetzt werden. Mancher Inhaber muss sich selbst zunächst Klarheit verschaffen. Externe Unterstützung kann sich dabei zeit- und langfristig kostensparend auswirken.

Passende Aufgaben – individuelle Förderung

Je genauer Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter kennen, desto besser können Sie sie fördern und gewinnbringend einsetzen. Neben regelmäßigem Feedback zur Arbeitsleistung lohnt es sich, im Rahmen von Mitarbeitergesprächen vor allem die Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten zu thematisieren. Wie können Stärken weiter gefördert und ausgebaut werden? Über welche weiteren Potenziale verfügen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wofür können sie sich – im Sinne der Praxis – begeistern? Es lohnt sich, das herauszufinden und gemeinsam zu überlegen, wie die Potenziale bestmöglich und gewinnbringend für die Praxis eingebracht werden können und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Das kann beispielweise bedeuten, in eine Weiterbildung zu investieren, damit Fähigkeiten ausgebaut und Praxisleistungen zusätzlich angeboten werden können.

Engagement fördern – Ideen nutzen

Es ist nicht selbstverständlich, dass sich Arbeitnehmer Gedanken über Verbesserungen in Praxis, Zahnarztpraxis oder Apotheke machen. Es ist auch nicht selbstverständlich, dass Arbeitnehmer Überlegungen wie diese an den Chef herantragen. Kurz: Wenn sich Ihr Team äußert, ist das ein grundsätzlich positives Signal. So empfiehlt es sich, zunächst auf jeden Vorschlag, der an Sie herangetragen wird, positiv zu reagieren. Auf das Engagement Ihrer Mitarbeiter wertschätzend zu reagieren, bedeutet noch lange nicht, dass Sie auch alles umsetzen müssen. Sofern die vorgebrachten Ideen nicht im Einklang mit den Praxiszielen stehen, bedanken Sie sich bei dem betreffenden Mitarbeiter für seine Offenheit und erklären Sie ihm umfassend und sachlich, weshalb seine Idee nicht realisiert wird. Sie erhöhen so die Chancen, dass sich Ihr Mitarbeiter nicht beleidigt abwendet. Und wer weiß, vielleicht passt die nächste Idee viel besser. Wenn das der Fall ist, loben Sie, denn davon kann es kaum genug geben.


Buchtipp „Wir müssen reden. Mitarbeitergespräche in der Arzt- und Zahnarztpraxis“
SpringerGabler, ISBN 978-3-658-22582-7, 34,99 Euro
Bestelllink: https://www.springer.com/de/book/9783658225827


Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH
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Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH
Kock + Voeste ist eines der führenden Beratungsunternehmen im ambulanten Gesundheitswesen. Mit seinem integrierten Beratungsansatz begleitet das Unternehmen bundesweit Praxen, Zahnarztpraxen, MVZen und Apotheken in allen wirtschaftlichen, strategischen, organisatorischen wie sozialen Bereichen.

Kock + Voeste verbindet ausgewiesene systemische Beratungskompetenz mit tiefem Wissen in Praxisgründung, Praxisführung, Praxissteuerung, Praxisoptimierung, Praxistraining und Praxissicherung.

Das inhabergeführte Unternehmen wurde 1989 in Berlin gegründet und ist bundesweit mit bis zu 25 Mitarbeitern aktiv.

Inzwischen blickt Kock + Voeste auf über 11.500 erfolgreiche Mandate und rund 36.000 Seminar-Teilnehmer.

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